Оформление служебных документов в органах прокуратуры. Основы делопроизводства в органах прокуратуры. Вся документация делится на три документопотока

Транскрипт

1 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) АКАДЕМИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И. И. ГОЛОВКО, Э. Р. ИСЛАМОВА, Д. М. ПЛУГАРЬ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ Учебное пособие Санкт-Петербург 2015

2 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) АКАДЕМИИ ГЕНЕРАЛЬНОЙ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И. И. ГОЛОВКО, Э. Р. ИСЛАМОВА, Д. М. ПЛУГАРЬ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ Учебное пособие Санкт-Петербург

3 УДК 34::651(075) ББК 67.72я73 Г61 Р е ц е н з е н т ы М. Н. СМИРНОВА, начальник отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры Санкт-Петербурга. Е. А. БЕЛОУСОВА, профессор и.о. заведующего кафедрой уголовно-правовых дисциплин Санкт-Петербургского имени В. Б. Бобкова филиала Российской таможенной академии, кандидат юридических наук, доцент. Г61 Головко, И. И. Основы делопроизводства в органах прокуратуры: учебное пособие / И. И. Головко, Э. Р. Исламова, Д. М. Плугарь. Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский юридический институт (филиал) Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, с. В учебном пособии рассматриваются вопросы, составляющие основу делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации: правовая основа делопроизводства в органах прокуратуры; организация работы прокуратуры; правовые основы работы с обращениями граждан; организация документооборота в органах прокуратуры; организация работы архива; классификация архивных документов; язык и стиль служебного документа; использование современных компьютерных технологий в документообороте органов прокуратуры. Пособие предназначено для использования в учебном процессе подготовки, профессиональной переподготовки и повышения квалификации прокурорских кадров, а также для прокурорских работников, в должностные обязанности которых входит осуществление делопроизводства в органах прокуратуры, иных прокурорских работников. УДК 34::651(075) ББК 67.72я73 Санкт-Петербургский юридический институт (филиал) Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации,

4 ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Правовые основы делопроизводства в органах прокуратуры Организация делопроизводства в органах прокуратуры Контроль за исполнением документов Правила оформления документов Составление номенклатуры дел. Формирование дел, надзорных и наблюдательных производств Правила хранения документов Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа 106 ЛИТЕРАТУРА. 124 Приложение Приложение

5 Вопросы документационного обеспечения деятельности прокуратуры всегда относились к числу ключевых. В связи с этим издан Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от, которым утверждена Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Федеральные государственные гражданские служащие это категория должностных лиц, служба которых в органах и организациях прокуратуры регламентируется нормами Федерального закона от ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Перечень должностей федеральной государственной гражданской службы в органах прокуратуры Российской Федерации определен Указом Президента Российской Федерации от «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы» (раздел 17 Реестра). Полное наименование и численность должностей федеральной государственной гражданской службы указываются в конкретных организационно-распорядительных документах органов и организаций прокуратуры, определяющих их структуру и штатную численность 1. Данные должности включены в штаты Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратур субъектов Российской Федерации в виде должностей специальных подразделений, 1 Например, приказы Генерального прокурора Российской Федерации от «Об образовании Уральской транспортной прокуратуры» и от ш «Об образовании прокуратуры Республики Крым и прокуратуры города Севастополя в системе прокуратуры Российской Федерации». 4

6 осуществляющих документационное обеспечение, деятельность в области планирования, труда, финансового, бухгалтерского учета и отчетности, а также материальнотехнического обеспечения, эксплуатации зданий и транспорта. Численность федеральных государственных гражданских служащих в прокуратурах субъектов Российской Федерации может достигать 20% от всей штатной численности прокуратуры. В районных (городских) прокуратурах указанная категория служащих представлена специалистами, непосредственно осуществляющими делопроизводство. Необходимо также отметить, что делопроизводство в органах прокуратуры наравне со специалистами осуществляют инспекторы (секретари). Надлежащее исполнение требований нормативных актов и должностных обязанностей делопроизводителями является одним из необходимых условий своевременного поступления (отправки) документов, обеспечивает сохранность и учет документов в органах прокуратуры, обмен информацией, передачу сведений о результатах деятельности прокуратуры в вышестоящие прокуратуры и иным лицам. В свою очередь, надлежащий уровень данной деятельности обеспечивает полноту и своевременность решения поставленных перед органами прокуратуры задач. Своевременное и качественное решение задач делопроизводителем базируется на его профессиональных знаниях и навыках. 5

7 1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ Современные правовые основы делопроизводства в органах прокуратуры представляют собой совокупность нормативных правовых актов. В Российской Федерации отсутствует единый нормативный правовой акт, объединяющий правила делопроизводства. Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства можно разделить на две группы: первую составляют акты, содержащие отдельные требования к организации делопроизводства и оформлению документов, вторую образуют акты, целиком посвященные данным вопросам. Основополагающие для делопроизводства нормы содержатся в ч. 1 ст. 68 Конституции Российской Федерации, согласно которой государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. В целях реализации данного положения Основного закона страны был принят Федеральный закон от ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», согласно ст. 3 которого государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Кроме того, действует Закон Российской Федерации от «О языках народов Российской Федерации», которым регламентируются вопросы использования языков в официальном делопроизводстве. Так, согласно ст. 16 названного Закона на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. 6

8 В соответствии со ст. 17 этого же Закона официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации. С учетом этих положений закона п. 1.4 Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации установлено, что делопроизводство в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на Государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение. Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации. Во исполнение ч. 1 ст. 70 Конституции Российской Федерации был принят Федеральный конституционный закон от ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», которым установлены Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования. Требования данного Закона и принятого в соответствии с ним постановления Правительства Российской Федерации от «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны учитываться при изготовлении бланков документов и печатей органов прокуратуры. Отдельные нормы Федерального закона от «О прокуратуре Российской Федерации» также регулируют сферу делопроизводства. Например, п. 4 ст. 5 данного Закона предусмотрено, что ознакомление гражданина с материалами проверки осуществляется по решению прокурора, в производстве которого находятся соответствующие материалы, либо вышестоящего прокурора, принятому по результатам рассмотрения обращения гражданина, если материалы непосредственно затрагивают его права и свободы. Не могут быть предоставлены гражданину для ознакомления документы, имеющиеся в материалах проверки и содержащие сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. Решение об ознакомлении гражданина с материалами проверки либо мотивированное решение об отказе в ознакомлении с материалами проверки принимается в 10-дневный срок со дня подачи обращения гражданина. В случае принятия решения об отказе в ознакомлении с материалами проверки гражданину разъясняется право обжаловать принятое решение выше- 7

