Зачем нужна выписка из штатного расписания? Выписка из штатного расписания образец Выписка из штатного расписания образец

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

• При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
• Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
• При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
• При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание? .

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

• инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
• главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
• офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
• генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

• надпись: «Верно»;
• должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
• дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

• приказам о приеме на работу;
• выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

• Полное название предприятия.
• Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
• Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
• Информация о лицах, подписавших исходный документ.
• Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
• Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов .

О собенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

• название предприятия;
• данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
• информация о подписантах основного документа;
• полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
• подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

• название документации;
• дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
• название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
• заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
• примечания;
• занимаемая должность заверившего и его подпись;
• печать для заверки документов.

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.

Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

• состав штата организации;
• структура кадров. содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
• количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
• размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3 и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

• реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
• разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
• произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.

Когда и как делается выписка

Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:

• требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды – читайте ;
• самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
• сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.

Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.

Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.

Бланк выписки из штатного расписания.

Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.

Что представляет собой и по каким правилам его составляют – узнайте по ссылке.

Важно! Во время выдачи выписки необходимо регулярно заносить эти сведения в журнал учета. Выписка действительно только один год, как и само штатное расписание, но хранится эта документация в архиве на протяжении пяти лет.

Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:

• вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
• подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
• заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.

Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.

Кто может обратиться за выпиской

Запросить данный документ могут:

• непосредственные работники организации;
• ФНС или трудовая инспекция;
• специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,

Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.

Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.

Структура и порядок формирования документа

Бланк может значительно отличаться в разных компаниях, но непременно для составления документа должны учитываться строгие требования. Допускается скачать бланк из интернета, а также просмотреть разные варианты форм.

Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:

• информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
• название компании;
• дата и номер выписки;
• срок, в течение которого действительно штатное расписание;
• ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
• размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
• прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
• в конце документ заверяется.

Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.

Образец заполнения выписки из штатного расписания.

Какие сведения вносятся в выписку

Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:

• слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
• ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
• вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
• ставится численность штата;
• основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
• если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
• во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
• третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
• в 4 столбце прописывается оклад работников;
• в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
• 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
• в последней графе имеются примечания;
• в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.

Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Заключение

Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.

Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить – читайте в статье по ссылке.

Как составить штатное расписание и соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Многие документы на предприятии хранят коммерческую тайну. К ним относится табель учёта рабочего времени. Однако помимо секретных данных, он содержит важную информацию для позиционирования фирмы на торгах, ее вступления в СРО или защиты имени предприятия на проверках. Предоставлять оригинальный бланк учёта, для ознакомления третьим лицам, сотрудники кадровой службы права не имеют. Для подобных случаев был разработан специальный документ, именуемый выпиской. Как его составить, чтобы не нарушить ничьи права.

Для чего нужна выписка

Штатное расписание можно сравнить с географической картой, но только в рамках предприятия и составленной на языке цифр, а не условных обозначений. В нем подробно отражаются данные о фирме : количество структурных подразделений, сотрудников, сведения о денежных средствах, которые каждый из них получает и другие важные факты из ее жизни.

Документ составляется по форме Т-12 или Т-13. Однако для удобства фирмы также предусмотрена возможность разработать подходящий бланк самостоятельно. Обязательный перечень информации, который должен быть указан в штатном расписании :

• данные о предприятии;
• основная информация (подразделение, должность, квалификация, количество сотрудников, ставка, сумма надбавки и др.);
• подписи ответственных лиц.

Практически все данные, отражённые в штатном расписании, относятся к коммерческой тайне.

Ознакомиться с ними могут лишь те сотрудники, кто разрабатывает документ или имеет доступ к такой информации.

В зависимости от размера фирмы ими могут быть бухгалтера или работники отдела кадров, а также руководители. В отдельных случаях информация из штатного расписания может быть передана третьим лицам. Однако не вся, а лишь та ее часть, которая касается определённого сотрудника или деятельности организации.

