Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.
Историческая справка состоит из трех разделов:
1. истории фондообразователя;
2. истории фонда;
3. характеристики документов фонда.
Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:
1. даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;
2. крайние даты деятельности организации;
3. изменения в названии и деятельности организации;
4. задачи и функции организации и их изменения;
5. масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;
6. структура организации и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:
1. Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
2. состав документов фонда и крайние даты каждой группы;
3. время поступления фонда в архив организации;
4. степень сохранности документов;
5. изменения в составе и объеме документов фонда;
6. указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.
В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные виды документов;
2. указывают на особенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.
Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.
Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
ВВЕДЕНИЕ
Создание поисковых систем в целях обеспечения ускоренного нахождения ретроспективной информации является одним из приоритетных направлений в работе Национального архива Республики Беларусь. Поэтому целям оперативного и максимально полного использования документальных материалов призвана служить широкаясистема научно-справочного аппарата.
Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, НАФ Республики Беларусь в целях всестороннего использования.
Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.
Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:
1) справочники по учету документов;
2) справочники по содержанию документов.
В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.
К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.
Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.
1ЭВОЛЮЦИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РФ (1991-2005 гг.)
Время
с 1991 по 2005 год - период насыщенный и во
многом уникальный в развитии
научно-справочного аппарата (НСА) к
документам Архивного фонда Российской
Федерации (АФ РФ).
В эти годы интенсивно
создавались архивные справочники,
которые публиковались как традиционным
способом, так и с разнообразным
использованием компьютерных технологий.
Приводимые ниже сведения по объемам и
типам изданных традиционных справочников
основаны на библиографической базе
данных (БД) по архивным справочникам,
которую ведет Росар-хив. БД содержит
информацию о 658 изданиях и охватывает
период с 1939 по 2006 год.
За последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.
Структура опубликованного справочного фонда осталась стабильной. Самый массовый из опубликованных - справочник типа путеводителя. И в 1990 г., и в настоящее время такие справочники составляют 63% от всех изданных. Другие виды справочников практически сохранили свой удельный вес в общей структуре: лишь незначительно повысилась доля каталогов (с 8 до 10%) и указателей (с 6 до 10%), немного снизилась (с 10 до 6% доля обзоров) и опубликованных описей (с 8 до 6%). Из приведенных цифр ясно, что темпы прироста по каждому виду справочников были практически одинаковыми, приоритеты же в справочных публикациях не изменились.
Основная доля в приросте именно путеводителей принадлежит региональным архивам. Федеральные архивы в значительной мере обеспечены путеводителями, то есть произошло определенное насыщение.
Многие региональные архивы еще готовят свои первые путеводители. Особенно это относится, разумеется, к архивохранилищам документов КПСС и к муниципальным архивам. Как представляется, последние в большинстве своем предпочтут подготовку и издание межархивных справочников, в создании которых координирующую роль должны сыграть органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Конечно, количественный рост числа опубликованных справочников впечатляет, хотя это не совсем адекватный показатель обеспеченности справочниками архивных документов. Более точным (пусть и не идеальным) показателем в этом отношении применительно к справочникам типа путеводителя было бы не число справочников, а количество фондов, описания которых даны в справочниках. Заметим, что именно этот показатель используется при оценке ведения БД «Архивный фонд».
Наряду со стабильным в последнее время приростом количества справочно-информационных изданий в этой сфере есть еще один показатель, который, к сожалению, остается неизменным - качество справочников. На это обстоятельство не раз обращалось внимание архивов: см. доклад Росархива на заседании Научного совета Росархива (2000); Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии НСА к документам государственных и муниципальных архивов (2001); доклад Росархива на Всероссийской конференции 2003 г. «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов»; решение коллегии Росархива (2003) «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996-2001 гг.»; решение коллегии Росархива (2005) «О Сводном плане подготовки документальных публикаций и архивных справочников в архивных учреждениях Российской Федерации на 2006-2010 гг.»; решения коллегии Росархива по итогам отраслевых конкурсов научных работ за 2000-2001 гг. и 2003-2004 гг. К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки - даты существования и функции фондообразователей. В результате - среди изданий большое число кратких справочников, аннотированных перечней и т.п., при этом некоторые из них при отсутствии аннотаций или исторических справок титулуются путеводителями. Решение же проблемы состоит лишь в том, чтобы четко выполнять методические требования к подготовке различных видов НСА, многократно изложенные в правилах и пособиях и не претерпевшие за последние годы никаких изменений.