9 стоящему прокурору и (или) в суд. Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации» Генеральный прокурор Российской Федерации наделен полномочиями по изданию обязательных для исполнения всеми работниками органов и организаций прокуратуры приказов, указаний, распоряжений, положений и инструкций, регулирующих вопросы организации деятельности системы прокуратуры Российской Федерации и порядок реализации мер материального и социального обеспечения указанных работников. При ведении кадрового делопроизводства и работе с персональными данными следует соблюдать требования ст Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации», которой предусмотрен порядок ведения личных дел прокурорских работников, а также обработки их персональных данных. В сфере делопроизводства органов прокуратуры не могут не учитываться и нормы Федерального закона от ФЗ «О персональных данных», регулирующие отношения, связанные с обработкой персональных данных, а также Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от К числу нормативных правовых актов, содержащих отдельные положения о делопроизводстве, относится и Федеральный закон от ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которым регламентируются отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Данным Законом регулируются вопросы документирования информации и закрепляются ключевые понятия «конфиденциальность информации», «предоставление информации», «распространение информации», «документированная информация», «электронный документ» и др. Федеральный закон от ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» содержит легальное определение понятия «документ». Другим важным нормативным актом является Федеральный закон от ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», которым устанавливаются порядок и сроки рассмотрения обращений граждан государственными органами и их должностными лицами, в том числе органами прокуратуры. Отдельные вопросы сферы делопроизводства регламентируются Федеральным законом от ФЗ «Об обеспечении 8

10 доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», в частности вопросы, касающиеся размещения информации о деятельности органов прокуратуры в помещениях, занимаемых ими, и иных отведенных для этих целей местах, порядка и сроков рассмотрения запросов информации о деятельности органов прокуратуры. Ежедневно делопроизводители органов прокуратуры почтовой связью получают и отправляют многочисленные документы, в связи с чем необходимо знать положения Федерального закона от ФЗ «О почтовой связи», регламентирующие правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи. В развитие норм названного Федерального закона «О почтовой связи» Приказом Минкомсвязи России от утверждены Правила оказания услуг почтовой связи, регулирующие взаимоотношения пользователей услуг почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливающие права и обязанности указанных операторов и пользователей. Нередко в органах прокуратуры возникает необходимость направления телеграмм, при оформлении которых следует руководствоваться Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от В целях надлежащей организации хранения документов в органах прокуратуры должны соблюдаться требования Федерального закона от ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», из преамбулы которого следует, что он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их формы собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В соответствии с данным Законом принят приказ Минкультуры России от «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Среди подзаконных нормативных правовых актов, полностью посвященных вопросам делопроизводства, центральное место занимают Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от, закрепляющие ос- 9

11 новные понятия в сфере делопроизводства («документ», «документооборот», «документирование», «делопроизводство» и др.), устанавливающие требования к созданию документов, организации документооборота, формированию документального фонда, предусматривающие особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. В системе ведомственных правовых актов органов прокуратуры основным документом в рассматриваемой сфере является Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Данный документ на единой основе устанавливает систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других приравненных к ним территориальных и иных специализированных прокуратурах, в научных и образовательных организациях Генеральной прокуратуры Российской Федерации, определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях. На организационно-распорядительные, информационно-справочные документы, на процессуальные, финансовые и другие документы положения Инструкции распространяются только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив. Среди организационно-распорядительных документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации также следует выделить приказ Генерального прокурора Российской Федерации от «Об утверждении и введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации» (Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан), устанавливающий единый порядок рассмотрения обращений и организации приема граждан, и приказ от «Об утверждении Регламента Генеральной прокуратуры Российской Федерации». Организация оперативного хранения документов в органах прокуратуры невозможна без учета требований приказа Генерального прокурора Российской Федерации от «О введении в действие Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения». 10

12 Важные положения содержатся в государственных стандартах (далее ГОСТы). В сфере делопроизводства применяются следующие ГОСТы: ГОСТ Р Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден Приказом Росстандарта от ст. В данном стандарте реализованы нормы Федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «Об архивном деле в Российской Федерации». Стандартом установлены термины и даны определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела («делопроизводство», «документационное обеспечение», «архивное дело»). Термины, установленные стандартом, рекомендованы для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ; ГОСТ Р ИСО Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Утвержден Приказом Ростехрегулирования от ст; ГОСТ Р Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден Постановлением Госстандарта России от ст. Устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; ГОСТ Р Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. Утвержден Постановлением Госстандарта России от ст; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Утверждена Приказом Главархива СССР от; ГОСТ Государственный стандарт Союза ССР. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. Утвержден Госстандартом СССР

13 Единственная норма, устанавливающая ответственность за несоблюдение правил делопроизводства, содержится в ст Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и предусматривает административную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в качестве наказания установлены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 р.; на должностных лиц от 300 до 500 р.). 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ В учебной и научной литературе различных областей знаний термин «организация» понимается неодинаково. В философии одним из определений данного понятия является следующее: организация совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого 2. Организация работы прокуратуры понимается также как процесс, система повторяющихся действий: выявление потребности в выполнении определенного вида и объема работы, в формировании конкретного направления деятельности; создание организованной системы, которая будет осуществлять деятельность, ее структурирование, определение взаимосвязей между элементами системы, принципов деятельности (зонального, предметного, смешанного); подбор и расстановка кадров, определение их полномочий; установление, поддержание и развитие необходимых организационно-правовых и материально-технических условий функционирования организационной структуры 3. В числе условий эффективного функционирования организационной структуры прокуратуры необходимо назвать информационно-аналитическую работу, планирование деятельности, материаль- 2 Философский энциклопедический словарь / гл. ред. Л. Ф. Ильичев, П. Н. Федосеев, С. М. Ковалев, В. Г. Панов. М., Основы организации и управления в органах прокуратуры Российской Федерации: учебник / Институт повышения квалификации руководящих кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации. М., С

14 но-техническое обеспечение, делопроизводство, учет результатов деятельности и их оценку 4. Организация работы любой организации или органа как системное явление включает взаимодействие элементов по вертикали (субординационные и реординационные отношения), по горизонтали (координация деятельности) 5. Взаимодействие тесно связано с таким аспектом, как управление, которое понимают как воздействие субъектов управления на объекты с целью достижения согласованных результатов. Этапы управленческого процесса взаимосвязаны, их последовательность составляет единый управленческий цикл, его основные и необходимые этапы: сбор и анализ информации, принятие на этой основе управленческих решений, организацию исполнения решений, контроль 6. Осуществление всех этапов управления органом прокуратуры подразумевает создание (поступление) соответствующих документов, их направление в иные органы и лицам, учет и хранение. Как верно отмечают ученые, качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает и приводит в целенаправленное движение все органы управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению 7. Правовой основой управления системой органов прокуратуры выступают Конституция Российской Федерации, Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации», указы Президента Российской Федерации, подзаконные нормативные правовые акты, организационно-распорядительные акты Генерального прокурора Российской Федерации. Деятельность прокуратуры города, района в конкретных направлениях регулируется отраслевыми приказами Генерального прокурора Российской Федерации. Основные понятия Ученые в области документоведения выделяют три основных составляющих содержания термина «документ»: 4 Там же. 5 Там же. С Там же. С Ларин М. В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: автореф. дис. д-ра ист. наук. М., С

