Для того чтобы произвести ремонт или реконструкцию, необходимо основание, в роли которого выступает документ, составленный техническими специалистами, где конкретно указаны работы и объемы. Таким документом является дефектная ведомость. В строительстве это акт, в котором засвидетельствован факт осмотра объекта и описаны работы по устранению его недостатков. Благодаря утвержденной таблице по ремонту просчитываются сметчиком затраты на восстановление объекта. В дальнейшем документ является экономическим оправданием обоснованности затрат.
Основание для подсчета стоимости строительства
Ежедневно человек сталкивается с проблемами определения затрат, будь то новое строительство, ремонт или реконструкция. Например, на химическом предприятии необходимо отремонтировать кровлю. Своих специалистов на данном заводе нет, требуется привлечение подрядной организации. Для того чтобы узнать цену работы по замене старого рулонного материала на новый, необходимо заказчику (химическому предприятию) составить акт технического обследования, по которому будет сформирована дефектная ведомость. В строительстве такой документ является основанием для подсчета стоимости объекта.
Руководствуясь утвержденной заказчиком дефектовкой, сметчик от подрядчика определяет сумму ремонта. При заключении договора ведомость дефектов и смета являются его неотъемлемой частью.
Кто составляет?
Поскольку дефектная ведомость (ДВ) - это исходный документ для проведения ремонта или строительства объектов, то правильное ее составление имеет важное влияние на итог этих работ. Лучше предоставить заполнение документа квалифицированным работникам. Это могут быть экспертные организации или работники из штата предприятия (бригадиры, техники). Все зависит от сложности работ.
Например, при обнаружении сколов и трещин на стенах или замене дверей, окон, платить специализированным организациям нет необходимости. Комиссия по осмотру объекта, созданная по приказу руководителя, должна состоять из компетентных работников: представителя бухгалтерии, сотрудника подразделения, в котором необходимо провести ремонт, и исполнителя работ.
Образец в строительстве которой не регламентирован, составляется в произвольной форме, но с учетом необходимых данных.
Порядок заполнения
При необходимости проведения ремонтных работ на разных объектах на каждый формируется своя дефектная ведомость. Объемы работ в ДВ заносятся в тех единицах измерения, которые предусмотрены сметными нормами и расценками. Обязательно указывается полное наименование осматриваемого объекта и условия производства работ, например: выполнение ремонта в эксплуатируемых зданиях, освобожденных (или нет) от мебели; ремонт кровли. Эти данные понадобятся сметчику для применения повышающих коэффициентов к нормам затрат труда, которые разработаны без учета подобных условий.
Форма дефектной ведомости в строительстве должна включать в себя данные о наименовании работ. Важно, чтобы они были детализированы. То есть непросто указано «ремонт пола», а расписано:
- демонтаж плинтусов;
- снятие старого покрытия (плитка, линолеум или ещё что-то);
- устройство стяжки, толщиной такой-то;
- устройство покрытия из линолеума (на клее или гвоздях).
Марка материалов, их принадлежность - все указывается в примечании к каждому По итогу дефектная ведомость в строительстве подписывается с двух сторон: подрядчиком и заказчиком, а затем утверждается уполномоченным лицом со стороны заказчика.
Что считается по ДВ?
Казалось бы, что еще нужно для проведения ремонта, когда составлена детализированная дефектовочная ведомость в строительстве (такое название тоже встречается в обиходе строителей).
Преобразуя количественные показатели в стоимостные, сметчик может посчитать количество: линолеума, плитки, кирпича по площади заданной поверхности; бетонных изделий и колодезных плит по глубине и диаметру колодцев. Ведь в ДВ, например, указано: укладка нового линолеума - 100 м 2 , инженер сметного отдела знает, что на эту площадь необходимо заложить 102 м 2 материала, поскольку ремонта без отходов не бывает.
Причины для составления ДВ
Дефектная ведомость в строительстве необходима по нескольким причинам:
- Экономическая оправданность. Документ, составленный техническими работниками и утвержденный руководителем, является основанием для и списания средств на предусмотренные ведомостью дефектов работы.
- Определение Для налогового учета важно разграничивать виды работ: ремонт, модернизация или новое строительство.
