Работа над внедрением СМК началась с описания существующих и разработки новых бизнес-процессов, которые потребовались в соответствии с ISO 9001:2000 (см. табл. 2).
Для упрощения внедрения процессного подхода в корпоративной информационной системе был создан справочник <Процессы>, в котором приводятся характеристики процессов: наименование, код, краткое описание, владелец. Из этого справочника можно попасть в другие справочники, в которых хранится следующая информация:
- нормативные документы, описывающие каждый процесс;
- записи по качеству, которые необходимо вести в рамках каждого процесса;
- данные о навыках и знаниях, которыми должны обладать сотрудники, выполняющие работы по каждому из процессов;
- перечень требований, предъявляемых к каждому процессу;
- описание целей, которых следует достичь по каждому процессу;
- информация о <входах> и <выходах> каждого процесса (материалы для переработки и документы, которые используются для того, чтобы начать процесс, и продукты, получаемые в результате его функционирования) и т. д.
Затем были разработаны <Руководство по качеству> и инструкции по его применению. Для этого имеющаяся в компании документация, а также документация из типовой системы качества франчайзи, которую разработала фирма <1С> для своих партнеров, была проанализирована на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000. В результате был составлен перечень изменений в работе компании, который условно можно разделить на следующие группы:
- новые процессы (например, анализ со стороны руководства, управление нормативной документацией, внутренний аудит и др.);
- новые бланки (документы, которые необходимо заполнять сотрудникам при выполнении работ);
- дополнительные этапы выполнения процессов (анализ контракта и документирование его результатов; анализ, проверка и утверждение проектов и др.).
Для обеспечения унификации документов по СМК для каждого типа документов были прописаны правила их создания, а также шаблоны.
Описание процессов, процедур и составление рабочих инструкций было поручено наиболее опытным специалистам - непосредственным исполнителям данных процессов. Это позволило выполнить работу быстро и точно, а также уменьшить трудности при внедрении СМК, поскольку сотрудники описывали процесс именно так, как им было бы удобно выполнять его (или как они его выполняют).
Затем для каждого процесса были созданы бланки записей, в которые исполнители заносят информацию о прохождении процесса. После этого в информационной системе компании появился электронный документ <Руководство сотрудника>, который позволяет не только получать сведения о процессах, относящихся к компетенции специалиста, требованиях и целях в области качества по ним, но и открывать связанные с этими процессами инструкции и бланки записей непосредственно из базы данных (см. табл. 3).
Внедрение СМК
На этом этапе были созданы условия для работы персонала в соответствии с утвержденным <Руководством по качеству>:
- было объявлено, что компания начала работать с использованием СМК;
- сотрудникам был обеспечен доступ к нормативным документам, которые необходимы для выполнения работы по новой технологии (<Руководство сотрудника> и другие документы в базе данных компании);
- внутренний аудит проводился специально назначенным сотрудником из службы качества 3 через определенные периоды (на первоначальном этапе - через неделю);
- в процессе внутреннего аудита выявлялись, а затем корректировались несоответствия между функционированием процессов, работой сотрудников и нормативными документами.
Такой подход позволил в любой момент получать информацию о работе всех процессов, выявлять требования, которые не выполняются, и устранять возникающие несоответствия путем обучения сотрудников, переработки нормативных документов и даже изменения требований. Например, одна из проблем состояла в том, что сотрудники компании несвоевременно отвечали на обращения заказчиков. Теперь каждый запрос заказчика регистрируется в базе данных. Это позволяет контролировать количество запросов и оперативно на них реагировать.
Разработку государственных федеральных нормативных документов и территориальных строительных норм осуществляют в соответствии с настоящими нормами и правилами научно-исследовательские, проектные и другие организации и объединения, а также творческие коллективы, обладающие научным потенциалом и необходимым опытом практической работы в соответствующей области. В разработке документов участвуют также создаваемые Минстроем России технические комитеты по стандартизации и техническому нормированию в строительстве (ТКС).