15 документ материальный объект; документ носитель информации; документ документированная информация. Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования 8. Определения основных понятий сформулированы в некоторых законодательных и подзаконных актах (табл. 1). Т а б л и ц а 1 Архив Термин Определение Источник АИК «Надзор» Архивное дело в Российской Федерации Учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов Автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура «Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации» (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система АИК «Надзор» Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Архивный Материальный носитель с зафикси- Федеральный закон 8 Там же. С

16 документ Архивный фонд Аудиовизуальный документ Видеодокумент Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Государственный архив Графический документ Дело рованной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой Документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном ст. 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и 15 «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ГОСТ Р ГОСТ Р Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Делопроизводство Правила делопроизводства в федераль-

17 Документ Документационное обеспечение (управления),доу Документирование Документооборот Дубликат документа Единица хранения документов на бумажной основе (дело) Изобразительный документ организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти Материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения Официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами Фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки Повторный экземпляр подлинника документа Совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку Документ, воспроизводящий внешний вид и (или) внутреннюю структуру какого-либо объекта Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления 16 ных органах исполнительной власти Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от ГОСТ Р Информация Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Информация о Информация (в том числе документи- Федеральный закон

18 деятельности государственных органов и органов местного самоуправления Информация о деятельности органов прокуратуры Российской Федерации рованная), созданная в пределах своих полномочий государственными органами, их территориальными органами, органами местного самоуправления или организациями, подведомственными государственным органам, органам местного самоуправления, либо поступившая в указанные органы и организации. К информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления относятся также законы и иные нормативные правовые акты, а к информации о деятельности органов местного самоуправления муниципальные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и организаций, иная информация, касающаяся их деятельности Информация (в том числе документированная), созданная в пределах своих полномочий главными управлениями, управлениями и отделами Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратурами субъектов Российской Федерации, приравненными к ним военными прокуратурами и иными специализированными прокуратурами, прокуратурами городов, районов, приравненными к ним другими территориальными прокуратурами, военными и иными специализированными прокуратурами, Академией Генеральной прокуратуры Российской Федерации либо поступившая в указанные органы прокуратуры. К информации о деятельности органов прокуратуры относятся также законы и иные нормативные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов, иная информация, касающаяся их деятельности 17 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от «Об организации работы по обеспечению доступа к информации о деятельности органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации» П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Кинодокумент Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фото- ГОСТ Р

19 Контроль исполнения документов Копия документа Муниципальный архив Номенклатура дел Обращение гражданина Письменный документ Подлинник документа графическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений динамичных образов Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов Систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения Направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности Первый или единственный экземпляр документа 18 ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ГОСТ Р Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти П р о д о л ж е н и е Термин Определение Источник Постоянное хранение докумен- Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без Федеральный закон «Об архивном деле в

20 тов Архивного фонда Российской Федерации Регистрация документа Реквизит документа Система электронного документооборота Служба делопроизводства Средства защиты информации Текстовой документ Фонодокумент Фотодокумент определения срока (бессрочное) Российской Федерации» Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним Структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти Технические, криптографические, программные и другие средства, предназначенные для защиты сведений, составляющих государственную тайну, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля эффективности защиты информации Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений статичных образов Изучение документов на основании критериев их ценности в целях 19 Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе Обязательный элемент оформления документа Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Закон Российской Федерации «О государственной тайне» ГОСТ Р ГОСТ Р ГОСТ Р О к о н ч а н и е Термин Определение Источник Экспертиза ценности докумен- Федеральный закон «Об архивном деле в

21 тов Электронный документ Электронный образ документа Юридическая сила документа определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах Документооборот с применением информационной системы Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе Свойство официального документа вызывать правовые последствия. Юридическая сила документа основана на соответствии документа предъявляемым к такого вида документам требованиям, на наличии в документе совокупности обязательных реквизитов. Отсутствие юридической силы документа не влечет правовых последствий Российской Федерации Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Электронный документооборот Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р Не так давно введен в научный и деловой оборот термин «управление документацией». Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента применительно к любой организации структуре, соответствующей правовому понятию органи- 20

22 зации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности 9. Авторы учебных пособий в сфере делопроизводства выделяют следующие виды документов по признаку наименования: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут различаться: по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных организаций; по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации информации: письменные, графические, фото-, кинодокументы и т. д. 10 Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации выделяет следующие виды документов: организационно-распорядительные, информационносправочные, процессуальные, финансовые, секретные, содержащие служебную информацию ограниченного доступа и др. (п. 1.3 Инструкции). Объект делопроизводства В органах прокуратуры Российской Федерации, в научных и образовательных организациях Генеральной прокуратуры Российской Федерации объектом делопроизводства признается документированная информация, с которой осуществляется регламентиро- 9 Ларин М. В. Указ. соч. С Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие. 3-е изд. М. ; Новосибирск, (Серия «Высшее образование»). С

23 ванная правовыми актами деятельность уполномоченных структурных подразделений и лиц. Цели, задачи делопроизводства В качестве общей цели служб документационного обеспечения управления в различных организациях указываются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления 11 ; управление информационными ресурсами организаций 12, обеспечение сохранности документов 13. В деятельности органов прокуратуры цели отдела общего и особого делопроизводства определяют, например, следующим образом: обеспечение делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области и режима секретности, совершенствование делопроизводства и повышение квалификации прокурорских и других работников в этой области 14. Применяя научные положения и апробированную практикой систему целей, определим цель служб делопроизводства (в прокуратуре города, района специалистов) органов прокуратуры следующим образом организация и совершенствование делопроизводственного обеспечения управления. Достижение поставленной цели обеспечивает успешное решение задач делопроизводства в органах прокуратуры, для определения которых надлежит обратиться к учебным изданиям в области делопроизводства. В определенной степени указанные в них задачи служб делопроизводственного обеспечения управления можно отнести к общим: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота, количества форм документов; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; 11 Там же. С Ларин М. В. Указ. соч. С Там же. С Прокуратура Вологодской области: сайт. URL: struct/1108/ (дата обращения). 22