Говоря о приросте количества справочных публикаций и их структуре, следует отметить относительно новое явление в этой сфере. Публикуются издания, которые, строго говоря, не могут считаться частью системы НСА. Это биографические и биобиблиографические справочники, региональные энциклопедии, тяготеющие к краеведению, и т.п. Ряд изданий, именуемых справочниками, содержит и обширные подборки документов. Причины появления их ясны. Как правило, для этих изданий архивы получают финансирование (предварительное или от продажи тиража). Публикация изданий, которые по разным причинам востребованы широкой публикой, административными органами или коммерческими структурами, располагающими соответствующими средствами, несомненно, является ответом на потребности общества. Кроме того, они отвечают и насущным нуждам архивов. Одновременно это один из прямых и эффективных инструментов популяризации архивного дела. Широкая публикация такого рода справочных материалов заслуживает одобрения, и оно, в частности, могло бы проявиться на проводимом Росархивом конкурсе научных работ в области архивоведения, археографии и документоведения. Однако по номинации «Справочники о составе и содержании документов» на конкурс поступают работы, которые справедливо квалифицируются жюри конкурса как непрофильные для этой номинации и проигрывают в рейтинге изданиям, в которых достаточно строго выдержан классический жанр. Представляется, что эти издания, иногда выполненные высокопрофессионально, заслуживают отдельной номинации (или преобразования существующей номинации) под названием, скажем, «справочно-информационная литература» Тогда к этой номинации можно было бы отнести и буклеты, которые по нынешним условиям конкурса к рассмотрению не принимаются. По-видимому, в результате нужно будет расширить и название конкурса, то есть обозначить его как конкурс научных и научно-популярных работ.
Рост числа тематических справочников (традиционных и автоматизированных) и изменение их тематики (по документам по личному составу, по рассекреченным документам, по генеалогическим материалам, по региональной истории по решениям органов власти и т.п.) неоднократно анализировались при освещении вопросов использования архивных документов в современный период. Поэтому нет необходимости приводить здесь соответствующие данные. Самого пристального внимания заслуживают изменения форм и структуры НСА.
1991-2005 годы - период мощного роста и последовательного развития автоматизированного научно-справочного аппарата. Термин «автоматизированный НСА» возник по историческим меркам совсем недавно, но стал вполне обиходным. Для уточнения конкретной формы представления НСА уже не добавляют «автоматизированный». Все чаще добавляется: «печатный справочник », « в традиционной форме ». Несколько лет назад приходилось говорить о неизбежности автоматизированного НСА, затем доказывать его преимущества по многим функциям и параметрам, убеждать в необходимости его развития. Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.
В настоящее время самым большим по объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально конституируются как элементы системы автоматизированного централизованного государственного учета. По сути уже в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд учетных документов выполняют функции НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.
На
практике эта информация (помимо ее
учетных приложений) используется
непосредственно как НСА для поиска
архивных документов, иногда - для
формирования текстов справочников для
последующего их макетирования и
опубликования, в некоторых случаях
данные конвертируются в другие архивные
системы (например, в автоматизированную
систему учета и контроля движения дел
и документов, разработка которой
завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А
иногда в редуцированном виде эта
информация размещается в сети
Интернет.
Ведение архивами БД «Архивный
фонд» оценивается двумя основными
показателями - числом архивов, использующих
эту программу, и объемом введенных
данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату
системой архивной отрасли цифры таковы.
Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных
архивов (с фондовой организацией
документов) - 100%; 170 государственных
архивов субъектов РФ - 81%; 801 муниципальный
архив - 33%.научно
-справочного
аппарата
Реферат >>
Исследовать научно -справочный аппарат архива и автоматизацию его информационной деятельности. 1. Автоматизация информационной деятельности научно -справочного аппарата Автоматизированный научно -справочный аппарат ...
Принципы пострения системы Научно -справочного апппарата
Реферат >> Промышленность, производствоИмеющегося научно -справочного аппарата к фонду. 4.06. К фондам первой категории составляется научно -справочный аппарат , обеспечивающий... и принципов построения системы научно -справочного аппарата . Преемственность предполагает обязательность составления...
Справочно -библиографический аппарат библиотеки (2)
Контрольная работа >> Культура и искусствоМногих научно -технических библиотеках получил распространение и официальное признание другой термин: справочно -поисковый аппарат ... (СПА). В ГОСТ 7.27-80 «Научно -информационная деятельность. Основные...
Учет документов
Реферат >> Промышленность, производствоЛистов дела. Глава 1. Научно -справочный аппарат к документам архива Научно -справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность... и их научно -справочный аппарат . - М., 1994. 4. Основные положения развития системы научно -справочного аппарата к документам...
