Татьяна Быкова , доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук
Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.
Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Так что же такое «номенклатура дел»?
Определение и назначение номенклатуры дел
Пункт 75 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Для нас здесь важно следующее:
● номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;
● она содержит сроки хранения каждого дела;
● чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.
Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.
Конкретные функции номенклатуры таковы:
● используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;
● каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;
● нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
● классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;
● номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:
● Государственной системой документационного обеспечения управления и
● Основными правилами работы архивов организаций.
Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Порядок разработки и оформления номенклатуры дел
Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.
Пример 1
Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.
Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.
Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:
● систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
● включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
● конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
● систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании (группы компаний).
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:
● Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений;
● Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.
Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.
Какие документы включим в номенклатуру?
Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.
Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее - с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел.
Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.
Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.
В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).
Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Структура номенклатуры и порядок ее заполнения
Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.
В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.
В 1 графе проставляют индекс дела , включенного в номенклатуру.
Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см. графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.
Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например, если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия» имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс 03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» - 04-05 и т.д.
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме (то есть по основным направлениям деятельности), индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: 03-02, где «03» - это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама», «Финансы», «Кадры» и т.п.), «02» - порядковый номер дела внутри раздела.
Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. Например, 1-й приказ по основной деятельности в 2010 году может иметь № 01-03/1, где «01-03» - это индекс дела по номенклатуре, в который данный приказ будет подшит.
2 графа - это названия заголовков дел (правила их составления и систематизации подробно рассмотрены ниже).
В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.
В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню » указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года.
У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.
Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:
● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.);
● Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и т.д.
Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).
Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями.
В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.
В последней графе «Примечания » проставляются отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
Составление и систематизация заголовков (наименований) дел
К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Заголовки составляются из следующих элементов:
● указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
● название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
● обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
● указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
● период (даты), к которому относятся документы дела;
● указание копийности (наличия копий документов) дела.
В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:
● название вида дела или вида документа;
● указание на наличие копий, например, «Приказы по учебной работе. Копии». Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.
Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.
Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу, например, «Дело об организации центров молодежного творчества в Северо-Западном административном округе».
Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве административного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседаний научно-технического совета (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Встречается использование в заголовках терминов «материалы» и «документальные материалы». Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
● Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с компанией «Медиофарм» о поставках диабетических препаратов».
● Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например, «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
● Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например, «Переписка со спортивными школами Юго-Восточного административного округа об организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях».
● В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например, «Переписка об организации международной научно-практической конференции «Электронный документооборот».
Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов, а также протоколов в заголовке указываются вид документа и автора, например: «Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам», «Протоколы заседаний совета директоров».
Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой бухгалтерский отчет», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». Это связано с тем, что годовые и квартальные (или месячные) отчеты имеют разные сроки хранения.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (форма 10-ф)».
После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения, правила и т.п.) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения (положение, должностные инструкции). Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них - месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.
Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:
● «Переписка с компанией «ИНКОМ»,
● «Переписка с компанией «Корона»,
● «Переписка с компанией «Максигор».
● «Переписка с предприятиями Белгородской области»,
● «Переписка с предприятиями Вологодской области»,
● «Переписка с предприятиями Краснодарского края» и т.д.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Пример 2
Пример 3
Кто подписывает, согласует, утверждает номенклатуру дел организации и структурного подразделения
Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.
Номенклатура дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования. Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.
В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Сведения итоговой записи передаются в архив, о чем в номенклатуре ставится отметка с указанием должности лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой передачи данных.
К выписке из номенклатуры дел организации для структурного подразделения по окончании года составляется такая же итоговая запись, но с отметкой о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
В Примере 2 приведен образец оформления и заполнения номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней. Нужно обратить внимание на то, что в образце использован обычный шрифт для граф номенклатуры, которые заполняются сразу при ее составлении. Для граф, которые заполняются по окончании делопроизводственного года, использован курсив.
В Примере 3 показано, как будет выглядеть номенклатура дел структурного подразделения и итоговая запись к ней перед началом делопроизводственного года. Сравнив эти два примера, можно увидеть, что формы данных номенклатур дел очень похожи.
Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.
Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, с которым относятся документы дела, копийность документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».
Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата (-ов) или корреспондента (-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой САО г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Астрахани о назначении пенсий работникам ОАО».
Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.
Если документов сравнительной немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».
Если переписки много, то дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «ПРЕМЬЕР» о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».
При внесении в заголовки дел с перепиской административно-территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».
В случае включения в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за 2011 г.».
При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».
Название структурного подразделения и должностного лица – авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».
Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости – заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовков дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Лекция 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЦД
Для организации и проведения ЭЦД, образовавшихся в деятельности АО, их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения создается ЭК. Комиссия создается как постоянно действующая, ее председателем, как правило, назначается один из руководителей общества.