Право требовать выписку имеют:

• сотрудники предприятия. Эта возможность регламентирована трудовым кодексом. в частности, статьи 62 и 88. чаще всего такая необходимость возникает при решении трудовых споров, защите прав работника в суде. Также при смене работы сотрудник с помощью выписки может подтвердить свою высокую квалификацию;
• представители пфр;
• сотрудники фсс;
• работники инспекций — налоговой и трудовой;
• организаторы онлайн-торгов;
• участники саморегулируемых организаций.

Однако каждому из указанных предприятий, выписка служит для различных целей. Инспекции обычно запрашивают документ при проведении проверок (как камеральных, так и выездных). Что касается ПФР, обычно выписка необходима для проверки точности исчисления стажа, социальных выплат, стразовых взносов и др.

Что касается тендеров — это новая «буква» в законе. Согласно правилам их проведения — выписка обязательный документ, который необходим для участия . Наряду с копией трудового договора и книжки. Таким образом, участник подтверждает, что является сотрудником предприятия .

Также нововведением является членство организации в СРО , которое представляется группу фирм, объединяющихся на основании вида деятельности или товара, который выпускают. Основная цель — разработка стандартов качеств а. Подобные ассоциации могут создаваться как на добровольных, так и на обязательных началах. Как и в случае с тендером, одним из обязательных документов для вступления в СРО является выписка из штатного расписания .

Чем отличается от копии

На практике предусмотрено две разновидности выписки :

1. Ксерокопия.
2. Печатный документ.

Копией документа является его отксерокопированное изображение без внесения правок и изменений. Таким образом, копия табеля учёта будет являться ничем иным, как вторым экземпляром указанного табеля.

В то время как выписка, это часть формы Т-12 или Т-13 . В этом кроется их главное отличие.

Также в сети немало сообщений, что при увольнении сотрудники требуют предоставить им копию табеля учёта рабочего времени.

Право получить заверенные копии документов, подтверждающих их работу на предприятии прописана в статье 62.

Табель разрабатывается на всё структурное подразделение, содержит персональные данные всех сотрудников . И снять его копию и отдать третьему лицу – значит нарушить право на защиту личной информации . Поэтому в такой ситуации делают выписку, она содержит перечень, относящийся лишь к одному работнику .

Таким образом, копия табеля и выписка — совершенно разные документы.

Кто выдает документ?

В связи с тем, что выписка является официальным документом , поводом для ее разработки должно быть заявление.

После этого уполномоченный сотрудник вносит необходимые данные в бланк. Как показывает практика, чаще всего он идентичен форме Т-12 или Т-13. В зависимости от размеров предприятия, право составлять документ имеют :

1. Сотрудник кадровой службы.
2. Бухгалтер.
3. Руководитель.

Если фирма крупная, то выписка должна быть утверждена начальником отдела кадров, непосредственным руководителем структурного подразделения, начальником, а также заинтересованным в ней сотрудником. Чем меньше фирма — тем меньше людей участвуют в утверждении.

Выписки из нескольких страниц требуют особого оформления. Все листы подшиваются нитью, нумеруются, сверяются, а узел консервируется бумажным треугольником. На нем указываются данные о количестве страниц, и ставится подпись исполнителя.

Затем сотрудники отдела кадров/бухгалтерия фиксирует выписку, как «исходящий» документ . Присвоив ему номер, и уточнив время и дату. Соответствующая отметка проставляется в журнале.

Если выписка необходима для использования внутри фирмы, то к ее оформлению как «исходящий» не прибегают.

Общие правила составления

Официального бланка с рекомендациями для выписки не существует , как, к примеру, формы Т-12 или Т-13 для табеля учёта. Ее вид и содержание зависит от информации, которая будет представлена в документе. По общему правилу в выписке указываются личные данные сотрудника. Остальная информация добавляется по запросу , причём может быть представлена не последовательно, как в оригинальном табеле.

Обычно фирмы разрабатывают бланк выписки или инструкцию ее заполнения.

Срок, на который данные выписки актуальны — не больше года . Это обусловлено тем, что само штатное расписание разрабатывается обычно не больше чем на 12 месяцев . Храниться документ должен не менее 5 лет.