Заказчиком на разработку документа может быть организация, на которую возложено его принятие, или любая другая заинтересованная организация (предприятие).
Разработку стандартов предприятий и общественных объединений осуществляют по ГОСТ Р 1.4, технических условий -в соответствии с указаниями Госстандарта России и настоящих норм и правил.
Разработку нормативных документов осуществляют по следующим стадиям:
1-я стадия - организация разработки документа;
представление обоснованной заявки, согласование объемов работ и заключение договоров на их выполнение между заказчиком, основным разработчиком и соисполнителями. При заключении договора заказчик утверждает краткое техническое задание на разработку нормативного документа, в котором указывает основные цели и задачи разработки, этапы работы и сроки их выполнения, организации-соисполнители, а также организации, которым документ направляют на отзыв и на согласование.
2-я стадия - разработка проекта документа в первой редакции;
Разработка проекта нормативного документа организуется основным разработчиком и соисполнителями в согласованном между ними порядке, обеспечивающем качественную подготовку документа в сроки, установленные договором. Подготовленный проект документа рассматривают на научно-техническом совете основного разработчика и рассылают на отзыв с пояснительной запиской. Отзыв по проекту документа направляют разработчику не позднее, чем через два месяца со дня получения проекта. При отсутствии отзывов каких либо организаций разработку документа продолжают в соответствии с календарным планом.
3-я стадия - подготовка проекта документа в окончательной редакции разработчика и представление его заказчику;
Подготовку проекта нормативного документа для представления его на утверждение осуществляют с учетом полученных отзывов.
Для рассмотрения замечаний и предложений по проекту основной разработчик при необходимости рассмотрения разногласии проводит согласительное совещание с ответственными представителями заинтересованных организаций.
огласование федеральныхдокументов осуществляют с федеральными органами, документов субъектов федерации и субъектов хозяйственной деятельности - с соответствующими территориальными органами надзора.
Проект нормативного документа разработчик представляет в трех экземплярах, один из которых должен быть первым, с сопроводительным письмом и следующей документацией в одном экземпляре:
пояснительной запиской к проекту документа по ГОСТ Р 1.2 с обоснованиями, данными об использованных результатах научно-исследовательских работ и о результатах сопоставления документа с международными и зарубежными стандартами;
Проектом документа, рассылавшегося на отзыв и перечнем организаций, которым проект документа был направлен;
Подлинными заключениями организаций, которым документ рассылался на отзыв и сводкой отзывов;
Протоколами заседаний НТС, согласительного совещания или ТКС по рассмотрению проекта нормативного документа;
Подлинными документами, подтверждающими согласование проекта органами государственного надзора и другими организациями или протокол разногласий (если согласование требовалось техническим заданием);
Предложениями об отмене действующих документов или проектами изменений в них,связанными с введением нового нормативного документа.
4-я стадия - рассмотрение, принятие (утверждение) и регистрация документа;
При рассмотрении представленного проекта нормативного документа для решения вопроса о его принятии проводят его проверку на соответствие требованиям законодательства и действующих нормативных документов, общим методологическим принципам нормирования и стандартизации, требованиям настоящих норм и правил,стандартов ГСС и технического задания. По результатам рассмотрения документа разработчик вносит в него необходимые уточнения.
При принятии нормативного документа устанавливают дату введения его в действие.Одновременно отменяют документы, взамен которых он разработан.
5-я стадия - издание документа.
Регистрацию, учет и издание строительных норм и правил, государственных стандартов, сводов правил, руководящих документов, изменений к этим документам, а также регистрацию территориальных строительных норм осуществляет Минстрой России в установленном им порядке. При этом государственные стандарты в области строительства и изменения к ним проходят государственную регистрацию в органах Госстандарта России.
Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
Из статьи вы узнаете:
- какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
- что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
- какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
- в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.
Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Перечень нормативных документов по делопроизводству
Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
- Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
- Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
- ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
- ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
- ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Основные нормативные документы по делопроизводству
Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
Изменения нормативных документов по делопроизводству
Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.
