«Планктон», «манагеры» - все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер - кто это? Каков круг его обязанностей?
Офис-менеджер - кто это?
Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер - кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.
Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.
Место работы и заработная плата
Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.
Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.
Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая - 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая - 27 тысяч рублей.
В культурной столице - Питере - зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.
Необходимые личные качества
Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.
Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.
Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.
Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.
Необходимые навыки офис-менеджера
- Первое требование к подобному сотруднику - уверенное владение ПК и Интернетом. Если помимо Word и Excel, претендент будет владеть Photoshop или «Офис пикчер-менеджер» - это еще один повод взять на работу именно его, а не кого-то другого.
- Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты - одно из главных для офис-менеджера.
- Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны, если человек устраивается в крупную компанию.
- Навыки документации - одна из главных обязанностей данного вида специалистов, так что без базовых знаний не обойтись.
- Уверенное пользование оргтехникой. Факсы, принтеры, сканеры - всё это должно быть в компетенции офис-менеджера.
- Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер должен не просто грамотно общаться, он должен уметь разрешать если это потребуется.
- Владение иностранным языком. В крупных международных компаниях офис-менеджер должен владеть хотя бы базовым английским.
Общие положения должностной инструкции
Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.
В общих положениях может быть указано:
- кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
- кто вправе освободить его от должности;
- кому подчиняется работник;
- кто подчиняется офис-менеджеру;
- кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.
Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.
Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.
Прямые обязанности
Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.
Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.
Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?
- Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
- Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. - это прямые обязанности офис-менеджера.
- Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
- Оформление писем, запросов - т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.
В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.
Права офис-менеджера
Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.
- На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
- Озвучивать Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
- Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
- Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.
Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.
Ответственность
Офис-менеджер - профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.
- За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность - вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
- За В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
- За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
- За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности - это также сфера ответственности сотрудника.
Плюсы и минусы профессии
Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?
Офис-менеджер и секретарь - есть ли разница? Отличия все-таки есть, но они довольно размыты и нечетки. Обычнодаже сами офис-менеджеры и секретари не могут провести границу в своем функционале.
Почти в каждой крупной компании в штате имеется секретарь, офис-менеджер или офис-менеджер с функциями секретаря, но разобраться в чём между ними отличия не просто, так как в большинстве своём на практике все эти профессии включают в себя одинаковый функционал.
Так кто же такой офис-менеджер?
Офис-менеджер в первую очередь - это лицо офиса. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании. Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза, а также является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. Функционал менеджера шире, чем у секретаря. В ведении офис-менеджера находится весь офис. Этот сотрудник обеспечивает жизнедеятельность и нормальную работу компании. Это и секретарь, и логист, и управляющий в одном лице.
Обязанности офис-менеджера:
- организация работы офиса;
- подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач;
- контроль работы секретарей и курьеров, распределение их обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности работы;
- обеспечение сотрудников компании канцелярскими товарами;
- контроль за соблюдением трудовой дисциплины;
- организация встреч;
- обеспечение переговоров, совещаний, и других мероприятий необходимыми материалами;
- контроль работы по ведению документооборота офиса;
- ведение деловой переписки с клиентами, рассылка необходимых материалов;
- помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов;
- координация работы офиса, и создание уютной обстановки.
Во многих организациях офис-менеджер ответственен за подбор персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.
И это далеко не весь спектр обязанностей офис-менеджера. Обязанности варьируются от количества сотрудников в офисе, деятельности организации, требований руководства и многих других факторов. Чем крупнее фирма, тем больше задач ложится на его плечи.
В результате работы офис-менеджером можно приобрести полезные навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя.
Офис-менеджер
Финанс-студии для бизнеса «Делополис»
Ксения Смирнова
На вопрос Чем отличается секретарь от офис-менеджера? заданный автором Просохнуть лучший ответ это Отличаются НазваниемИ с чего Вы взяли что это позорная профессия?
Ответ от Невропатолог
[гуру]
Секретарь это по отечественному, офис менеджер это по буржуйски!
Ответ от Ёветочка
[новичек]
У офис-менеджера больше обязанностей! Это должность вбирает в себя от каждого отдела по чуть чуть! Например, и кадровые дела, и допустим от отдела продаж...
Ответ от Приспособленчество
[мастер]
Слово менеджер становится ругательным
Ответ от Ёнежок
[гуру]
Ничем. А я еще работаю на должности старшего лаборанта в одном из ВУЗов и это тот же секретарь или офис-менеджер...
Ответ от Наталья
[гуру]
Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.
В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу - от написания писем до покупки цветов его жене. Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности. И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь» , хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата. Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т. д. Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше. Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов:
установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
совершенствование качества оказываемых услуг;
координация и контроль договорной деятельности.
Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.
Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?
В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.
Главная задача офис-менеджера - организация и обеспечение успешной работы офиса - той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.
Чем отличается офис-менеджер от секретаря?
Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.
В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.
Чем занимается офис-менеджер?
Прежде всего, он - организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.
Другая функция офис-менеджера - руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.
Встречи важных гостей, посещающих офис, - также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.
Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.
Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия - всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.
Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.
Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:
1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;
Планирование работы офиса;
Руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)
Разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;
Разработка политики общения с клиентами.
2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.
Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.
Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.
Требования работодателей
Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.
Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер - это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».
Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя - свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.
В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.
Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.
Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Куда растём?
Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.
Если же такой возможности нет - придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли - лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.
Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.
С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.
Определения
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Секретарь
Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
Сравнение
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Офис-менеджер Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.
Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.