24 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров 15. В органах прокуратуры задачи служб делопроизводства (в прокуратуре города, района специалистов) определяются на основе целей и с учетом специфики деятельности органов прокуратуры (табл. 2). Подразделение, осуществляющее делопроизводство Задачи Т а б л и ц а 2 Управление документационного и методиниями Генеральной прокуратуры Российской Федерации Техническое исполнение подготавливаемых подразделеческого обеспечения документов; Генеральной прокуратуры Российской Фе- прокуратуры Российской Федерации; ведение делопроизводства и архивного дела в органах дерации прием, обработка, регистрация и разметка корреспонденции; отправка документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации 16 Отдел общего и особого делопроизводства ботников прокуратуры области; Обеспечение делопроизводственного обслуживания ра- прокуратуры Тюменской области лопроизводства в структурных подразделениях аппарата методическое руководство и контроль за состоянием де- прокуратуры области и окргоррайпрокуратурах; обеспечение режима секретности при выполнении всех видов секретных работ, обращении с секретными документами; организация секретного делопроизводства; предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к секретным сведениям, содержащимся в документах; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов в структурных подразделениях прокуратуры области к передаче в архив; совершенствование форм и методов работы с документами Кирсанова М. В. Указ. соч. С Положение об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, утвержденное Генеральным прокурором Российской Федерации Прокуратура Тюменской области: сайт. URL: ru/activities/ documenti/ (дата обращения:). 23

25 О к о н ч а ние Подразделение, осуществляющее Задачи делопроизводство Отдел общего и особого делопроизводства ции, подготовки, оформления, размножения, контроля за Обеспечение единого порядка приема, учета, регистра- прокуратуры Ивановской области формирования их в дела и надзорные производства; исполнением документов; хранения и использования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации; разработка предложений по совершенствованию делопроизводства, организация их внедрения 18 Отдел общего и особого делопроизводства секретного; Организация и ведение делопроизводства, в том числе прокуратуры Вологодской области ции по делопроизводству в органах и учреждениях про- проведение проверок исполнения требований Инструккуратуры Российской Федерации, в том числе режима секретности в структурных подразделениях прокуратуры области и подчиненных прокуратурах, оказание практической помощи; изучение и обобщение состояния делопроизводства в органах прокуратуры, в том числе секретного; осуществление мероприятий по изучению требований Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации в прокуратуре области, а также по повышению профессионального мастерства специалистов горрайспецпрокуратур, организация их стажирования; осуществление методического руководства и контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях прокуратуры области и подчиненных прокуратурах 19 Функции службы делопроизводства Основой определения функций служб делопроизводства органов прокуратуры выступают возложенные на них задачи. В науке высказано мнение о том, что управление документами выполняет функцию обеспечения целенаправленной деятельности организаций 20. В публикациях, посвященных вопросам делопро- 18 Прокуратура Ивановской области: сайт. URL: delopr/ (дата обращения:). 19 Прокуратура Вологодской области: сайт. URL: struct/ 1108/ (дата обращения:). 20 Ларин М. В. Указ. соч. С

26 изводства, указываются следующие типовые функции служб документационного обеспечения управления: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; осуществление обработки, регистрации документов и учебносправочной работы по документам; организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов; разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов, информации; организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив; организация работы архива в соответствии с законодательством Российской Федерации по архивному делу; повышение квалификации работников службы делопроизводства; организация рабочих мест, в том числе их автоматизация 21. Эти общие положения в определенной степени сходны с функциями структурных подразделений, осуществляющих делопроизводство (в прокуратуре города, района специалистов и инспекторов) органов прокуратуры, которые также определяются как задачи этих служб и сотрудников (табл. 3). 21 Кирсанова М. В. Указ. соч. С

27 Подразделение, осуществляющее делопроизводство Функции Т а б л и ц а 3 Управление документационного и методиче- работ в соответствии с требованиями Инструкции по Выполнение печатных и копировально-множительных ского обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации; делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации осуществление методического руководства и контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела в органах прокуратуры; осуществление мероприятий по повышению квалификации начальников отделов общего и особого делопроизводства подчиненных прокуратур, организация и проведение их стажирования; организация приема документов на архивное хранение, обеспечение их учета и сохранности, проведения экспертизы ценности документов, отбора их на уничтожение, а также подготовки и передачи документов в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение; осуществление контроля за соответствием требованиям Инструкции по делопроизводству и другим нормативным актам изготавливаемых гербовых бланков Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также за соблюдением порядка их использования; регистрация входящих в Генеральную прокуратуру Российской Федерации документов; обработка исходящей корреспонденции Генеральной прокуратуры Российской Федерации; прием, регистрация и отправка телеграмм, телетайпограмм и факсимильных сообщений; прием, обработка и регистрация обращений, поступающих в Интернет-приемную Генеральной прокуратуры Российской Федерации 22 Отдел общего и особого Проведение проверки организации делопроизводства в делопроизводства прокуратуры Тюменской сти и окргормежрайпрокуратурах; структурных подразделения аппарата прокуратуры обла- области изучение и обобщение состояния делопроизводства в прокуратуре области, в том числе секретного делопроизводства, разработка предложений по его совершенствованию, распространение положительного опыта; 22 Положение об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, утвержденное Генеральным прокурором Российской Федерации

28 О к о н ч а ние Подразделение, осуществляющее Функции делопроизводство осуществление мероприятий по изучению Инструкции по делопроизводству в прокуратуре области, а также по повышению профессионального мастерства специалистов, ответственных за делопроизводство, в подчиненных прокуратурах, организация их стажирования, заслушивание их отчетов; осуществление организаторской работы и контроля за исполнением регламента прокуратуры области в части делопроизводства, документооборота; содействие укреплению исполнительской дисциплины, повышению ответственности должностных лиц за исполнением распоряжений и поручений 23 Отдел общего и особого делопроизводства поступающей, внутренней и отправляемой корреспон- Осуществление своевременной и правильной обработки прокуратуры Ивановской области работы по ним; денции, регистрации документов и учетно-справочной осуществление контроля за правильностью оформления документов, сроками их исполнения; обеспечение машинописного и компьютерного изготовления документов, их копирования и оперативного размножения; участие в составлении номенклатуры дел структурных подразделений и составление сводной номенклатуры дел; обеспечение хранения документов и их оперативного использования; ведение секретного делопроизводства прокуратуры области, контроль за соблюдением работниками правил работы с секретными документами; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив; организация работы архива в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации; оказание методической помощи в организации и контроль за состоянием делопроизводства в нижестоящих прокуратурах; взаимодействие со старшим помощником прокурора области по кадрам по вопросам подбора и расстановки кадров в отделе и повышения их квалификации (стажировок, учебы). Функции режимно-секретного подразделения возлагаются на начальника отдела Прокуратура Тюменской области: сайт. URL: activities/ documenti/ (дата обращения:). 27

1. Общие положения 1.1. Управление делами (далее Управление) структурное подразделение федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Санкт-Петербургский политехнический

ПСП 1010-14 Выпуск 1 Изменение Экземпляр Лист 1/12 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Настоящее положение об Управлении делами является внутренним документом Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

ГСДОУ Приложение 12 Примерное положение о службе документационного обеспечения управления 1. Общие положения 1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Петербургский государственный университет путей сообщения Императора

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» (ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)

4 1. Общие положения 1.1. Канцелярия структурное подразделение федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Санкт-Петербургский политехнический университет

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ

От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Уральский государственный юридический университет» Текущее (оперативное) хранение документов кадровой службы. Опыт

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Орский гуманитарно-технологический институт (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах

УТВЕРЖДЕНО приказом Финуниверситета от 24.12.2014 2476/о (с изменениями, внесенными приказом Финуниверситета от 12.10.2016 1965/о) ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении делопроизводства и архива 1. Общие положения 1.1.