1. Система научно-справочного аппарата
1.1 Научно-справочный аппарат, его понятие и состав
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).
Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.
Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.
Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.
Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.
При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.
К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.
К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.
К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.
Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.
Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.
Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.
Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.
2. Элементы системы научно-справочного аппарата
2.1 Архивные описи дел, документов
Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.
Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие – в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей.
Процесс составления описи складывается из:
· описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;
· систематизации карточек в соответствии со схемой, их редактирования;
· оформления описи.
Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.
Заголовок должен кратко в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.
Основные требования к методике составления (уточнения) заголовка:
· факты и события, отражённые в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций; не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;
· текст заголовка должен обобщённо и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;
· не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок («разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д.);
· дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).
В заголовок дела входят следующие элементы:
· название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;
· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);
· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получёны документы (адресат, корреспондент);
· вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;
· даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.
Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчёты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «Дело».
Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.
Если единица хранения представляет собой «переписку», в заголовке указываются только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.
Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и даётся после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.
Название местности вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.
Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.
Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.
Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).
Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.
Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.
В настоящее время в каждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, а также теоретические исследования в области источниковедения и ряда вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовки является составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общие правила.
Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и документами учета архивных материалов.
Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы, относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо единичный документ.
В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научную информацию о документальных материалах государственных архивов. Эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.
Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы.
Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, остается одной из главных задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание, с одной стороны, понимается как процесс преобразования первичной документной информации (архивных документов) во вторичную документную информацию (архивные справочники), а, с другой стороны, рассматривается как результат этого процесса, то есть как вторичная документная информация (совокупность архивных справочников).
В процессе описания информация, заключенная в объекте описания (документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в преобразованном виде выходит за пределы объекта описания, становится элементом системы НСА, занимая в ней строго определенное место. Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе (или его части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов), Архивном фонде России в целом; базой подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов; базой составления учетных документов архива.
Описание проводится на основе дифференцированного подхода,
известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав. Под единой системой НСА государственного архива понимался "комплекс взаимосвязанных архивных справочников, основанных на единых методах классификации, описания и учета документальных материалов, раскрывающих состав и содержание этих материалов в пределах фондов, архивов, всего Государственного архивного фонда СССР". При этом развитие системы НСА должно было идти как по пути усовершенствования имеющихся справочников, так и по пути создания новых.
Было предложено "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды
государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-
а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;
б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п.
составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;
в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.
Известно, что архивные фонды неоднородны по составу, содержанию документов, их сохранности, а значит имеют разную информативность. Это позволило рассматривать их как фонды разных категорий при создании и
совершенствовании НСА. При этом под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного
состава, уровня детализации информации.
Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев:
многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности..
Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно- справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное
использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих
фондов были другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и по глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось
одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.
В современных условиях описание архивной документной информации
по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности и т.д. Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его
приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.
Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела,
документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к
конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки,
объемные показатели.
Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда
(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,
архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:
Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);
Название фонда;
Крайние даты документов фонда;
Объем фонда (количество ед. хр.).
Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:
номер описи, номер дела);
Заголовок дела;
Крайние даты документов дела;
Объем дела (количество листов в деле).
Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:
Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,
номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);
Заголовок документа;
Дату документа;
Объем документа (количество листов в документе).
Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей
описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов описания для любого архивного справочника. Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым
назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке
стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного
пространства.
Каждый справочник архива кроме обязательных может при необходимости включать дополнительные элементы описания из числа интеллектуальных.
Для каждого типа справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным, как строго организованная
совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.
Описи дел.
Опись является базовым справочником в государственных архивах субъектов РФ. Опись осуществляет две функции - учетную и
информационно-поисковую.
Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. Когда в государственные архивы поступают
неописанные документы, описи составляются непосредственно в них.
Опись является обязательным элементом системы НСА архивов. Давая информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится источником вторичной информации, основой для создания других типов и видов архивных справочников. На базе описи могут составляться каталоги, путеводители, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим условием при создании других типов и видов архивных справочников, входящих в систему НСА.
При создании описи объектом описания является дело. Опись представляет собой одноуровневое описание. В отдельных случаях описание
на уровне дела может дополняться описанием на уровне группы документов,
документа или его части, если к заголовку составлена аннотация. Опись содержит информацию и обеспечивает ее поиск на уровне дела.
Наиболее сложным этапом при создании описи является составление описательной статьи, которая является основой описи и ее главным
информационным элементом. Описательная статья описи - совокупность сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:
1) порядковый номер;
2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
3) заголовок дела и указание на подлинность;
4) способ воспроизведения;
5) степень полноты документов и внешние особенности дела;
6) аннотация документов
(составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные документы, документы учреждений-предшественников, документы,
7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)
(при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на два: начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словами. Год указывается полностью. Например:
8) количество листов в деле.