- Аналитика. Для выявления дефектов рассматриваются также причины их появления, которые в будущем учитываются для предотвращения поломок и разрушений.
Инструкция по оформлению
Дефектная ведомость в строительстве, бланк для составления которой может быть представлен на фирменном листе предприятия-заказчика, проходит ряд этапов.
1. Техническое обследование объекта.
2. На основании данных обследования производится составление описи дефектов, по которой будет оформлена ДВ с детальным описанием работ по технологической последовательности.
Информация, подлежащая обязательному занесению в дефектный акт:
- полное наименование утверждающей организации и специалиста, выступающего от лица этого предприятия;
- название объекта с указанием адреса расположения;
- вид или реконструкция);
- принадлежность материалов, машин/механизмов;
- марки материалов;
- условия производства работ;
- сведения о составителе.
3. Подсчет объемов ремонтных работ.
5. Последний этап: дефектная ведомость, образец в строительстве которой представлен ниже, должна визироваться двумя сторонами: заказчиком и подрядчиком.
Дефектная ведомость в строительстве: пример
| Дефектная ведомость |
На капитальный ремонт жилого дома, расположенного по адресу: г. Счастье, ул. Гагарина, дом 1.
Условия выполнения работ: на кровле и фасаде дома, который эксплуатируется.
Объемы работ
| № п/п | Наименование работ и затрат | Единица измерения | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Разборка простых стен из кирпича | 10 м 3 | 70 | |
| 2 | Разборка стропил со стойками и подкосами из брусьев | 100 м 2 | 40 | |
| 3 | Устройство стропил из досок | м 3 | 2,5 | |
| 4 | Утепление покрытий щебнем | м 3 | 8 | Щебень заказчика |
| 5 | Устройство покрытий из асбоцементных листов | 100 м 2 | 11,5 | Шифер 6-волновой, 1750х1125 мм |
Теперь вы примерно знаете, как составляется этот документ.
Нет такого предмета, устройства или материала, который мог бы служить вечно. Все они рано или поздно получают различного рода повреждения или выходят из строя. Для восстановления прежних характеристик требуется сначала выявить дефект, а затем разобраться, как его устранить.
Что такое дефектная ведомость
Людям в жизни часто приходится сталкиваться с разными поломками, изъянами, дефектами или откровенным браком, обнаруженным в процессе приобретения или использования материальных ценностей. Для исправления выявленных недостатков необходимо осуществить определенный комплекс мероприятий, связанный с проведением восстановительных (ремонтных) работ. Для этих целей составляется специальный документ, который получил название «дефектная ведомость». Он позволяет подсчитать и заранее учесть расходы, которые надо будет затратить на ремонт, чтобы вернуть материальным ценностям их первоначальный вид и характеристики.
В условиях производства такие мероприятия проводятся целенаправленно. Предварительно отдельным приказом назначается комиссия, которая впоследствии будет оценивать объем ремонтных работ. В нее обязательно должны входить представители:
- бухгалтерии;
- подразделения по эксплуатации оборудования;
- службы по наладке и ремонту.
Дефектная ведомость составляется после визуального осмотра. Она должна содержать в себе информацию, которая позволит ответить на три основных вопроса:
1) Наименование обследуемого объекта. Это в большей степени относится к бухгалтеру, так как именно он владеет полной информацией обо всех объектах, находящихся на балансе данного предприятия.
2) Выявление неисправностей и определение причин их появления. Здесь свое слово должен сказать специалист по обслуживанию оборудования.
3) Перечислить все которые необходимо выполнить для восстановления работоспособности объекта (узла). Эту информацию предоставит работник ремонтного участка.
На основании полученных сведений формируется дефектная ведомость. Этот документ не имеет строго регламентированного образца. Каждое отдельно взятое предприятие самостоятельно разрабатывает такой бланк и утверждает его отдельным приказом. Готовый документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден либо руководителем предприятия, либо уполномоченным лицом от администрации, в ведении которого находится этот объект. В дальнейшем дефектная ведомость используется для составления сметы на проведение ремонтных и восстановительных работ.
Если требуется ремонт автотранспорта
Многие предприятия имеют на балансе транспортные средства. Все они рано или поздно выходят из строя и нуждаются в ремонте. В зависимости от сложности и периодичности проведения различают текущий, средний и капитальный Все они проводятся на основании заранее составленного плана в соответствии с приказом по предприятию.