Образец заполнения формы

Документы разрабатывается по общим правилам:

1. В шапке указываются данные организации, информация о структурном подразделении и период времени, за который составляется документ.
2. В основной части уполномоченное лицо отражает информацию, которую требует заказчик. Обычно это данные о сотруднике, его квалификация, а также информация об отработанных днях, прогулах, размер должностного оклада.
3. В заключительной части документа свои подписи ставят уполномоченные лица. У зависимости от размера фирмы их число
   может быть разным.

По мнению многих кадровиков, выписки без указания размера оклада являются недействительными . Так как требование указывать сумму указано в постановлении Госкомстата.

Однако в практике нередки случаи, когда кадровики составляет документ без указанной информации. Чтобы в организации, куда адресована выписка, не сочли ее недействительной, следует уточнить о необходимости указывать сумму оклада .

Выписка в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации относится к типу: справки . Расположение реквизитов на них допускается угловое и продольное. Однако первое предпочтительнее. Поэтому если вы работаете с государственными предприятиями, лучше последовать данной рекомендации. Иначе документ может быть признан недействительным.

В данном видео содержится информация о том, как правильно сделать штатное расписание.

Сегодня на законодательном уровне установлена необходимость формировать определенные виды документов на предприятии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.

Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.

Основные моменты

Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.

Достаточно просто разобраться, как сделать выписку из штатного расписания. Образец можно будет найти в интернете.

Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.

К наиболее существенным вопросам, ознакомиться с которыми стоит заблаговременно, необходимо отнести следующие:

• что это такое?
• с какой целью создается;
• правое регулирование.

Что это такое

Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.

Штатное расписание включает в себя следующее:

• штатный состав;
• кадровую структуру;
• численность сотрудников на предприятии;
• величина заработной платы в зависимости от занимаемой работником должности.

Данный документ отражает уже имеющее место или же планируемое в ближайшее время разделение трудовых обязанностей между различными сотрудниками.

Наиболее существенные моменты, связанные с данным документом, отражаются в .

Штатное расписание является основным условием использовании труда сотрудников с максимальной эффективностью.

Основное назначение такого расписания:

• выполнение сравнительных операций;
• разделение по численности, квалификации, трудовой нагрузке и иным параметрам сотрудников на отдельные группы;
• позволяет осуществить оценку целесообразности самого факта существования определенной структуры.

Следует помнить, что стандартное штатное расписание в обязательном порядке составляется по . Данный формат установлен на законодательном уровне.

При этом следует помнить, что порядок его заполнения также должен осуществляться в соответствии с установленным в законодательстве порядке.

Разобраться, как оформить выписку из документа подобного типа, достаточно просто. Этот вопрос в законодательстве также отражается.

Под термином «выписка» в данном случае подразумевается копия какой-либо части документа – штатного расписания.

Место изготовления копии определяется целями, для достижения которых изготавливается сам этот документ.

Важно помнить, что изготовление выписки целесообразно только в том случае, если создание копии по какой-то причине невозможно или же не целесообразно.

Например, в некоторых случаях размер штатного расписания составляет более 10 листов. Соответственно, делать копию в таком случае не стоит.

С какой целью создается

Копия выписки, её оригинал может потребоваться в различных случаях. На данный момент существует множество различных ситуаций, когда рассматриваемого типа документ необходим.

Чаще всего выписка из штатного расписания требуется в следующих случаях:

Сотруднику отдела кадров необходимо помнить о том, что простому работнику предприятие обязано предоставить все установленные законом документы по первому требованию.

В перечень таких обязательных к предоставлению документов сегодня относится также и штатное расписание.

Чаще всего подобная выписка необходима для получения определенной информации. Работнику необходимо будет написать специальное заявление – на его основании выдается выписка.

Правовое регулирование

При формировании выписки необходимо в обязательном порядке ознакомиться предварительно с законодательными актами, регулирующими данный вопрос.

Штатное расписание должно составляться непосредственно с учетом основных нормативно-правовых актов.

Наиболее существенными документами такого рода на данный момент являются следующие:

Важно помнить, что при составлении штатного расписания обязательно должны учитываться все положения трудового законодательства.

