МОДУЛЬ 2 Нормирование оформления документов
ЛЕКЦИЯ. Общие положения о правилах оформления документов
Для чего нужны правила составления документов?
· С целью придания юридической силы
· Для оперативного исполнения документа и последующего использования в информационных и научно-исторических целях
· С целью создания предпосылок для машинной обработки информации самих документов
· Для сокращения затрат труда и средств при составлении документа и работе с ними
Правила устанавливаются стандартами!
· ГОСТ Р 6.30 – 1997
· ГОСТ Р 6.30 – 2003
Унифицированные системы документации (УСД)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Требования к оформлению документов
1 раздел : «Область применения». Описывает ту позицию, что стандарт разработан впервые и имеет рекомендательный характер. Указывается, что стандарт распространяет свою силу на все документы, включенные в ОКУД.
2 раздел : «Реквизиты документа». Всего описывается 30 реквизитов.
3 раздел : «Требования к оформлению реквизитов документа»
4 раздел : «Требования к изготовлению бланков реквизитов»
Приложение 1 «Зона расположения реквизитов»
Формат бумаги: А4 (210х287), А5 (210х148)
Шаг письма – 2,6 мм
Межстрочный интервал – 4,25 мм
Размер шрифта – 12-14
Печатание реквизитов: Всё (кроме текста), состоящее из нескольких строк – через 1 межстрочный интервал, отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
Требования к оформлению служебных документов (ГОСТ Р 6.30 – 2003)
Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенной постоянной информацией (постоянными реквизитами) и местом для заполнения переменной информацией (переменными реквизитами); набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Стандартные форматы бумаги : А4 (210х287мм), А5 (148х210мм)
Виды бланков:
· Бланк для письма
· Общий (все прочие виды документов за исключением письма (устав, долж. инстр-ия))
· Бланк конкретного виды документа (докладная записка) формируется на базе общего бланка
Максимальный набор реквизитов 2-х видов бланков – 14шт
| Бланк письма | Общий бланк |
| 01- Государственный герб РФ | |
| 09- справочные данные об организации | 02- герб субъекта РФ |
| 04- код организации | 03- эмблема организации |
| 05- основной гос-ый регистрационный номер | <=>07- код формы документа |
| 06- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) | 08- наименование организации |
| 11- дата документа | <=>10- наименование вида документов |
| 11- дата документа | |
| 13- ссылка на регистрационный номер и дату документа | 12- регистрационный номер документа |
| <=>14- место составления или создания документа |
Ниже представлен рисунок, где расположены все реквизиты и характеристика каждого реквизита!
Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке , если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем .
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).
ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.
Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.
Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации : первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.
Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.
Наименование вида документа (реквизит 10) , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.
Дата документа – реквизит (реквизит 11) , обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Т.о. датой документа является:
· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);
· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
· дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Гриф утверждения (реквизит 16) – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Резолюция (реквизит 17) , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Текст документа (реквизит 20) – основная содержательная часть документа.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
14 - место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле.
ЛЕКЦИЯ.
Алгоритм составления документа:
Аналитические шаги
· Постановка цели документа, выбирается вид
· Изучение законодательной базы, изучение подобных документов
· Сбор фактов
Материал должен быть : необходимым и достаточным, актуальным, достоверным, объективным
· Составление проекта документа
· Согласование проекта документа
· Этап удостоверения документа
Реквизиты:
1. Заголовок к тексту (поисковый признак документа) - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?
Оформление заголовка – это от левого поля документа строками (1,5мм межстрочный интервал).
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. На рисунке данный реквизит обведен.
2. Адресат - реквизит, обозначающий физическое (частное) или юридическое (организация, должностное лицо) лицо, которому направляется документ.
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Таким образом, реквизит «Адресат» может включать до 5 элементов:
1. Наименование организации
2. Наименование структурного подразделения
3. Указание должности получателя
4. Фамилия и инициалы получателя
5. Почтовый адрес
Пример 1:
ЗАО "Термика"
А.Г. Цицину
Пример 2:
Образцову О.П.
Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,
г. Москва, 109316
Пример 3:
ЗАО "Термика"
Управление производства и внедрения информационных систем
На одном документе указывается не более 4-х реквизитов адресатов.
ЛЕКЦИЯ
Проект документа Согласование документа
Время Готовый документ
Удостоверение документа
Согласование - оценка проекта документа с точки зрения соответствия действующему законодательству, компетенции принимающего документ органа, оптимальности принятого решения.