Специалисты проводят обследование каждого автотранспортного средства в целом, а также его отдельных узлов и агрегатов. Затем составляется дефектная ведомость на ремонт автомобиля, где перечисляются все виды восстановительных работ, которые нужно будет выполнить, и производится подсчет денежных ресурсов, необходимых для проведения этих мероприятий. Обычно обслуживание транспорта производится специализированной организацией. Ремонтные же работы предприятие может осуществлять как своими силами, так и пользуясь услугами иных компаний со стороны. Все зависит от сложности выполняемой работы и наличия в штате специалистов нужного профиля и квалификации.
Если ремонт производится на стороне, то компания-подрядчик составляет смету с учетом всех неисправностей и подсчитывает общие затраты на восстановление. Затем представители предприятия сверяют ее с документом о выявленных дефектах, составленным ранее. Если в бумагах обнаруживается существенное расхождение, то представитель от предприятия должен будет написать на имя своего руководителя служебную записку с разъяснениями сложившейся ситуации.
Нужна ли вообще дефектная ведомость
Некоторые считают, что в составлении дефектной ведомости нет никакой необходимости. Это не совсем верно. Действительно, только специалист может выполнить работы по ремонту и восстановлению работоспособности объекта на нужном профессиональном уровне, а компания-подрядчик с учетом существующих расценок предоставит полный Но каждому действию нужно подтверждение. Вот и получается, что дефектная ведомость - это промежуточный документ, который позволит впоследствии оправдать запланированные на все это расходы.
Другими словами, эта бумага позволит аргументировать отнесение возможных затрат на тот или иной счет. Это особенно важно при составлении бухгалтерских балансов и расчете налогов. Есть еще одна причина, по которой документ о недостатках все-таки следует составлять. Наличие такой информации позволит проанализировать сложившуюся ситуацию. Она даст возможность разобраться с тем, что произошло с объектом, по какой причине, как это исправить и сколько это будет стоить.
Дефектная ведомость на ремонт помещения - это документ, обосновывающий расходы организации на проведение ремонтных работ, состоящий из обобщенной таблицы, содержащей перечень дефектов, расходных материалов, объема проводимых работ, итоговые выводы, рекомендации по устранению и другую аналогичную информацию.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
В основном данный документ имеет оправдательную функцию и содержит данные для анализа ситуации и ведения дальнейших операций хозяйственного плана. На нее распространены две основные точки зрения и функционал:
- Материальные ценности - определение их общего объема с учетом дефектов и общего плана, аналитики по ремонтным работам и ситуациям, приведшим к ним, рекомендации по предотвращению таких ситуаций в будущем.
- Налоговый учет и налогообложение - тут происходит экономическое обоснование целесообразности ремонтных работ. Также с помощью дефектной ведомости приходит понимание ремонтной ситуации - то ли это обычные ремонтные работы или модернизация (реконструкция) основных фондов, т. к. у них разное стоимостное разделение по критериям. Также данный документ является подтверждением в налоговой инспекции как рациональный расход средств предприятия на вышеперечисленные работы.
Важно!
Основополагающий документ при составлении локальной сметы, поэтому приравнивайте и используйте его как документ первичного бухгалтерского учета.
Стоит понимать различие между дефектной ведомостью и дефектным актом. Чаще всего акт умеет утвердительную функцию на ведомость, которая прилагается приложением к нему. Акт заполняется сотрудниками предприятия, которых назначил для этой работы их руководитель, и используется для внутреннего документооборота предприятия.
Важно!
Комплект данных документов - отчет уполномоченной комиссии, призванной обследовать нужный объект или строение (помещение).
Кто составляет
При производственных процессах любых производственных предприятий составление дефектной ведомости процесс целенаправленный и постоянный. Для нее составление руководителем и его помощниками выбирается комиссия, создается отдельный приказ о нее назначении.
Данные люди обязаны определить и оценить полный объем работ по ремонту помещение. В состав обязательно входят:
- представитель бухгалтерии предприятия;
- представитель эксплуатационного подразделения по работе с оборудованием;
- представитель службы ремонтно-наладочных работ;
Если на предприятии отсутствуют нужные сотрудники, то стоит привлечь стороннюю организацию, с обязательным присутствием своего представителя бухгалтерии.