При наличии в АО крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей ЦЭК, а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – ЭК. ЭК организуют и проводят ЭЦД и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют ЭЦД в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.
ЭК общества создается как совещательный орган при руководстве общества. Положение о ЭК АО утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЭК должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.
ЭК создается приказом руководителя общества (не менее 3 человек). Должностной состав ЭК определяется каждым АО индивидуально. Как правило, в состав ЭК включают заведующего архивом, начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем ЭК, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.
При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.
ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседание ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.
Протоколы, содержащие решения об:
Одобрении описей на дела постоянного хранения;
Одобрении описей на дела по личному составу;
Одобрении проектов номенклатур дел;
Изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, -
Утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.
Таким образом, в делах службы ДОУ общества формируется отдельное дело «Протоколы заседаний экспертной комиссии ОАО за ___ год. В данное дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.
Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. На основании Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ данный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден генеральным директором общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка «ЭПК в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из состава таких дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляется в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел общества. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения ЭЦД.
В структурных подразделениях общества сотрудниками служба ДОУ выполняется оформление дел для сдачи в архив, составляются и оформляются описи дел. После их рассмотрения ЭК составляется акт о выделении к уничтожению документов, отобранных на первом экспертизы, за этот же период, за этот же период, за который составлены описи. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем согласно Положению о порядке и сроках хранения документов. По завершении этого этапа происходит передача документов в архив.
Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел общества. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей).
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за _____ год».
Дата дела может не указываться только на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовка дел.
Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точнгая датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является книга (журнал) регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, включенного в дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При оформлении даты применяется буквенно-цифровой способ.
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.
После завершения оформления дел в структурных подразделениях составляются и оформляются описи дел на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
· вопрос или краткое содержание документов дела; ,
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи дипломов»
«Протоколы собраний акционеров предприятия»
«Сводки по контролю исполнения документов».
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»
«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»
«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:
«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала».
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции».
Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название:
«Протоколы заседания Совета директоров».
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»
«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
«Переписка по научно-организационным вопросам».
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».
«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по основной деятельности за 2003 г.».
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:
«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»
«Сводный баланс доходов и расходов за 1 996 г.».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1 -ПС)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.».
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок: "разные документы", "общая переписка" и т.д.
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- - название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
- - автор документа (название организации, структурного подразделения);
- - корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
- - вопрос или краткое содержание документов дела;
- - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- - даты (период), к которым относятся документы дела;
- - указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
- - "Журнал учета выдачи дипломов";
- - "Протоколы собраний акционеров предприятия";
- - "Сводки по контролю исполнения документов".
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
- - "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...";
- - "Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета..."
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы".
В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
- - "Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)";
- - "Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)".
Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело". Например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".
Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: "Переписка с, заказчиками о сроках поставки продукции".
Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название.
Например: "Протоколы заседания совета директоров".
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:
- - "Переписка с Росархивом о...";
- - "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: "Переписка по научно-организационным вопросам".
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: "Переписка с производственным объединением "Алмаз" (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции".
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например: "Приказы по основной деятельности за 2013 г.".
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал.
Например: "Бизнес-планы филиалов на 2014 г."; "Сводный баланс доходов и расходов за 2013 г.".
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: "Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)".
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: "Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии".
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
6.1.В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все направления деятельности организации, в том числе образующихся в деятельности общественных организаций.
6.2.В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».
6.2.1.Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела отдельно
или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «ДСП».
6.3.В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
6.4.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
6.5.В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.
6.6.Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
6.7.Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная переписка», «материалы проверок» и т.д.).
6.8.В начале заголовка указывается вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов, составляющих дело (приказы, протоколы, акты и т.д.).
Затем в логической последовательности располагаются следующие элементы заголовка:
Адресат или корреспондент документа (название организации, которой будет направлен или от которой получен документ),
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела,
Даты (период), к которым относятся документы дела,
Указание на копийность документов дела.
Например: «Приказы управляющего региональным отделением Фонда по основной деятельности», «Целевая комплексная программа развития библиотечного дела в крае на 2000-2005 годы», «Положения, инструкции, методические рекомендации, присланные для сведения», «Годовой план лесхоза по финансированию операционных затрат на лесное хозяйство. Копия».
6.9.В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
6.10.В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка или сразу за словом «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле.
Например: «Документы (предложения, справки, заявки, автобиографии) на получение грантов», «Документы, характеризующие лесной фонд (таксационные описания, схемы лесхозов, планы лесонасаждений, планы охотугодий, планшеты)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.
Например: «Документы к протоколам заседания ученого совета института».
6.11.В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например: «Переписка с администрациями субъектов РФ об исполнении бюджетов социального страхования», «Переписка с управлением лесами по вопросам финансирования».
6.12.В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: «Годовой план работы отдела», «Квартальные бухгалтерские отчеты и документы к ним».
6.13.Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела.