Виды согласования:
· Внутри учреждения (визирование)
· Вне учреждения (внешнее - за пределами организации)
Технология визирования:
1. Исполнитель – визирует документ
Оформление внутреннего согласования:
· Подпись
· Расшифровка
2. Начальник (руководитель) структурного подразделения
Оформление внешнего согласования:
· Справка согласования
· Протокол согласования
· Гриф согласования
· Несколько грифов (лист согласования)
Удостоверение – придание официальному документу юридической силы.
Способы удостоверения документов:
· Подписание
· Оттиск печати
· Утверждение
· Заверительная надпись (отметка о заверении копии)
1.Подписание документа – принятие на себя ответственности за то, что изложено в документе и за то, что должно быть выполнено.
Реквизит «Подпись» имеет:
· Наименование должности лица
· Расшифровка подписи
Глава администрации ПодписьРасшифровка подписи
2.Оттиск печати проставляется на наиболее важных документах, с целью удостоверения подлинности документа.
3.Утверждение – способ удостоверения уже подписанного документа, санкционирующий его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений, должностных лиц, граждан.
Утверждение возможно:
· Конкретным должностным лицом
· С помощью распорядительного документа
Утверждение с помощью распорядительного документа применяется в том случае, если необходимо помимо утверждения предусмотреть срок введения утверждаемого документа в действии комплекс мер предшествующих документу, а также контроль за исполнением утверждаемого документа и распорядительного.
4.Заверение – отметка на копии документа с целью придания ему юридической силы.
Отметка на документе:
· Отметка о наличии приложения (на 2 листах и в 3 экземплярах)
· Резолюция – отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.
· Отметка о контроле
· Отметка об исполнители
· Отметка о поступлении документа в организацию
· Отметка об исполнении документа и помещении его в дело
· Идентификация электронной копии документа
Отдел ДОУ компании контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Данная процедура основана на унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Сегодня мы расскажем о принципах работы с ней.
Из статьи вы узнаете:
Когда будет принят новый ГОСТ унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Организация исполнения документов и поручений в УСОРД
Восьмой раздел Инструкции по делопроизводству «Организация исполнения документов и поручений» состоит из пяти частей:
- Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства.
- Сроки исполнения документов.
- Доведение документов до исполнителей.
- Особенности исполнения документов.
- Контроль исполнения документов.
Опишем нюансы подготовки разделов подробнее.
Читайте также:
Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства
Каждый документ, требующий исполнения, содержит резолюцию начальства. Руководители выносят резолюции трех видов.
- традиционная резолюция, написанная на документе;
- резолюция, оформленная на отдельном листе;
- резолюция, зафиксированная в СЭД.
Все три способа оформления резолюции должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 . По ГОСТу реквизит «Резолюция» включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. В Инструкции укажите, что резолюция - часть документа и хранится вместе с ним. Напишите, в какое поле вносят поручение в регистрационной карточке в СЭД.
Сроки исполнения документов
Это основная для контроля часть Инструкции по делопроизводству. Сроки исполнения документов определяет руководитель и отражает в резолюции. Стандартный срок ответа на входящие деловые бумаги, составляет 30 календарных дней. Это универсальный срок, установленный ведомственными инструкциями по делопроизводству. Негосударственным организациям тоже рекомендуется ему следовать. В примере раздела Инструкции оговорено, что на запросы СМИ отвечают за 7 календарных дней, а на телефонограммы и телеграммы - за 5 календарных дней, если они не срочные.
Что касается сроков выполнения заданий по внутренним документам, то они могут колебаться от 2 до 30 календарных дней. Сроки устанавливают в организации исходя из особенностей производственных процессов.
Доведение документов до исполнителей
Для направления деловой бумаги исполнителю в СЭД создают задачу. Завести задачу может как руководитель, так и его секретарь. При создании задачи обязательно заполняют поля регистрационной карточки деловой бумаги. В Инструкции укажите, какие поля заполнить. В ходе выполнения задачи важно отметить ответственного исполнителя. Это работник, чья фамилия либо единственная в резолюции, либо указана первой (образец ниже).
Образец. Оформление резолюции
В обоих случаях ответственной за выполнение поручения будет Пахомова М. С. От нее руководитель ждет отчет о выполнении задания, и она понесет ответственность за его невыполнение. В рамках выполнения задания у ответственного исполнителя есть полномочия: он вступает в переписку с другими подразделениями, организовывает совещания, запрашивает информацию и т. п.