Что обследуется для составления
Стоит заметить, что составление данного вида ведомости происходит зачастую после визуального осмотра помещения. Вся информация, содержащаяся в ней, отвечает на три основных вопроса:
- Наименование помещения или объекта (здания, сооружения). Такую информацию предоставляет представитель бухгалтерии предприятия, т. к. у него есть полный перечень объектов, которые состоят на балансе организации.
- Определение дефектов, неисправностей и причины их появления. Данная информация должна быть представлена представителем эксплуатационного подразделения.
- Перечисление всех типов ремонтных работ, призванных восстановить первичное или другое пригодное для работы состояние помещения. Это прерогатива представителя ремонтно-наладочной службы.
Вышеперечисленные данные отображаются в дефектной ведомости. При этом у данного документа нет строгого образца, которого стоит придерживаться. Зачастую такая ведомость на каждом предприятии своя, ее вид согласовывается специалистами предприятия и утверждается специальным приказом, за подписью руководителя организации.
Документ подписывают все члены комиссии и утверждается либо напрямую руководителем предприятия, либо уполномоченным представителем администрации, курирующей данное помещение или объект.
Примерный перечень работ
При составлении дефектной ведомости стоит придерживаться формулировок работ, которые прописаны в справочниках ТЕР и ФЕР. В таком случае облегчается работа с данным документом, и упрощается составление сметы. К сожалению, дефектные ведомости зачастую составляют мастера или прорабы, а не сметчики, и первым чаще всего не знакомы номенклатуры работ, так как их принято считать при ценообразовании.
Примеры дефектовок в произвольной форме:
- Выравнивание стены - 30 кв.м.
- Переклеивание обоев - 30 кв.м.
- Снятие плитки - 10 кв.м.
- Заливка пола - 25 кв.м.
- Укладка плитки - 10 кв.м.
- Замена унитаза - 1 шт.
- Покраска стен – 25 кв.м.
Задачей сметчика будет расшифровка данных дефектной ведомости и приведение их в подходящую к смете форму. Чаще всего сметчику придется делать уточнения:
- по толщине смеси при выравнивании стен;
- определение состава смеси;
- моделей и марок, устанавливаемого оборудования;
- наличие арматуры к ним;
- толщину заливаемого пола;
- вид обоев;
- и другая нужная в смете информация;
Какую информацию содержит
- наименование документа;
- дата, когда составляется ведомость;
- название организации, составляющей ведомость;
- фактический адрес, по которому размещен объект (помещение) и его наименование;
- сути дефектов и детальное расположение их;
- четкое описание дефектов и их объем;
- четкие рекомендательные данные по устранению дефектов и
- привязанные к этому процессу нужные хозяйственные операции;
- срок устранения дефектов;
- лица ответственные за ремонтные работы, с обязательными подписями данных лиц;
Особенности заполнения
- Обязательное техническое обследование помещения, нуждающегося в проведении ремонтных работ. При отсутствии собственных сотрудников, обладающих необходимыми знаниями, стоит привлечь стороннюю организацию, специализирующуюся на данной деятельности.
- В процессе документирования дефектов рекомендуется применять различные дефектовки.
- Отображаемые в ведомости данные должны содержать не только информацию по списку работ для устранения дефекта, а также данные о материалах для выполнения этих ремонтных работ и обязательно указать марки, модели и их типы.
- Во избежание составления неправильной сметы по дефектной ведомости для этой работы должны быть привлечены специалисты в данной сфере, в этом случае составление сметы пройдет без ошибок и дальнейших связанных с ней проблем.
- Качество составленной дефектной ведомости (в формате сравнивания со сметами), позволяет выявить недобросовестного подрядчика, который припишет ненужные операции для ремонтных работ, соответственно обойдутся дороже.
- Данный документ лучше прочих определяет общую картину по состоянию ремонтных работ и их масштабности, которые напрямую связаны с расходами организации.
- Придерживайтесь табличного оформления ведомости, так повышается наглядность данных. Первый столбец пусть обозначает непосредственно название дефекта, второй - выражение повреждений в объемах, третий - работы по устранению и их полный перечень, последний столбик - сроки устранения.
