Как сдать приказы в архив. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению. Оформление личного дела

П еред тем как разбираться с вопросом «в чьи руки могут быть переданы документы организации на дальнейшее хранение», необходимо уяснить 2 принципа:

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций - источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:

1. Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
   Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:
   • действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также
   • проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).
2. Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.
3. Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.
4. На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем - по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
   Среди критериев отбора выделяется:
   • особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги - награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);
   • место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).
5. Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива .
6. В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива .

На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения .

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций - источников комплектования архива . Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве - это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.

Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):

При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению . Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату . Следующее преимущество: если ликвидируется организация - источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.

Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:

• упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;
• составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;
• в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;
• ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);
• ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;
• по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1-9.7 Правил);
• разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);
• проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;
• участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;
• обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.

Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность , и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства . Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.

Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация , то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная - в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?

Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация . В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:

• Вышестоящая организация - она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.
• Ликвидационная комиссия - это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).
• Орган управления архивным делом - это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.
• Специализированный архив (центр) документов по личному составу - государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.

Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент - документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.

Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится . Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.

Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:

1. Согласно п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации.
2. Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и / или в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений).
3. От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ (Пример 1), а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом.
4. Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.) путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации. В случае судебного разбирательства это письмо будет использовано как подтверждение намерений предприятия, направленных на обеспечение сохранности документов (Пример 1).
5. Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение.
6. Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке.
7. Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение.
8. Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт - в зависимости от указаний архива.
9. После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе.
10. Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела в соответствии с п. 3.5-3.6 Правил; включены в описи дел в соответствии с пунктом 7.2 тех же Правил. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.
11. Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия (Пример 2). Как «вычислить» это архивное учреждение, мы поясним чуть ниже.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Если коротко, то на постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества.

Малые предприятия смогут передать свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника и вышестоящей организации. Скорее всего, их документы будут принимать в муниципальный архив.

Как ликвидируемой организации выяснить, в какой архив ей сдавать свои документы?

Во-первых, необходимо обратиться с этим вопросом в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (отталкиваться надо от юридического адреса, указанного в учредительных документах). Это шаг 4 описанного выше алгоритма. См. также Пример 1 - обратите внимание: здесь в письме уже фигурирует архив, в который организация предполагает сдать свои документы. Но письмо может быть составлено и иначе - с вопросом о том, в какой архив сдавать документы.

Во-вторых, чтобы определиться, в какое архивное учреждение можно сдать свои документы, организация может сначала просто позвонить в ближайший архив, который либо готов будет принять документы, либо отправит вас дальше «по нужному адресу». Первое обращение может быть и по телефону, и письменным с личным визитом (тогда на своем экземпляре письма попросите оформить отметку о его получении архивом). Второй вариант хорош тем, что ответить вам тоже должны будут официальным письмом, и отказ потом можно будет опротестовать, особенно если процесс с поиском архива начнет напоминать «игру в мячик», когда архивные учреждения будут вам отказывать одно за другим. Все эти отказы нужно коллекционировать и потом обращаться:

• сначала к исполнительной власти (подчеркивая социальную и иную значимость ваших документов):
  • в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.),
  • непосредственно к мэру или губернатору;
• и только потом - идти в суд (если потребуется).

Итак, если архивные учреждения отказали вам по каким-то основаниям в принятии документов на хранение, стоит обратиться сначала в их вышестоящую организацию и только потом идти в суд, приложив к заявлению и материалам дела все документы, подтверждающие досудебный порядок урегулирования спора.

При составлении искового заявления необходимо учесть, что:

• ответчиком должно быть надлежащее лицо - соответствующий архив, который действительно должен принять эти документы (и вот тут важно «не промахнуться»);
• изучите законодательство субъекта РФ об архивном деле, где находится ликвидируемое предприятие, в т.ч. нормативные акты муниципального образования об архивном деле;
• укажите конкретный перечень документов и количество единиц хранения. Документы, которые вы хотите передать на хранение в архивное учреждение, должны быть индивидуально определены;
• представьте доказательства того, что передаваемые на хранение документы имеют надлежащий вид (обработаны).

Анализ судебной практики выявляет следующий лейтмотив. Если возникает спор с архивом о приеме документов ликвидированной организации им на хранение, то задача суда - установить, к какой форме собственности относятся документы этой организации. От ответа на данный вопрос зависит, какой архив - государственный или муниципальный - обязан принять документы. При этом суды учитывают и социальную направленность хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате граждан (личных дел, лицевых счетов и т.п.) - ведь они необходимы для соблюдения социальных прав людей (чаще всего такие документы востребованы при назначении пенсий, но не только).

См. статью «Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив ». Вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения. Тонкости обработки документов по личному составу и «времянки» - в продолжении статьи в № 5’2012 и № 6’ 2012

Большинство судебных споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных государственных предприятий или тех, что были выведены из государственной собственности в частную путем приватизации. Ситуацию часто усугубляют:

• большие объемы накопившихся документов, включая советский период, особенно это касается дел по личному составу;
• неупорядоченность документов, претендующих на их сдачу в архив.

Есть еще один важный вопрос: что делать с документами временного хранения, срок хранения которых не истек к моменту ликвидации организации?

Если есть правопреемник, то данные документы передаются ему на дальнейшее хранение. Если нет правопреемника, но есть вышестоящая организация, то данные документы передаются ей.

Если нет правопреемника и вышестоящей организации, этот вопрос следует решать с архивом, в который будут передаваться документы постоянного хранения и по личному составу. Архив подскажет, как и с кем оформить эту процедуру в соответствии с пунктом 9.7.3 Правил.