Особенности исполнения документов в УСОРД
На каждую задачу, поставленную на контроль, составляют отчет о выполнении. Причем отчет информативный: что сделано, когда и с каким результатом. Если результат - документ, укажите в отчете регистрационные данные и внесите в регистрационную карточку ссылку документа-запроса. Например: «Направлено письмо исх. от 09.10.2017 № 4543».
В СЭД по-разному реализуют функцию формирования дел и историй переписки. Но смысл одинаков: если одна бумага повлек за собой создание других деловых бумаг, то в регистрационной карточке каждого из них должна быть доступна история работы с документами.
Это готовая история решения вопроса. Перед тем как написать ответ на письмо, ответственный исполнитель провел внутреннюю переписку с коллегами, после чего организовал совещание и только потом подготовил и направил ответ.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения - одна из ключевых функций службы делопроизводства и одна из основных целей внедрения в организации СЭД . Реализуя эту функцию, получаем отчет о состоянии исполнительской дисциплины в компании. Контроль дает возможность установить соотношение поставленных задач выполненным, выявить нарушителей дисциплины. Компании на основании справок о контроле исполнения деловых бумаг распределяют бонусы и премии, наказывают нарушителей.
В этой части Инструкции дают определение контроля и раскрывают функции участников этого процесса. Нужно написать, кто ставит задачи, кто отслеживает выполнение, снимает с контроля, формирует отчет.
Внедрение СЭД в организации практически исключает из процесса контроля исполнения документов человеческий фактор. Все автоматизировано: СЭД сама и напомнит исполнителю о сроке, и выделит визуально «горящую» задачу в ряду других. От делопроизводителя требуется периодически формировать отчет по задачам: выполненным, просроченным, с перенесенным сроком выполнения.
29 мая 2017 г. 14:46Николай Снегирев, аналитик DIRECTUM
В 2003 году был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает требования к составу реквизитов организационно-распорядительных документов, оформлению реквизитов и бланкам документов.
За время, прошедшее с 2003 года, практика документирования ушла далеко вперед: все активнее применяются информационные системы, появились новые реквизиты; были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»; получает широкое распространение . Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов.
В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» , который начнет действовать с 1 июля 2017 года.
Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.
Что необходимо изменить, чтобы соответствовать новому ГОСТ
Изменения реквизитов
Продолжая оформлять документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, можно нарушить требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Необходимо обратить внимание на изменение реквизитов:
● код формы документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;
● дата документа не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;
● в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;
● при согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;
● печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ;
● отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;
● если копия документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;
● отметка о направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое направляется документ, должность лица, оформившего отметку.
Появились новые реквизиты:
● наименование структурного подразделения автора документа;
Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.
Общие требования к документам
В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:
● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;
● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Оформление абзацев, строк, шрифтов
Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.
В новом ГОСТе указано:
● предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
● Times New Roman № 13, 14;
● Arial № 12, 13;
● Verdana № 12, 13;
● Calibri № 14 и приближенные к ним;
● при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
● абзацный отступ текста документа – 1,25 см;
● заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста;
● заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк;
● многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;
● текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;
● если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;
● интервал между буквами в словах – обычный;
● интервал между словами – один пробел;
● текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
● длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;
● длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Требования к бланкам
С одной стороны, использование бланков упрощает подготовку документов. С другой стороны, дает единство оформления документов, отражает имидж государства в лице ведомства и корпоративную культуру. Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте они поставлены на один уровень с бумажными:
● бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
● бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
● электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
● виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.
Дополнительные изменения в оформлении документов
Корпоративные и локальные стандарты
Хотя стандарт и является добровольным, но является ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует, что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Код формы документа может проставляться не только в соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.
Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
Электронные адреса и отправка электронных документов
Реквизит «» указывается в бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:
● 04 – код организации (ОКПО);
● 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
● 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
● 09 – справочные данные об организации.
Дополнительно может указываться адрес местонахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.
Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес исполнителя . Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться «обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают понимать над электронной и тем более бумажной почтой.
Нормы обращения и адресования
При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны ставиться после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
– вступительное обращение:
● Уважаемый господин Председатель!
● Уважаемый господин Губернатор!
● Уважаемая госпожа Захарова!
● Уважаемый Николай Петрович!
● Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
– заключительная этикетная фраза:
● С уважением, …
Интересно отметить.
Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные".
ЭДО и новый ГОСТ
ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.
Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:
● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Нумерация и названия реквизитов
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
|
Государственный герб Российской Федерации |
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
|
|
Герб субъекта Российской Федерации |
||
|
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
Товарный знак (знак обслуживания) |
|
|
Код организации |
Код формы документа |
|
|
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
||
|
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Наименование структурного подразделения – автора документа |
|
|
Код формы документа |
||
|
Наименование организации |
Справочные данные об организации |
|
|
Справочные данные об организации |
Наименование вида документа |
|
|
Наименование вида документа |
Дата документа |
|
|
Дата документа |
||
|
Регистрационный номер документа |
||
|
Место составления (издания) документа |
||
|
Место составления или издания документа |
Гриф ограничения доступа к документу |
|
|
Гриф утверждения документа |
Гриф утверждения документа |
|
|
Резолюция |
Заголовок к тексту |
|
|
Заголовок к тексту |
Текст документа |
|
|
Отметка о контроле |
Отметка о приложении |
|
|
Текст документа |
Гриф согласования документа |
|
|
Отметка о наличии приложения |
||
|
Гриф согласования документа |
Отметка об электронной подписи |
|
|
Визы согласования документа |
||
|
Оттиск печати |
Отметка об исполнителе |
|
|
Отметка о заверении копии |
Отметка о заверении копии |
|
|
Отметка об исполнителе |
Отметка о поступлении документа |
|
|
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Резолюция |
|
|
Отметка о поступлении документа в организацию |
Отметка о контроле |
|
|
Идентификатор электронной копии документа |
Отметка о направлении документа в дело |
Итог
Для соответствия новым требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 организациям наши эксперты рекомендуют:
1. Провести аудит локальных нормативных документов, регулирующих делопроизводство, например, инструкцию по делопроизводству. Исправить несоответствия.
2. Разработать и утвердить новые бланки документов. Новые бланки заказать в типографии и актуализировать электронные шаблоны.
3. Если в организации есть документы только в электронной форме, подписанные электронной подписью, то необходимо обеспечить размещение информации об электронной подписи при печати такого документа. Для этого возможно потребуются доработки системы электронного документооборота (СЭД).
(4,65 - оценили 23 чел.)
Издание официальное
ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва
ГОСТ Р 6.30-2003
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
© ИПК Издательство стандартов, 2003
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России
ГОСТ Р 6.30-2003
Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation.
Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents
Дата введения 2003-07-01
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
Издание официальное
ГОСТ Р 6.30-2003
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
ГОСТ Р 6.30-2003
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В.Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ГОСТ Р 6.30-2003
Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись _______В.А.Степанов Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор
АО "Электронные технологии" Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
УТВЕРЖДЕНО |
|
приказом ВНИИДАД |
|
от 05.04.2003 N 82 |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
ГОСТ Р 6.30-2003
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы
- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
ГОСТ Р 6.30-2003
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ГОСТ Р 6.30-2003
Личная подпись |
Ю.Г.Демидов |
Личная подпись |
К.И.Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ,
а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г.Грязнова
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 N 10
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
С момента утверждения и введения в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» прошло более 10 лет. За это время практика документирования ушла далеко вперед: для подготовки и организации работы с документами более активно применяются информационные системы, появляются новые реквизиты, происходят иные изменения в системе документирования. Все это приводит к необходимости пересмотра существующего и подготовки нового стандарта, которым устанавливаются требования к оформлению документов.
Стандарты по делопроизводству: до и после
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Он устанавливает требования к составу реквизитов документов, к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р 6.30-2003 можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов по оформлению организационно-распорядительных документов.
Первыми стандартами были:
- ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (устанавливал требования к оформлению документов);
- ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» (устанавливал порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов).
Данные стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. вышеупомянутые стандарты были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Следующий этап - это обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 . В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1), в т.ч. в оформление некоторых реквизитов («Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).
В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 , действующий в настоящее время.
В 2014 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. В нынешнем году данная работа будет продолжена, и можно надеяться, что в конце этого или начале следующего года у нас появится новый стандарт по оформлению документов.
За время, прошедшее с 2003 г., законодательство претерпело серьезные изменения в сфере информации и документации: были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила делопроизводства), определяющие в т.ч. состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленные Правилами делопроизводства, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приложение № 11 к п. 3.3.2), утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Методические рекомендации).