Ошибки при заполнении
- Неполная информация по дефектам, причинам их появления и данным по их устранению.
- Привлечение некомпетентных сотрудников в состав комиссии.
- Наличие помарок и ошибок.
- Отсутствие необходимых подписей.
- Отсутствие перечня лиц, ответственных как за образование дефектов, так и за их устранение.
- Некорректность отображаемой информации по необходимым работам.
- Отсутствие расшифровок необходимого материала и их маркировки, для ремонта.
- Различия в данных визуального осмотра разных членов комиссии, отсутствие их согласованности.
- Неправильное или некорректное отображение объемов работ, материалов или их ошибочное написание, которое повлечет неточности в смете, и соответственно повысить сроки и расходы по ремонтным работам, проводимым в ремонтируемом помещении.
- Неграмотные рекомендации по устранению дефекта или излишние работы, не позволяющие провести рациональный расход средств предприятия.
Важно!
Произвольно составленная дефектная ведомость в обязательном порядке содержит реквизиты и данные, которые перечислены в пункте 2 статьи 8 Федерального Закона “О бухгалтерском учете”.
Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при проведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона № 129-фз.В частности:
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется .
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
А) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с , подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Указанные положения также должны быть применены при разработке в организации собственной формы дефектной ведомости.
Дефектная ведомость скачать бланк
Заполнение дефектной ведомости
Дефектная ведомость – документ, необходимый при изложении определенных недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:
Обязательное оформление оправдательных документов для каждой хозяйственной операции; данные документы являются первичными в бухгалтерском учете;
документы в обязательном порядке должны быть составлены согласно унифицированным формам первичной учетной документации.
В противном случае такие документы должны содержать обязательные реквизиты, а именно: название документа, дата составления, наименование организации, содержание определенной операции, название должностных лиц, которые ответственные за ту или иную хозяйственную операцию, их подписи.
по согласованию с главным бухгалтером организации, руководитель имеет право утвердить перечень лиц, которые имеют право подписи первичной документации;
первичный документ по возможности должен быть точно составлен в текущий момент совершения хозяйственной операции или же после ее окончания;
не допускаются исправления, как в банковских, так и в кассовых документах.
Если же данная мера необходима, следует согласовать это с лицами, чьи подписи проставлены на документах. В таком случае необходимо указать дату корректировки данных на первичных документах.
обязательной мерой ведения первичной документации является составление сводных учетных документов;
сводные и первичные документы в обязательном порядке должны быть составлены на бумажных носителях. Если же их составление было произведено на машинном носителе, следует сделать бумажные копии данных экземпляров;
изъятие первичной документации возможно лишь органами дознания, прокуратуры, предварительного следствия, налоговой инспекцией или органами внутренних дел. Данная процедура происходит в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Дефектная ведомость считается официальной только в том случае, если содержит в себе все вышеперечисленные условия и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.
Основой для составления сметы, в лучшем случае, является дефектная ведомость. Ее называют еще дефектовочная ведомость и ведомость объемов работ. В действительности, дефектная ведомость - это описание недостатков, которые необходимо устранить, т.е. заполняется она при необходимости ремонта. В случае нового строительства, конечно правильнее говорить - ведомость объемов работ.
Ведомость объемов работ должна включать в себя полный перечень работ с указанием объемов. Лучше всего составлять дефектную ведомость, используя формулировки из сборников ТЕР и ФЕР. Это сильно ускоряет дальнейшую работу с ней и составление сметы на ее основе.
Но обычно ведомость объемов работ составляют не сметчики, а мастера, прорабы или рабочие, которые могут быть не знакомы с номенклатурой работ, принятой в .
Тогда дефектовка составляется в свободной форме:
Выровнять стену - 25 кв. м.
Переклеить обои - 25 кв. м.
Замена унитаза - 1
Замена раковины - 2
Снять плитку - 5 кв. м.
Наклеить плитку - 5 кв. м.
Залить пол - 20 кв. м.
Линолеум - 5 кв. м.
Ламинат - 15 кв. м.
Задача сметчика, в таком случае, расшифровать данные работы и перевести их в форму сметы. Для этого может потребоваться уточнение всех полученных данных.