При обнаружении каких-либо нарушений такой документ может быть признан незаконным. Что приведет к необходимости проведения судебного разбирательства.

Как следствие – большое количество сложностей при организации коммерческой деятельности. Важно помнить, что судебная практика по трудовым спорам достаточно неоднозначна.

Законодательных актов, которые регулируют непосредственно формат составления выписки, не существует.

Именно поэтому в каждом отдельном случае необходимо составлять документ в зависимости от большого количества различного рода обстоятельств.

В первую очередь это касается формата самого штатного расписания, а также отраженных в нем данных. Сегодня можно найти в интернете образец в excel выписки из штатного расписания.

Как можно сделать выписку со штатного расписания сотрудников

Необходимо помнить, что рассматриваемого типа расписание должно обязательно соответствовать некоторым существенным требованиям.

В нем отражаются следующие данные:

Порядок составления выписки в каждом случае индивидуален, но чаще всего используется следующий алгоритм:

Важно помнить, что выписка вне зависимости от различного рода факторов всегда приравнивается к копии. Существует множество нюансов, связанных как с составлением выписки, так и с отображаемой в ней информации.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, можно отнести следующие:

• где взять бланк;
• если без окладов;
• для тендера;
• для СРО;
• заполненный пример.

Где взять бланк

Наименьшие сложности при составлении выписки обычно возникают на этапе составления бланка.

Так как он имеется в свободной доступе и является частью – форма №Т-3. Важно лишь помнить о необходимости соответствия данного документа установленным форматам.

Какие-либо расхождения не допускается. Проще всего скачать данный документ в формате Excel. После чего внести все необходимые данные.

Сам документ может быть составлен как на персональном компьютере, так и в письменной форме. Все зависит в первую очередь от технических возможностей работодателя.

Если без окладов

Нередко на многих предприятиях руководство с целью уменьшения величины оклада пытается составить штатное расписание без оклада.

Важно помнить, что подобное не допускается. Данный момент отражается в Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.

В разделе, где рассматривается формат документа №Т-3 указывается, что в графе №5 обязательно необходимо будет проставлять «Тарифную ставку».

Данный раздел может отражать:

• заработную плату в виде оклада;
• тарифную сетку;
• процентную ставку в зависимости от выручки;
• процент от прибыли;
• коэффициент трудового участия;
• иное.

В то же время важно помнить, что полное отсутствие оклада попросту не допускается. Данный момент отражается на законодательном уровне.

Кроме того, сегодня в соответствии с трудовым законодательством запрещается платить менее, чем МРОТ – минимальный размер оплаты труда.

На основании всех обозначенных выше причине недопустимо формировать выписку и само штатное расписание без окладов.

Для тендера

Сегодня для выполнения определенного заказа нередко назначается проведение торгов. При этом для выигрыша тендера потребуется формировать определенный пакет документов.

Он обязательно должен включать в себя штатное расписание. На основании данных из него будет осуществляться выбор определенной компании для решения каких-либо задач.

Для СРО

Для ведения определенного рода деятельности обязательно необходимо вступление в СРО – саморегулирующийся орган. Регистрация в подобного рода организациях необходима для монтажа пожарных систем и множества иных.

Необходимо обязательно подавать при регистрации специальный набор документов. Он включает в себя также выписку из штатного расписания. Для СРО она оформляется стандартным образом, каких-либо отличий не имеется.

Заполненный пример

Сегодня выписка из документа рассматриваемого типа обязательно должна включать в себя следующие данные:

• коды — ОКУД, ОКПО;
• наименование организации;
• номер документа и дата составления;
• длительность действия штатного расписания;
• кем утверждено;
• проставляется величина штата в единицах;
• формируется таблица со следующими столбцами:

1. Структурное подразделение — наименование, код.
2. Должность работника.
3. Тарифная ставка.
4. Надбавки.
5. Всего в месяц.
6. Примечание.

Обязательно наличие в нижней части документов следующих подписей с расшифровками:

• руководителя кадровой службы;
• главного бухгалтера.