Кстати
В связи с тем, что в настоящее время тот технический комитет Росстандарта, который раньше занимался вопросами унификации документов и через который проходили соответствующие стандарты, ликвидирован, работа по подготовке нового стандарта будет вестись в другом техническом комитете - ТК 191, занимающемся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Через этот комитет проходили стандарты по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 и др.), а также недавно утвержденный ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Другие реалии
Основные направления совершенствования ГОСТ Р 6.30-2003 определяются его содержанием. В стандарте три раздела : в первом устанавливается состав реквизитов документов; во втором содержатся требования к оформлению реквизитов документов; в третьем - требования к бланкам документов. Кроме того, стандарт содержит два справочных приложения: А - схемы расположения реквизитов документов и Б - образцы бланков документов.
Напомним, что в ГОСТ 6.38-90 и более ранних стандартах присутствовало еще два раздела: в одном устанавливались правила изготовления документов средствами печатающей техники, в другом - порядок учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано сменой технических средств изготовления документов: пишущие машины заменялись средствами компьютерной техники, для изготовления документов применялись различные текстовые редакторы, не было единства в применении шрифтов и др. В тот момент выработать единые требования к изготовлению документов не представлялось возможным.
Иная ситуация сложилась в настоящее время: для изготовления документов и в органах власти, и в организациях применяется преимущественно текстовый редактор MS Word, имеющий стандартизованный набор шрифтов, что позволяет сформулировать основные положения в отношении применяемых для изготовления документов шрифтов, их гарнитур и размеров, установить межстрочные интервалы при подготовке документа и др.
Что же касается раздела, устанавливающего порядок учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, то включать этот раздел в стандарт представляется нецелесообразным, поскольку такого рода бланки используются только в федеральных органах государственной власти и соответствующий раздел имеется в Методических рекомендациях.
Очевидно, что основные изменения должны коснуться разделов стандарта, определяющих состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов.
Рассмотрим последовательно, какие положения стандарта нуждаются в изменениях и какими эти изменения представляются.
Состав реквизитов документов
Первое, на что следует обратить внимание, - это расхождения в составе реквизитов и, в ряде случаев, в названиях , содержащихся в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах делопроизводства. Разница в количестве реквизитов объясняется тем, что Правила делопроизводства предназначены для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт - для любых организаций, как государственных, так и негосударственных.
Действительно, есть реквизиты, которые не используются при оформлении документов в органах государственной власти: « Герб субъекта Российской Федерации», «Код организации»; «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»; «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП») . Поскольку сфера действия стандарта шире, чем у Правил делопроизводства, именно стандарт должен содержать все реквизиты , применяемые в процессе подготовке документов в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. Более того, в этой части ныне действующий стандарт должен быть дополнен как минимум несколькими реквизитами , используемыми на практике. В первую очередь это:
Учитывая это, разработчики нового стандарта предложили включить в новый ГОСТ один реквизит - « Герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования)» , при этом в тексте проекта стандарта уточняется, что каждый орган власти будет воспроизводить на бланке герб в соответствии с действующим законодательством.
Реквизит действующим стандартом не предусмотрен, хотя в разделе 4 «Требования к бланкам документов» упоминаются бланки должностных лиц, а в приложении Б стандарта имеется образец бланка должностного лица. Из этого примера следует (и это подтверждает практика), что в бланке должностного лица наряду с наименованием организации (или территории, если это бланки руководителей территориальных образований) указывается название должности лица (как правило, должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации). В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003 Правила делопроизводства включают данный реквизит, но под названием «Должность лица - автора документа» . Полагаем, что этот реквизит необходимо включить и в стандарт, но в редакции: «Наименование должности лица - автора документа» .
Состав реквизитов в стандарте необходимо дополнить еще одним - отметкой о конфиденциальности , или грифом ограничения доступа к документу. На практике этот реквизит используется в документах всех органов власти и организаций, работающих с документами, содержащими информацию ограниченного доступа. В зависимости от вида информации это могут быть грифы (отметки) конфиденциальности («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально») или секретности («Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»). В Правилах делопроизводства данный реквизит присутствует в виде отметки о конфиденциальности, что вполне оправдано, т.к. Правила делопроизводства не распространяются на документы, которые содержат информацию, составляющую государственную тайну.
Обратите внимание
Напомним, что в ГОСТ Р 6.30-97 имелся реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»
, стандарт определял место его расположения на бланке (документе): на первом листе документа, вверху справа, от границы верхнего поля, но из ГОСТ Р 6.30-2003 данный реквизит был исключен.
Учитывая важность вопросов защиты информации, в т.ч. в процессе делопроизводства, в проекте нового стандарта предлагается восстановить данный реквизит.