Например:
Средняя толщина выравнивающей смеси на стенах, определение самой смеси.
Марки и модели устанавливаемой сантехники, устанавливаемая к ним арматура, не обозначенная в дефектовке, но, возможно, требующая установки (шаровые краны, смесители).
Толщина заливки пола и используемая смесь и многое другое.
Таким образом, лучше всего привлечь сметчика еще на стадии определения объемов работ или дефектования объекта.
Составление дефектной ведомости
Для того чтобы правильно и без проблем учесть расходы на ремонт ОС, нужно его правильно оформить. А именно: составить дефектную ведомость.Дефектная ведомость - это акт визуального осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, поэтому ее надо разработать самим и приложить к учетной политике. Поскольку у организации могут быть разные группы ОС, допустимо и даже желательно оформлять разные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - третья.
Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны входить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения либо подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.
Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:
Что мы осматриваем и собираемся ремонтировать. То есть мы должны идентифицировать объект, описать его. Бухгалтер пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер техпаспорта);
- почему объект требует ремонта. То есть, какие неполадки уже появились или могут появиться, если своевременно не заменить какие-то детали. И здесь основная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут правильно описать аварийную ситуацию и суть поломки;
- что нужно сделать, чтобы привести объект в рабочее состояние. То есть само описание ремонта: какие детали нужно купить, какие работы выполнить. Здесь «ответчик» - главный подрядчик или работник ремонтного цеха. Он скажет, что заменить, что покрасить, что привинтить.
Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит либо руководитель, либо уполномоченное лицо. Например, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям - административный директор, по производственному оборудованию - главный инженер. Дефектную ведомость надо составлять вместе с исполнителем ремонтных работ. Тогда подобных ситуаций, скорее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще необходимо сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена тем же лицом, что и дефектная ведомость. Это значит, что уполномоченное лицо санкционировало соответствующие расходы.
Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.
Первая причина - хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он требует ремонта. А потом смотрим на ситуацию с позиции недопущения подобных затрат в будущем: что надо сделать, чтобы больше по этой причине объект не ломался.
Вторая причина - это налогообложение. Нам нужно доказать экономическую оправданность ремонта. Потому что, если мы красим потолки два раза в год, налоговый инспектор может сказать: «А не слишком ли часто? Может быть, этого не надо делать по несколько раз в год?». А бухгалтер просто не сможет ответить на этот вопрос, потому что не знает, зачем красить потолки так часто. А для того чтобы доказать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических специалистов, где прямо написано, зачем мы эти потолки так часто красим.
И третья причина - дефектная ведомость помогает определить, с чем мы имеем дело: с ремонтом или модернизацией (реконструкцией). Дело в том, что очень часто ремонт и модернизацию разделяют по стоимостному критерию. Если дорого, то модернизация, если дешево, значит, ремонт. Для этого случая я специально храню и всегда цитирую Письмо Минфина N 03-03-06/1/289. В нем говорится, что не стоимость работ важна для того, чтобы определить, ремонт у нас или модернизация. Для целей это определяется их содержанием.
1. Для чего нужна дефектная ведомость
Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт здания - это сводная таблица ремонтов, дефектов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, перечень дефектов, выводы и рекомендации по устранению. Является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Рекомендуем использовать как документ первичного учета в .
2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта
В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.
3. Как составить дефектную ведомость – акт
Стандартной формы документов нет. Можно составить самостоятельно в составе комиссии в произвольной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т.д.). Особой квалификации работников не требуется – в том случае если речи идет о видимых, очевидных дефектах (мелкие трещины, сколы), а также замены окон, дверей, покрытий. В остальных случаях ведомость составляют специализированные организации по подготовке проектно - сметной документации. В состав работ рекомендуем включить визуальный осмотр и обследование с помощью измерительных приборов.