П II 30-01 Лист: 1 УТВЕРЖДАЮ Директор ГБПОУ ВО «ВГПГК» Л.И. Анищева «14»_ сентября 2015 г. Система менеджмента качества в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001 ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ Положение П II 30-01 Введена

Серия «Управление образованием» В.С. Басюк ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДОШКОЛЬНЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧАСТЬ 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Москва 2016 Содержание ВВЕДЕНИЕ...............................

Положение о Федеральной архивной службе Российской Федерации Документ утратил силу в связи с реорганизацией Федеральной архивной службы в Федеральное архивное агентство согласно Указу Президента Российской

Приложение 6 к решению й сессии Симферопольского городского совета от г. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СИМФЕРОПОЛЯ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИНЯТО

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 27 марта 2009 г. N 93 О РЕАЛИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 26.12.2008 N 294-ФЗ "О ЗАЩИТЕ ПРАВ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ ПРИ

Федеральная таможенная служба Государственное казенное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российская таможенная академия» Владивостокский филиал УТВЕРЖДАЮ Директор Владивостокского

Документирование хозяйственной деятельности Лекция 1:Документационное обеспечение - основа технологии управления. Список литературы 1. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления):

П О Л О Ж Е Н И Е об отделе кадровой и организационной работы Департамента социальной защиты населения Ивановской области 1.Общие положения 1.1. Отдел кадровой и организационной работы (далее - Отдел)

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 21.12.2015 311-РГ г. Екатеринбург О внесении изменений в Правила делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛУШТЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 27 февраля 2015 года 29-р г. Алушта Об утверждении Положения об отделе делопроизводства и контроля В соответствии с Федеральным

Место дисциплины в структуре образовательной программы Дисциплина «Основы делопроизводства» Б1.Б.17 согласно ФГОС ВО является дисциплиной базовой части учебного плана. Согласно ФГОС ВПО базовой дисциплиной

1. Общие положения 1.1. Центр менеджмента качества и документационного обеспечения федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Сибирский

2 3 Приложение 7 к приказу от 12.01.2015 01 ОД ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ НИЖНЕВАРТОВСКОГО ЭКОНОМИКО-ПРАВОВОГО ИНСТИТУТА (ФИЛИАЛА) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО

Администрация муниципального образования город Салехард ПОСТАНОВЛЕНИЕ О внесении изменения в постановление Администрации города Салехарда от 17 октября 2012 года 523 В целях приведения муниципальных правовых

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений

Лист 1/7 Лист 2/7 Положение об Отделе документации и контроля (далее отдел или ОДиК) разработано в соответствии со стандартом ВУЗа, Методической инструкцией системы качества «Общие требования к построению,

ПОЛОЖЕНИЕ о муниципальном архиве Администрации Константиновского района I. Общие положения 1.1. Администрация Константиновского района (далее Администрация) в целях эффективной организации архивного дела

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 12 апреля 2016 года 169 г. Луганск Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Луганской Народной Республики В соответствии

РЕСПУБЛИКА КРЫМ ЕВПАТОРИЙСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ Р Е Ш Е Н И Е I созыв Сессия 10 22 декабря 2014г. г. Евпатория 1-10/20 Об учреждении архивного отдела администрации города Евпатории Республики Крым и утверждении

ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРОКУРАТУРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 06.2017 г. Оренбург О порядке рассмотрения обращений в органах прокуратуры Оренбургской области В соответствии с требованиями приказа

ББК 65.9(2)212.86я22 УДК 651.4(03) Р59 Р59 Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. 2-е изд., обновленное (+CD). СПб.: Питер, 2011. 176 с.: ил. (Серия «Современный офис-менеджмент»). ISBN 978-5-49807-132-9

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ОБЩЕРОССИЙСКИЙ ПРОФСОЮЗ ОБРАЗОВАНИЯ) ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ПРОФСОЮЗА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 7 июня 2012 г. г. Москва 10 Об утверждении Правил

ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 23.10.2012 413-п г. Иваново Об утверждении Положения об управлении по информатизации Ивановской области В соответствии с частью 5 статьи 11 Закона Ивановской

Минобрнауки России Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сыктывкарский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «СыктГУ») ПРИКАЗ < > 7?

На главную страницу УТВЕРЖДЕНЫ приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. 76 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти I. Общие положения

1 Общие положения 1.1. Положение составлено в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 и документов СМК. 1.2. Административно-кадровый отдел (далее АКО) является структурным подразделением Смоленского

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «Кемеровский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ И.о.

Цель проекта: Научиться организовывать эффективный документооборот на предприятии Узнать правовые основы подготовки и оформление документов Определить место службы делопроизводства в системе управления

2 I. Общие положения 1.1. Настоящее Положение об отделе управления качеством образования и правового обеспечения (далее Положение) является локальным нормативным актом системы менеджмента качества образования

ПОСТАНОВКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЕ ОБРАЗОВАНИЯ СОСНОВОБОРСКОГО РАЙОНА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Горбатова А.В. Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Пензенский

Научно-исследовательский институт ядерной физики им. Д.В. Скобельцына МГУ им. М.В. Ломоносова УТВЕРЖДАЮ директор НИИЯФ МГУ профессор М.И. Панасюк П О Л О Ж Е Н И Е 2005 г. (п р о е к т) [Об отделе делопроизводства]

Соответствии с действующими нормативными и методическими документами Министерства образования и науки Российской Федерации и Федеральной службы по надзору в сфере образования. 2.1. Обеспечение контроля

УТВЕРЖДАЮ Ректор В.Г. Мартынов 20 г. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ РГУ нефти и газа (НИУ) имени И.М. Губкина Ип 028-01 ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ Начальник общего отдела Н.В. Маленко 20 г. СОГЛАСОВАНО Руководитель

1. Общие положения 1.1. Отдел кадрового и документационного обеспечения (далее - отдел) является структурным подразделением Красноярского краевого научно-учебного центра кадров культуры (далее Центр).