К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8
элементы описания дела. К интеллектуальным - относятся 3, 4, 5, 6 элементы описания дела.
Данные сведения, включенные в описательную статью описи,
составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи),
определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной
значимости фонда, не подлежит изменениям.
Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с хронологической, структурной, структурно- хронологической, хронологически-структурной, хронологически- функциональной, функционально-хронологической, хронологически- тематической, тематически-хронологической, хронологически-номинальной, номинально-хронологической схемами систематизации.
Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.
При составлении заголовка особенно важно учитывать дифференцированный подход. Он позволяет с различной степенью детализации и глубины отразить
Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, заключаются в соответствии информации заголовка действительному содержанию дела, в адекватном отражении заголовком содержания дела. Содержание дела
передается в обобщенном виде.
Пример заголовка дела из фонда, содержащего межотраслевую информацию:
Записки, информации, справки, письма Экономического отдела ЦК КПСС, Якутского обкома КПСС, Госплана СССР, министерств и ведомств, академика Агошкина М.И., конструктора Федорова Е.А. о внедрении новых научно-технических разработок, повышении качества нового оборудования для отраслей тяжелой промышленности и энергетики.
На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так, например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных
последовательностью делопроизводства, описывается как "Документы".
Например:
Документы о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.
Заголовок "Документы" может быть составлен в кратком или расширенном вариантах. При использовании краткого варианта в заголовке не указываются разновидности документов. Когда употребляется расширенный вариант - в скобках указываются несколько разновидностей документов. Например:
Документы (решения ГАУ при СМ СССР, планы, информации, тексты и фотодокументы к плакату "Союз нерушимый") о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.
Если дело сформировано из документов по одному вопросу, в пределах одного года и связанных последовательностью делопроизводства, то оно описывается как "Дело...". Например:
Дело об отказе Ивановой Пелагее в освобождении ее от крепостной зависимости помещика Енгалычева А.И.
В состав судебных дел входят такие документы, как приговор,
определение, постановление. В тех случаях, когда обвиняемых несколько, указываются фамилии, имя, отчество первых трех лиц или трех лиц по наиболее важным обвинениям. Например:
Дело по обвинению Богданова И.Я., Валькова С.И., Шестопалова И.П.
Другим видом документа, считающимся трудным для описания,
является переписка. Важнейшими видами в составе организационно- распорядительной документации являются указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы инструкции, докладные записки, протоколы и др. Информация, содержащаяся в этих видах документов, важна для раскрытия функций, задач фондообразователя.
Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный
уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д.
Например:
Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства N
12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.
При описании отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:
Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980
Глухие заголовки "протоколов" можно раскрыть за счет включения
следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:
Протоколы N 5-10 совещаний у заместителя начальника
Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.
Информативность описи может быть повышена за счет более качественного и рационального составления справочного аппарата к описи.
Как известно, справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели.
Титульный лист описи несет определенную информацию о делах, включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные: название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер
описи, название описи; крайние даты документов. Реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись, поэтому его следует заполнять полностью, соблюдая при этом принятый
Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя
со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, в хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива, с последующим перечислением названий организаций, документы
которых вошли в объединенный фонд.
Название описи располагается после номера описи.
Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи.
Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи. Оно по своему наполнению и глубине раскрытия может быть различным.
К описи могут составляться указатели: предметные, именные и географические (разновидности предметного), хронологические, а также специальные предметные указатели - учреждений, периодических изданий и
Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты составления.
Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе
описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников,
поэтому качественный уровень описи, в конечном счете, влияет на качество системы НСА архивов в целом.
Описи на базе ПЭВМ могут создаваться в архивах разных рангов, оснащенных современной техникой. Опись содержит универсальный набор элементов описания, что позволяет формировать из описей полноценные
базы данных в архивах и осуществлять поиск информации как по любому из элементов описания, по группе элементов описания одновременно, контекстный поиск. БД-опись, оснащенная системой указателей, и в будущем останется базовым внутриархивным справочником для поиска информации
на уровне дела.
Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором Информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог обеспечивает поиск информации в предметно-аспектном или предметном направлениях по документам всего архива независимо от их фондовой принадлежности.
Каталоги могут составляться на любой комплекс документов - от части фонда до АФ РФ в целом вне зависимости от времени составления документов, способа и техники их создания.
В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по истории учреждений и каталог по истории административно- территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и
географический. Систематические и тематические каталоги - это справочники логической структуры, предметные каталоги - справочники алфавитной структуры.
Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности
общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации.
В тематическом каталоге документная информация по теме
сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в
алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.
В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов
административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту наименований.
В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или
хронологической последовательности.
В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной
последовательности.
В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов
(названий стран, республик, краев, областей и др.).
Совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, представляет
собой единую систему каталогов архива, позволяющую осуществлять поиск информации в разных аспектах. Она должна отвечать следующим основным требованиям: соответствие принципов построения каталогов их целевому
назначению, многообразие аспектов поиска, которое обеспечивается структурой каталогов, отсутствие дублирования в группировке информации в разных каталогах системы.
Каталог является обязательным элементом системы НСА архива.
Каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей
степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.
Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением автоматизированных архивных технологий. Широкое распространение тематических и именных каталогов в электронном
формате в госархивах свидетельствует о перспективности БД-каталогов на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания.
Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о
документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Путеводитель предназначен для ознакомления с документной
информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.
Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных
справочников. Представляя информацию о содержании документов,
путеводители позволяют проводить многоаспектный поиск информации. Базовым структурным справочником архива является путеводитель по фондам архива.
По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и
межархивные. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.
Виды путеводителей по архиву: путеводитель по архиву, краткий справочник по фондам, путеводитель по фондам, тематический путеводитель
по фондам. Виды межархивных путеводителей: путеводитель по архивам, краткий справочник по фондам архивов, путеводитель по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.
Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить
информации, еще не вошедшей в научный оборот. К таким изданиям относятся справочники, посвященные 75-летию Государственной архивной службы Татарстана, вышедшие на русском и татарском языках.
Путеводитель по фондам архива (архивов) - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.
Целевое назначение путеводителя по фондам архива - ознакомление с основным составом и содержанием документов фондов архива, включенных
в справочник. Путеводитель по фондам архива может создаваться по документам федеральных, государственных, муниципальных архивов и центров хранения документации, а также по фондам негосударственных
архивохранилищ. (Например, Государственный архив Российской Федерации: Путеводитель. - М., 1996. - Т. 2. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории РСФСР; Центр документации "Народный
архив": Справочник по фондам. - М., 1998).
Путеводитель по фондам архивов содержит информацию об архивных фондах двух или более архивов. Путеводитель по фондам архивов
целесообразно составлять на краевом, областном и региональном уровнях.
Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые
входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно- справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов).
Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.
Тематический путеводитель представляет собой систематизированный
перечень характеристик документов по определенной теме со всеми
входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.
Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях России в
целом, об архивных учреждениях отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. (Например, справочник "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997). Подобный путеводитель может
быть составлен как по документам Архивного фонда РФ, так и по рукописным отделам библиотек и музеев, по архивохранилищам учреждений и ведомств, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного
фонда РФ. (Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно- отраслевых архивах: Справочник. - М., 1991; Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. - М., 1994).
К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.
В качестве приложений могут быть даны:
Сведения об изменениях административно-территориального деления,
Списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы,
Сведения о составе научно-справочного аппарата архива.
Путеводитель - это традиционная, апробированная временем форма представления архивной документной информации пользователю до его
обращения в архив. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде.
Путеводитель является обязательным элементом НСА архива и широко
распространен как в архивной отрасли, так и за ее пределами.
Путеводитель - базовый структурный справочник архива.
Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.
Указатели могут быть межархивными, межфондовыми,
внутрифондовыми.
Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.
В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и
видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-
понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.
По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и
развернутыми.
По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или
структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся
систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.
К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.
Самым распространенным указателем предметно-тематической группы
является предметный. Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.
Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся
именной и др.
Назначение общих и специальных предметных указателей -
интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.
Географический указатель - разновидность предметного указателя,
географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.
Именной указатель - разновидность предметного указателя,
Группировка понятий внутри указателей - и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в
общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.
Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.
Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме
классификации.
Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.
Структурный указатель - вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.
Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных
направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.
Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.
Обзор - это тип архивного справочника, включающий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Обзор входит в состав системы НСА госархива, хотя и не является обязательным элементом этой системы.
Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда
(фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов
(межархивный тематический обзор).
Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.
Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме.
Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный
тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы.
Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.
Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов.
Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со
схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.
Назначение обзора состоит в раскрытии содержания документов в пределах фонда по всем существенным вопросам и темам, что позволяет составлять обзоры независимо от системы построения архивного фонда.
Назначение тематических обзоров - раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном
или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически
расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах.
Схема построения обзора может основываться на структурном,
отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом,
хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.