Дефектная ведомость тарифы
По Жилищному кодексу РФ собственники жилых помещений в многоквартирном доме обязаны ежегодно проводить общее собрание. На нем управляющая организация предлагает новые тарифы, владельцы квартир с ними соглашаются, голосуя «за», либо отвергают, голосуя «против» или «воздержался». Тариф предлагается не просто так: управляющая организация информирует собственников об общем состоянии дома, итогах работы за прошлый год, результатах весеннего и осеннего осмотра общего имущества и предлагает утвердить перечень работ и услуг, их объемы, периодичность и стоимость, из которых формируется тариф.Тарифы по оплате электричества, холодной, горячей воды, отопления и, частично, по вывозу и утилизации твердых бытовых отходов разрабатываются и утверждаются решениями региональных и муниципальных органов власти, а вот определение тарифов по статьям: «содержание и текущий ремонт жилья», «капитальный ремонт» – прерогатива собственников жилья.
Формирование тарифов по этим двум статьям должно идти в три этапа: расчет и обоснование тарифа, согласование, утверждение. Рассмотрим последовательно каждый из них, и проследим, какие действия должны предпринять собственники. Предварительно необходимо заметить, что для наилучшего решения этих вопросов желательно, чтобы собственники избрали старших по дому и подъезду, так называемый домовой комитет, а также утвердили кандидатуры уполномоченных собственников (им может быть старший по дому), которые и будут от имени всех собственников общаться с управляющей организацией.
Он делается на основании подготовленных и предложенных управляющей организацией: перечня обязательных работ и услуг, перечня работ по текущему и капитальному ремонту общего имущества, акта технического состояния дома, дефектных ведомостей, ориентировочных смет на выполнение предполагаемых ремонтных работ (как текущего, так и капитального ремонта).
Далее, при рассмотрении перечня, следует внимательно проанализировать, какой объем обязательных услуг необходим для обслуживания вашего дома, определить, с какой периодичностью они будут выполняться, а также оценить их стоимость. В частности, изменив количество частичных осмотров конструктивных элементов, можно оптимизировать оплату за предоставление этих услуг.
Естественно, у собственников возникает вопрос: откуда можно узнать, сколько может стоить та или иная услуга? Целесообразно провести сравнение с аналогичным перечнем по вашему дому за прошлый год, а также с отчетом по фактически выполненным в прошлом году работам и услугам.
Акт технического состояния дома ответит на вопросы: какие именно ремонтные работы желательно сделать в вашем доме в следующем году, каков объем этих работ – в соответствии с дефектными ведомостями, а стоимость – по сметам. Важно правильно расставить приоритеты выполнения работ, выбрать действительно необходимые и, оценив их, рассчитать стоимость, приходящуюся на один квадратный метр жилья.
Согласование:
Со специалистами управляющей организации обсуждаются те позиции перечня, по которым собственники считают, что стоимость или объем предлагаемой услуги завышены, нет необходимости или возможности выполнить в этом году предлагаемые ремонтные работы, и находится компромиссное решение.
Но самого весомого уменьшения тарифа можно добиться за счет услуг по управлению домом. Во всех нормативных документах услуги по начислению и сбору платежей входят в стоимость услуг по управлению многоквартирным домом.
В нахождении такого решения заинтересованы как жители, так и управляющая организация. Для жильцов важно то, что дом необходимо сохранять в исправном состоянии для их комфортного проживания. Управляющая организация заинтересована в том, чтобы были приняты ее предложения хотя бы частично, так как в случае отказа собственников согласовать предлагаемый тариф на «содержание и текущий ремонт жилья» предельное его повышение не может быть более чем на 10% относительно прошлогоднего, причем только для нанимателей, а не для собственников.
Утверждение:
Процесс утверждения состоит в подготовке следующих документов: повестки дня общего собрания собственников с информированием за 10 дней о форме, месте и времени его проведения и реестра/бюллетеня для голосования.
В повестку дня необходимо включить:
Избрание председателя, секретаря собрания, членов счетной комиссии (с указанием представителя, голосующего от имени наймодателя жилых помещений в многоквартирном доме), наделение их правом подписания протокола;
утверждение уполномоченных лиц собственников помещений в многоквартирном доме;
избрание ревизионной комиссии (ревизора) многоквартирного дома;
утверждение перечня работ и услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме и платы за них;
утверждение перечня работ по капитальному ремонту и платы за них;
утверждение размера платы за вывоз и утилизацию ТБО;
утверждение размера и способа распределения платы за электроэнергию для освещения мест общего пользования (МОП);
наделение управляющей компании правом сдавать в аренду общее имущество собственников дома с согласия уполномоченных лиц собственников помещений – актива дома. Средства, полученные от хозяйственного оборота общего имущества, направлять на его содержание и другие нужды дома по решению уполномоченных лиц собственников – актива дома;
установление порядка извещения собственников помещений о проведении общего собрания и его результатах;
определение места хранения бюллетеней голосования и протокола общего собрания собственников помещений многоквартирного дома.