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

Выпуск 1 Изменение 0 Экземпляр 1 Лист 1/9 Выпуск 1 Изменение 0 Экземпляр 1 Лист 2/9 Настоящее Положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности Управления

Страница 2 из 11 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Отдел кадровой работы и делопроизводства (далее - ОКРиД) является структурным подразделением Кемеровского института (филиала) федерального государственного образовательного

ЧАСТНОЕ ПРОФЕССИНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «УТВЕРЖДАЮ» ДИРЕКТОР Сулейманова Ф.М. «22» января 2015г. ПОЛОЖЕНИЕ Об Отделе кадров Махачкала 2015г. 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет

Пп Основание для изменения (приказа, дата) Лист внесения изменений в положение Должность и подпись лица, внесшего изменения Дата рассылки пользователям 1 209 от 03.04.17 Инженер УСК Мишина К.В. 03.04.07

Минобрнауки России Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Сыктывкарский государственный университет имени Питирима Сорокина» (ФГБОУ ВО «СГУ им. Питирима Сорокина»)

Прокуратура Волгоградской области П Р И К А З «19» октября 2011 г. г. Волгоград 108 Об организации работы по обеспечению доступа к информации о деятельности органов прокуратуры Волгоградской области В

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕЗИДИУМА ГОСУДАРСТВЕННОГО СОВЕТА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ О Положении об Аппарате Государственного Совета Удмуртской Республики В соответствии с пунктом 8.1 части 5 статьи 9 и частью 2 статьи

2 I. Общие положения 1.1. Настоящее Положение об отделе кадров и делопроизводства (далее Положение) распространяется на отдел кадров и делопроизводства, входящий в организационную структуру управления

УТВЕРЖДЕНО Приказом Росрезерва от «05» 09 2011 г. 318 ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении Федерального агентства по государственным резервам по Приволжскому федеральному округу I. Общие положения 1. Управление Федерального

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра «Социологии и социальной работы» МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ

У К А З ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 15.01.2013 г. Оренбург 18-ук Об утверждении положения, структуры и предельной численности департамента информационных технологий Оренбургской области В соответствии

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2 1.1. Отдел кадров Частного профессионального образовательного учреждения «Прикаспийского социального колледжа экономики и управления»» (далее Колледж) является самостоятельным структурным

От Утверждено Постановлением Администрации Городского округа Балашиха 11.07.2017 808-ПА Положение об управлении делами Администрации Городского округа Балашиха Московской области 1. Общие положения 1.1.

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации".

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и входящих в его систему органах и учреждениях.

В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации, прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и районов, другие приравненные к ним территориальные и иные специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и образовательные учреждения - "учреждения".

В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и приравненные к ним территориальные и другие специализированные управления именуются "вышестоящие следственные органы"; его отделы по районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные отделы именуются "районные следственные органы".

Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета, может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем издания соответствующих организационно-распорядительных документов, обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные следственные органы Следственного комитета соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.

1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура, следственный орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, органах районного звена возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.

Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:

совершенствование системы делопроизводства в прокуратуре;
подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;
оптимизация системы документооборота в прокуратуре;
контроль за прохождением и исполнением документов в прокуратуре;
участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений;
повышение уровня подготовки работников прокуратуры в области делопроизводства.

Основные функции канцелярии прокуратуры:

документационное обеспечение деятельности прокуратуры;
своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению; контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
регистрация, учет, хранение и передача соответствующим должностным лица документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение;
исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в прокуратуре;
методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов; печать и размножение служебных документов.

Работа с документами в Прокуратуре ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях» (утверждена приказом Генерального прокурора РФ
от 05 июня 2008 г. № 107). Положения инструкции, касающиеся правил оформления документов, соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Среди организационно-распорядительных документов, на оформление которых распространяется инструкция, в отличие от традиционных видов, указаны доклад, заключение, памятка, представление, протест, сводка и специальное донесение. Они в инструкции определены следующим образом:

доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения;
заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу;
памятка – краткая инструкция по какому-либо вопросу;
представление – акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок;
протест – акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом;
сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т. п.);
специальное донесение – документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящие органы.

Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма. Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.

Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа. Образец штампа представлен на рис. 1.

Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.

Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляться под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором. В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.

Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:

предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, в их числе те, по которым нужно дать разъяснения, – до пятнадцати дней;
требующие дополнительного изучения и проверки – до одного месяца;
жалобы военнослужащих и членов их семей – до семи дней; требующие проверки – до пятнадцати дней;
жалобы на действия органа дознания или следователя в связи с производством предварительного расследования – до трех дней;
отдельные требования о производстве следственных или розыскных действий – до десяти дней;
письма-запросы вышестоящих прокуратур – до трех дней;
по обращениям депутатов, в случае необходимости проверки или дополнительного изучения вопросов, информация дается в трехдневный срок с момента поступления обращения, а затем окончательный ответ представляется депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации – не позднее двадцати дней;
решения коллегий, постановления оперативных совещаний при руководителе прокуратуры, структурного подразделения – исполняются согласно указанному в них сроку, а также в случаях поступления обращений, взятых на контроль должностными лицами государственных органов власти и управления, – безотлагательно или не позднее установленного конкретного срока.

Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в Книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.

Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.

Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003,соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, даты, чисел, единиц измерения и т. д.
Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.

Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.

Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.

Рис. 3 Лицевая и оборотная сторона Алфавитной карточки

При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.)или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т. п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) – ссылочные карточки. Пример ссылочной карточки представлен на рис. 4.

Рис. 4 Ссылочная карточка

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т. п.).

На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся Карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.

Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в Книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.

Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов

к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.

№ п/п	Дата поступ-ления	Номер надзорно- го (наблю- дательно- го, кон- трольного) производ- ства	Ф.И.О. осуж- денного (по- терпевшего, подозрева-емого, обвиняемого)	Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели	Дата и рас- писка делопроизводи теля в получении	Дата и расписка опер. работника в получении	Дата и расписка дело-производителя, получившего дело от опер. работника	Куда, когда, за каким номером направлено	Дата и Расписка в получении дела для отправки

						Дата и время поступления в прокуратуру	Дата и время передачи прокурору (заместителю прокурора)	Отметка о получении	Время, дата и решение, принятое прокурором (его заместителем)	Дальнейшее движение по материалу

Рис. 7 Форма Книги учета копий постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов

В отдельных книгах учитываются копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.

Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в своей книге. Далее они безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следственными органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т. е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. Корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов. На рисунке 8 представлена лицевая сторона корреспондентской карточки, а на рисунке 9 – оборотная сторона.

Рис. 9 Оборотная сторона Корреспондентской карточки

До исполнения документа карточка хранится у работника канцелярии в контрольной картотеке. После исполнения документа работником канцелярии заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах. Работники канцелярии прокуратуры на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно–документационных ресурсов – главнейшая задача канцелярии. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПРОКУРАТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации", приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2012 Инструкцию по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации.

2. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных организаций организовать изучение Инструкции всеми работниками органов и организаций прокуратуры и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 05.06.2008 N 107 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности.

Приказ направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Университета прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Генеральный прокурор
Российской Федерации
действительный государственный
советник юстиции
Ю.Я.ЧАЙКА

Никакая управленческая деятельность не может обходиться без создания, оформления и движения документов. Для ведения комплекса работ с документами в органах прокуратуры осуществляется делопроизводство, порядок которого регулируется ведомственными правовыми актами.

Делопроизводство в органах прокуратуры – это совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре. Термин «делопроизводство» появился в русском языке в XVII в. и означал «дело производить» (подразумевалось юридическое дело). «Дело» в XVI в. означало «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу.

Приказом Генерального прокурора РФ от 29.12.2011 N 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации».

Инструкция устанавливает на единой основе систему делопроизводства во всех органах и учреждениях прокуратуры РФ и определяет порядок приема документов, их учета, регистрации, перевода, подготовки, оформления, размножения и контроля за их исполнением, формирования их в дела и надзорные производства, хранения и использования. Согласно п.1.5 данной Инструкции общее руководство делопроизводством осуществляет руководитель прокуратуры. Первичную обработку поступившей в органы прокуратуры корреспонденции проводят работники делопроизводственной службы (канцелярии), в связи с чем, особую значимость представляет подготовка квалифицированных специалистов в области делопроизводства для органов прокуратуры. Как показывает практика, до сих пор профессиональная подготовка делопроизводителей не налажена, на должности секретарей принимаются лица, не имеющие специального образования. Естественно, в создавшихся условиях трудно рассчитывать на серьезные успехи делопроизводства в прокуратуре.

Ответственность за организацию делопроизводства в городских, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты (заведующие канцелярией) и другие работники канцелярии. Все работники городской (районной) прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству в части, касающейся их служебных обязанностей. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

От своевременной обработки и четкости движения документов, поступивших в городскую (районную) прокуратуру, зависит скорость получения информации, необходимой для принятия следственного либо прокурорского решения.

Прокурор обязан уделять большое внимание документообороту, принимать меры для сокращения сроков прохождения документов. Хорошо налаженная система регистрации, обработки, рассмотрения, прохождения документов и контроля за их исполнением позитивно влияет на всю деятельность аппарата прокуратуры, позволяя существенно экономить время и средства.

Все документы (обращения, письма, указания, поручения и
т. д.), поступившие в прокуратуру города (района), подразделяются на три потока: входящие, исходящие и внутренние.

Объем документооборота в основном звене прокурорской системы составляет количество документов из всех потоков. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

рассмотрение документов прокурором;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка;

подшивка документов в дело.

Движение любого документа, поступившего в прокуратуру района (города), начинается с канцелярии. Как правильно отмечают В. И. Шинд и В. Т. Михайлов, функции, выполняемые канцелярией в органах прокуратуры, являются более сложными и ответственными, чем во многих других учреждениях. Деятельность секретарей и других технических работников прокуратуры непосредственно связана с укреплением законности. Поэтому недооценка роли канцелярии в оперативной деятельности прокуратуры может причинить существенный вред нормальному функционированию этого важного государственного органа. Ни один работник прокуратуры не вправе рассматривать или разрешать любой документ, не зарегистрировав его в канцелярии. Обращения, жалобы, заявления граждан и учреждений, дела, надзорные производства и другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой на регистрационных карточках.

В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК «Надзор» указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

Прием документа предполагает, прежде всего, проверку правильности доставки, целостности упаковки, наличия вложений. Если канцелярией установлено, что корреспонденция поступила в прокуратуру района (города) ошибочно, то работник канцелярии либо направляет ее по принадлежности, либо возвращает в почтовое отделение. Заведующий канцелярией проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов и наличие приложений. В случае, если в корреспонденции отсутствуют листы либо приложения, работник канцелярии ставит в известность отправителя письма и составляет акт об отсутствии вложений при вскрытии корреспонденции. В специально предусмотренных случаях при вскрытии корреспонденции, поступившей в городскую (районную) прокуратуру, работники канцелярии должны сохранять конверт либо ту часть упаковки, на которой написаны почтовые реквизиты.

Это делается в случаях, если:

дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки либо получения документа (судебные повестки, кассационные жалобы, протесты и представления, исковые заявления, жалобы граждан);

на документе не поставлена дата;

дата на документе о его регистрации либо дата его составления значительно отличаются от даты получения документа;

адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

в конверте отсутствуют отдельные документы, либо канцелярией установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, в этом случае конверт присоединяется к документу и поступает в дело вместе с ним.

Поступившие в канцелярию документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые; на регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении (на практике это штамп с автоматическим нумератором). Штамп с указанием даты поступления проставляется на обращениях граждан на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы. На документах, поступивших из учреждений, штамп проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы. В прокуратуру могут поступать документы, не подлежащие вскрытию (с пометкой «Прокурору лично»), на такой корреспонденции штамп ставится на обратной стороне конверта. Бандероли, посылки, ценные письма учитываются в специальной книге учета ценных писем, посылок, бандеролей.

Предварительное рассмотрение и распределение документов – это установление структурного подразделения (должностного лица), куда (кому) документ передается на рассмотрение (исполнение).

В процессе предварительного рассмотрения и распределения документов работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему в прокуратуру документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу. Если документ имеет конкретного адресата (указана фамилия), название структурного подразделения, то он сразу направляется исполнителю.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.

Заведующий канцелярией, в обязанности которого входит предварительное рассмотрение документов, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру информации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Регистрация, учет документов и дел – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения присвоением ему порядкового номера.

Регистрация и учет поступающих в городскую (районную) прокуратуру обращений проводится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Регистрация придает юридическую силу документу, фиксируя факт его создания или получения. Регистрации подлежат в первую очередь документы особого контроля, а также поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Изъятая из ящика «Для обращений и заявлений» корреспонденция регистрируется в общем порядке.

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.

Входящие документы регистрируются только на карточках либо компьютерах. Применяемая в отдельных случаях журнальная форма регистрации нежелательна в связи с тем, что ей присущи следующие недостатки:

формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

сложность ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы,

обязательная многократная регистрация и отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела должны регистрироваться в книге учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из других прокуратур, а также учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках. В прокуратуре города (района) корреспондентская карточка заполняется в одном экземпляре. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документа карточка хранится в канцелярии в контрольной картотеке, после исполнения документа работник канцелярии оформляет (заполняет соответствующие графы) карточку, которая переставляется в картотеку исполненных документов. Срок хранения карточки три года.