Рассмотрим вариант передачи документов небольшого ООО. Организация такого типа при ликвидации должна уточнить в архиве, в который будет передавать документы, попала ли она в так называемую «выборку организаций» или нет.

Если попала, то необходимо подготовить и передать в архив документы:

• постоянного хранения и
• по личному составу.

В качестве примера приведем основные виды документов постоянного срока хранения:

• приказы по основной (профильной) деятельности;
• штатное расписание;
• лицензии, их дубликаты, заверенные копии;
• номенклатуры дел организации;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.);
• расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонды, отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию;
• книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих специальную систему налогообложения.

Если деятельность ликвидируемой организации представляет научно-практическое и историческое значение, то архив поможет определить, какие еще документы необходимо передать на постоянное хранение.

Но если деятельность ликвидируемой организации не представляет значимого интереса, то, . А вот документы по личному составу ликвидируемой организации (не имеющей вышестоящей структуры, правопреемника) архив в любом случае . Именно эти документы придадут уверенности гражданам (бывшим работникам организации) в завтрашнем дне.

Основные документы по личному составу (75 лет хранения):

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников);
• штатные расстановки (штатно-списочный состав работников с указанием Ф.И.О., должности и оклада);
• лицевые счета работников;
• рассчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты;
• ведомости на выдачу дивидендов (если выплачивались);
• личные дела работников;
• трудовые договоры, трудовые соглашения, договоры подряда;
• личные карточки работников (Перечень 2010 г., ст. 658).

Если лицевые счета и расчетно-платежные ведомости утрачены, то вместо этих документов необходимо включить в опись по личному составу другие документы с аналогичной информацией: налоговые карточки, декларации, сведения о доходах физических лиц.

Пример 3

Свернуть Показать

Допустим, были утрачены расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты за май 2012 года. Поэтому нужно внести в опись заменяющие документы, например, сведения о доходах физических лиц за 2012 год, чтобы восполнить утерянную информацию. Благодаря такой замене граждане, оформляющие пенсию, не пострадают.

Если какие-то документы были утрачены, то необходимо указать этот факт в колонке «Примечания» табличной части описи и в предисловии к ней.

Если же ликвидируемая организация достаточно крупная, то, возможно, архив потребует передать на хранение еще какие-то документы.

После обработки документов / оформления дел необходимо составить описи на передаваемые дела. Соединять дела постоянного хранения и по личному составу в единую опись категорически запрещено!

Документы по личному составу

Введение

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

2. Работа с документами по личному составу

.1 Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

Автобиография;

Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Экземпляр трудового договора с приложениями;

Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Документы об образовании (копии)

Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;

Лист - заверитель дела.

Личное дело ведут в одном экземпляре.

Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.

Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.

При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Итак, какие же документы ведутся по личному составу?

2.2 Краткое описание документов, входящих в состав личного дела

персонал документ дело личный

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.

Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. В приказе при приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение: с какой оплатой; с какого числа; вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству; особые условия работы- с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации). В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска. Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником

Дополнение к личному листку - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела: 1 - фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство; 2 - фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами.

Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию. В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся - приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления, характеристики, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий, а также все документы, входящие в личное дело.

Личное дело з аполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике и другие.

Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии и пр.

Заключение

Таким образом, документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся: резюмесоставляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиографияописывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета з аполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявлениясоздаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки -обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.

Личное дело заполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике.

Список литературы

1.Постановление Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2.Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.

.Делопроизводство на предприятии. Документы по личному составу / Под общей редакцией М.В. Стенюкова. - М.: Приор, 2001. - 208 с.

.Кадровое делопроизводство (1 часть) / Под ред. А.П. Паршиной. - Курск: РФЭИ, 2010. - 143 с.

5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

.Клоков И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

.Cерикова Г.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Г.Н. Серикова. - Томск: Изд-во ТПУ, 2007. - 111 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является , которая обеспечит его хранение.

Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.

Архивное законодательство о передаче документов
при ликвидации предприятий

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:
- первый вариант - это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
- второй вариант - передача такого архива в соответствующий государственный архив.

Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 "О создании архивов административных округов". Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.
Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.

Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать

В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
- установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
- подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
- приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
- должностные инструкции;
- личные дела уволенных сотрудников;
- трудовые договоры;
- личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
- характеристики работников;
- документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
- протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
- списки работников;
- указатели к приказам по личному составу;
- книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
- книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
- книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
- лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых - документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
- акты о несчастных случаях.
По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).

Как подготовить документы

Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы "передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии...". В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.

Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля - номер 7-к и т.п. Это - явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.

Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.

К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.

Личные дела

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.

Личные карточки

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.
Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах - в описи, предисловии к описи и т.п.

Лицевые счета по заработной плате

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

Трудовые книжки и иные невостребованные документы

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок "до востребования", а невостребованные - не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.

Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.

Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.

Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.
Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.

В четвертую графу вносится заголовок документа - его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) - прежняя или прежние фамилии.

В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.

Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.

Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел

После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.

При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.

Оформления обложки дела по личному составу.

Здесь остались незаполненными реквизиты "Код государственного архива", "Код организации" и "Наименование архивного учреждения". Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит "Том" не заполняется.

Сводная опись дел поличному составу.

Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела. Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

После завершения сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее - ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.

Что еще следует учесть

Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов. Причем следует помнить, что производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.

Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.

Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом - налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только "по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования", которое "оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов".

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
• тарификационные ведомости - 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

• помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области