Вопрос расчета (а не назначение сверху!) тарифа на услуги ЖКХ является сейчас самым актуальным и болезненным. Поэтому важно рассчитать тариф обоснованно и с соблюдением соответствующих процедур.
Специалисты приступили к разработке не только такого необходимого программного продукта, но и документацию по регламентированию порядка изменения тарифа на услуги ЖКХ. Этому предшествовало изучение существующих на тот момент в РФ законодательных документов. Нами была учтена не только законодательная база, мы проводили постоянные консультации со специалистами управления ЖКХ области и города.
При расчете тарифа на каждый дом создаются и используются в работе:
Акт осмотра технического состояния дома;
дефектная ведомость
смета работ, составленная по дефектной ведомости с учетом стоимости материалов.
Итог работы программы - выполненный тариф, с приложением к нему всех расчетных обосновательных документов.
Дефектная ведомость по ремонту
При возникновении необходимости проведения ремонтных работ, вне зависимости от того дом это или машина, рекомендуется составлять дефектную ведомость по ремонту, в которой будут отражены все подробности и перечислены все участки или детали, подлежащие ремонту.1. Сначала проведите техническое обследование с освидетельствованием. Для этого наймите экспертную организацию, которая имеет все необходимое оборудования для обследования объекта, подлежащего ремонту. Помимо оборудования у них должна иметься вся нормативно-техническая документация, на основании которой они будут осуществлять проверку и оценку степени повреждения. Дефектом является отклонение от требований проектно-конструкторской документации. Результаты проверки сравниваются с ГОСТом.
2. Составьте разные дефектные ведомости на разные виды работ, если вашей организации нужно ремонтировать разные объекты, т.е. и оборудование, и помещение.
3. Утвержденной единой формы ведомости дефектов не существует. Вы можете составить ее в произвольной форме, но обязательно должны указать реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
4. Составляйте ведомость дефектов на основании технического обследования. В дефектной ведомости необходимо отразить соответственно дефекты конструкций и узлов, описать все технологические и организационные мероприятия по их устранению. В этой же дефектной ведомости нужно указать объем ремонтных работ и перечислить основные материалы, необходимые для ремонта. Если марка и тип материала имеет принципиальное значение, вы также можете указать это в документе.
5. Доверьте составление ведомости опытным высококвалифицированным работникам, связанным с ремонтом оборудования или зданий. Ведомость дефектов является документом, по которому составляется смета и осуществляется проверка выполненных ремонтных работ, поэтому правильное и подробное составление этого документа очень важно. Поскольку ведомость представляет собой часть сметной документации, она должна быть подписана и заказчиком с грифом «Утверждено», и подрядчиком.
6. Если вы выявили существенные отличия между описанием дефектов в смете подрядчика, с которым вы заключили договор на проведение ремонтных работ, и дефектной ведомости, составленной экспертами, потребуйте от подрядчика письменное объяснение данного факта и утвердите этот документ.
Если вы задумываетесь над тем, нужна ли вам дефектная ведомость, то примите во внимание, что она вам потребуется как минимум по трем причинам:
Для контроля расходов и состояния объекта
- для предоставления доказательств целесообразности потраченных средств в случае возникновения вопросов у налоговой инспекции
- для определения масштаба работ. Подробное описание дефектов и работ в ведомости позволяет определить, будет ли это просто ремонт или модернизация объекта. Это разная цена.
Для каждого объекта, который нужно отремонтировать составляется отдельная дефектная ведомость (дефектный акт), в которой указывается инвентарный номер данного объекта (помещения). Затраты на ремонт затем будут отнесены на данный объект в соответствии с его инвентарным номером.
Составление дефектной ведомости.
При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ.Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек. Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.
Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку - пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы.
В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах. Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы.
Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок.
Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.