Еще два реквизита, которые требуется включить в состав реквизитов документа, - «Отметка о создании электронного документа» и «Отметка об электронной подписи» (штамп визуализации электронной подписи), необходимость применения которых диктуется переходом на безбумажный документооборот и применением электронной подписи для обеспечения юридической значимости документа. Применение этих реквизитов в условиях электронного документооборота предложено в проекте Правил визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и Аппаратом Правительства Российской Федерации (документ подготовлен Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации). Проектом данных Правил предлагается проставлять эти реквизиты автоматически программными средствами на документах, созданных в информационной системе.
Отметка о создании электронного документа включает заключенный в скобки текст («Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в…»), а отметка об электронной подписи (штамп визуализации электронной подписи) - отметку о подписании документа электронной подписью, сведения о сертификате электронной подписи, использованном при подписании электронного документа (номер сертификата, владелец сертификата, срок действия сертификата).
Проектом Правил предложено визуализировать отметку об электронной подписи следующим образом:
Предполагается, что отметка об электронной подписи будет проставляться на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе.
В проекте стандарта предлагается включить в состав реквизитов документа один реквизит - «Штамп визуализации электронной подписи », который будет содержать отметку о том, что документ создан в электронной форме, а также сведения о лице, подписавшем документ, и о сертификате электронной подписи.
Требования к оформлению реквизитов документов
Во второй раздел «Требования к оформлению реквизитов» предлагается включить некоторые новые положения, которых нет в действующем стандарте и не было в предыдущих. В частности, это правила оформления отметки о приложении на нормативных правовых актах, являющихся приложениями к распорядительным документам . Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на приложении к распорядительному приказу (приказу, распоряжению) должна быть отметка о приложении по форме:
Кроме того, в стандарте есть положение о том, что на утверждаемом документе, независимо от того, является он приложением к распорядительному документу или нет, должен быть гриф утверждения по форме, установленной стандартом. Например, если инструкция утверждена распорядительным документом, на ней должен быть гриф утверждения, оформленный следующим образом:
|
УТВЕРЖДЕНА приказом Росархива от 26.12.2009 № 63 |
Следовательно, исходя из положений стандарта, на нормативном правовом акте (приложении), утверждаемом распорядительным документом, должно быть два реквизита: отметка о приложении и гриф утверждения, содержащие повторяющуюся информацию (название вида документа, дату и номер документа).
Очевидно, что в данном случае на нормативном правовом акте (приложении к распорядительному документу) достаточно указать отметку о приложении (Приложение или Приложение № 1), ниже - гриф утверждения, содержащий ссылку на нормативный документ, которым данный нормативный правовой акт утвержден, например на инструкции, утвержденной приказом:
В новой редакции стандарта необходимо уточнить правила оформления некоторых реквизитов , например «грифа согласования» . В действующей редакции ничего не сказано о месте его проставления на документе, в связи с чем на практике часто возникают вопросы о месте расположения данного реквизита: на первом листе документа вверху слева на уровне грифа утверждения (вверху справа) или на последнем листе документа? Проект новой редакции стандарта снимает этот вопрос, четко определяя место расположения грифа согласования документа, в т.ч. для документа с титульным листом.
Действующим стандартом не установлены правила оформления титульного листа на организационно-распорядительных документах , хотя многие документы, и в первую очередь нормативные правовые акты, например устав организации, оформляются с титульным листом. В приложении к проекту стандарта имеется образец оформления титульного листа документа.
Требует уточнения и вопрос заверения документов печатью , в частности, вопрос о месте проставления печати. В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Вместе с тем для практики документирования важно и то, в каком месте и как проставляется печать.
Требования к бланкам документов
Третий раздел стандарта - это раздел, устанавливающий требования к бланкам документов. Прежде всего нужно отметить, что из новой редакции стандарта исключаются ошибки, допущенные при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 .
В разделе 4 «Требования к бланкам документов» данного стандарта были допущены ошибки при перечислении реквизитов общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документов, что вызывает немало вопросов у специалистов при разработке бланков документов. Например, в бланк письма включены реквизиты «Место составления или издания документа» , «Отметка о контроле» , которые не используются в таких документах. К сожалению, эта ошибка не единственная.
Допущены ошибки и в схемах расположения реквизитов в приложении А к стандарту (рис. А.1 и А.2). В частности, согласно данным схемам реквизит «Гриф утверждения документа» располагается не в рабочей зоне документа, а на верхнем его поле, что недопустимо.
Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе , - еще один вопрос, который также должен найти отражение в новой редакции стандарта.
Кроме того, необходимо будет