Одна из важнейших целей регистрации корреспонденции в прокуратуре первичного звена прокурорской системы – создание банка данных о документах. Заведующий канцелярией (секретарь), на которого возложены соответствующие полномочия, обязан в кратчайшее время (буквально в течение нескольких минут) ответить прокурору либо иному должностному лицу на два вопроса:

У какого работника, где и в какой стадии работы находится конкретный документ?

В каких документах (нарядах, журналах учета, материалах проверки можно найти информацию по конкретному вопросу)?

Важнейшей задачей службы делопроизводства является владение всей совокупностью информационно-документальных ресурсов прокуратуры города (района). Именно для выполнения этой задачи в регистрационные формы заносятся все данные о документах.

Целесообразно и желательно ведение системы регистрации, а также информационно-справочной работы с использованием компьютеров. Наличие в городской (районной) прокуратуре автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания. К сожалению, материальные возможности прокуратур ограничены и подобных систем пока еще мало.

Одна из основных функций прокурора городской (районной) прокуратуры – это рассмотрение документов.

Вся корреспонденция, поступающая в прокуратуру, после регистрации направляется прокурору. Он обеспечивает оперативное рассмотрение документов; доводит их до исполнителей в день поступления; осуществляет контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов в реальные сроки. Документ доводится до исполнителя указанием прокурора, которое оформляется в виде резолюции на самом документе. Присланные для согласования документы рассматриваются в первую очередь.

Направление на исполнение – это передача документа ответственному исполнителю под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями осуществляется также под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Срочные документы передаются незамедлительно. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Контроль за исполнением документов – это обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Он может быть текущим и предупредительным. Форма контроля выбирается прокурором исходя из возможностей конкретной прокуратуры. В городской (районной) прокуратуре сегодня наиболее распространена ручная, «сроковая» картотека, по которой легко можно узнать, что и к какому дню должно быть исполнено.

Текущий контроль – это каждодневный контроль за исполнением документов, находящихся в производстве прокуратуры. Его осуществляют прокурор района, заведующий канцелярией и сотрудники прокуратуры, которым поручена работа с этим документом. Форма контроля избирается в соответствии с возможностями конкретной прокуратуры.

Самый рациональный контроль за исполнением документов – контроль с использованием компьютерной техники. Однако не достаточное материально-техническое оснащение сдерживает распространение этой формы контроля в органах прокуратуры.

Текущей контроль, как правило, является обязанностью работников канцелярии, которые должны ежедневно (в начале рабочего дня) проверять сроковую картотеку. Для этого карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, сотрудник канцелярии уточняет, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее установившим его.

Параллельно с текущим ведется предупредительный контроль. Предупредительный контроль – это контроль, проводимый по карточкам с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает через три дня. Он вменен в обязанности заведующему канцелярией, который проверяет сроки исполнения документа, о чем докладывает прокурору либо его заместителю и предупреждает конкретных исполнителей. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение любого задания будет обязательно проконтролировано в срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную или ведомственную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты подписания (утверждения) документа. Если документы поступили из других организаций, сроки их исполнения исчисляются с даты поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района на основании срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись ответственного исполнителя, дата.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа, его оформление;

согласование, представление на подпись (утверждение) прокурору района;

подготовку к пересылке адресату.

Кроме ответственного исполнителя все остальные исполнители также несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.). Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю. Он должен обеспечить снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям, подготовку ответа в указанный срок. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документа несут в равной мере все работники, указанные в резолюции.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это фиксируется на обратной стороне карточки.

Исполненные документы передаются работникам канцелярии в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об исполнении в день подписания документа. Отметки прокуроров об исполнении должны быть подписаны и датированы. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, либо имеются другие нарушения требований Инструкции, работники службы делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку. При необходимости о данном факте уведомляется прокурор.

При приеме документа для отправки работник канцелярии должен проверить правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адреса, наличие в документе всех страниц и приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю на доработку.

Работник канцелярии, принявший документ для отправки, на втором экземпляре делает об этом отметку. Обычно это подпись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки документ может быть помещен в надзорное производство или наблюдательное производство. При отсутствии подобной отметки в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, желательно отправлять с нарочным под расписку в книге учета документов.

После исполнения документы подшиваются, а затем группируются в надзорном производстве. Правильное формирование дел способствует быстрому поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При направлении жалоб и обращений для разрешения в другие инстанции с контролем работники канцелярии заводят надзорные производства. Иногда на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу в прокуратурах заводится несколько надзорных производств, они должны быть объединены в одно, которому присваивается номер производства, заведенного ранее других. В надзорном производстве документы группируются в течение нескольких лет, т. е. времени, пока идет переписка по данному делу. В городской (районной) прокуратуре учет надзорных производств ведется по книге учета надзорных производств по жалобам, уголовным и гражданским делам, спец. донесениям.

В органах прокуратуры организация регистрации и учета уголовных и гражданских дел, материалов проверок, их сохранность имеют особое значение. Указанные документы, истребованные прокурором в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста либо представления в порядке надзора, а также уголовные дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения, учитываются в книге учета, а затем регистрируются в алфавитной картотеке, после чего передаются исполнителям под роспись в книге учета дел вместе с подобранными надзорными производствами. По делам, истребованным в порядке надзора, запросы направляются за номером надзорного производства, а для изучения или обобщения – за номером дела по номенклатуре. Если по результатам изучения отменяется ранее состоявшееся по делу решение, материалы регистрируются в алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство. Уголовные дела, поступившие из других органов, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в отдельной книге учета следственных дел. Основанием для регистрации и учета является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятая к производству. С момента поступления в городскую (районную) прокуратуру постановления о возбуждении уголовного дела на него заводится надзорное производство. Вся дальнейшая переписка по данному делу ведется за номером надзорного производства.

Все сотрудники прокуратуры, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и уголовных дел. Документы хранятся в личных сейфах оперативных сотрудников или в специально отведенных помещениях канцелярии, архива и должны опечатываться личными печатями. В случае утечки информации, утраты уголовных дел, документов, бланков, печатей, штампов в обязательном порядке проводится служебное расследование, по результатам которого к виновным принимаются меры дисциплинарного воздействия либо иного характера вплоть до возбуждения уголовного дела.

Уголовные дела хранятся в сейфах у оперативных сотрудников прокуратуры, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от внешних воздействий. Во избежание утраты категорически запрещается передавать дело без документального оформления даже на короткий срок. Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовные дела, надзорные производства) допускается в исключительных случаях только с разрешения городского (районного) прокурора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа либо акта о причинах выдачи подлинника. Передача документа или его копии сторонним организациям допускается также с разрешения прокурора. В случае, если работник прокуратуры отбывает в командировку, уходит в отпуск, увольняется либо перемещается по службе, все имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию прокурора.