В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.
Цель научно-исследовательской практики заключается в формировании и развитии практических навыков самостоятельного проведения научно-исследовательской работы в соответствии с профилем магистерской программы, развитии способностей анализировать и отражать результаты исследований в виде законченных научно- исследовательских разработок, подготовке к написанию магистерской диссертации.
Соответственно, магистранту необходимо при прохождении научно- исследовательской практики ознакомиться с нормативными документами, регламентирующими научно-исследовательскую деятельность выпускающей кафедры - кафедры административного и таможенного права Российской таможенной академии. В частности, магистрант должен изучить следующие нормативно-правовые и локальные нормативные документы, в соответствии с которыми осуществляется научно-исследовательская деятельность выпускающей кафедры: Федеральные законы «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», «О науке и государственной научно- технической политике»; Устав ГКОУ ВПО «Российская таможенная академия»; Положение по организации и планированию научно-исследовательской работы в Российской таможенной академии; Положение об организации научной деятельности Российской таможенной академии; Положение по организации и выполнению контрактных (договорных) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в Российской таможенной академии.
Перечень указанных документов может корректироваться с учетом изменений законодательства о науке и научно-технической политике, а также локальных документов ГКОУ ВПО «Российская таможенная академия» (далее - Академия).
Магистранту необходимо также изучить планы научной работы Российской таможенной академии, филиала на календарный год, а также основные направления научно-исследовательской деятельности выпускающей кафедры.
Разработка плана магистерской диссертации, формирование концепции проведения исследования по теме диссертации
Магистрант в период проведения научно-исследовательской практики должен провести работу по разработке плана магистерской диссертации. Магистерская диссертация призвана раскрыть научный потенциал магистранта, показать его способности в организации и проведении самостоятельного научного исследования, использовании современных методов и подходов при решении проблем в исследуемой области, выявлении результатов проведенного исследования, их аргументации и разработке обоснованных рекомендаций и предложений по существу исследуемых в работе вопросов.
Соответственно, важное значение при прохождении научно- исследовательской практики, имеют грамотная разработка плана (структуры) магистерской диссертации и формирование концепции проведения исследования по теме диссертации.
Работу над темой магистерской диссертации магистрант должен планировать с первого года обучения в магистратуре, а при выборе темы должны были учитываться научные и практические интересы магистранта в области юридической теории и практики по профилю магистерской программы.
При разработке плана магистерской диссертации магистранту следует учитывать, что структура работы должна иметь внутреннее единство и отображать ход и результаты разработки выбранной темы, обеспечить раскрытие темы магистерской диссертации в полном объеме. Вместе с тем, на первоначальном этапе логическую структуру магистерской диссертации в окончательном виде разработать крайне сложно и, как показывает практика, на последующих этапах работы над магистерской диссертацией структура уточняется, что может быть связано с корректировкой вариантов направления работы после детального ознакомления с изучаемой проблемой, отсутствием или недостаточностью исходного материала, выявлением новых данных, представляющих теоретический и практический интерес. Поэтому сначала целесообразно разработать магистранту предварительный рабочий план, подумать над правильным наименованием и расположением отдельных параграфов. Деление магистерской диссертации на главы и параграфы должно служить логике раскрытия темы работы. Отдельная глава работы представляет собой только один из аспектов темы, но в совокупности главы структурно должны позволить раскрыть тему; параграфы, включенные в структуру главы, должны в полной мере раскрыть вопрос, обозначенный в ее наименовании.
Предварительный рабочий план магистерской диссертации разрабатывается магистрантом при участии научного руководителя. После составления предварительного рабочего плана магистерской диссертации, согласования его с руководителем, можно приступать к черновому написанию текста работы.
При формировании концепции проведения исследования по теме диссертации магистранту следует учитывать, что содержание магистерской диссертации должно включать как теоретическую, так и практическую составляющие. Теоретическая часть исследования должна быть ориентирована на разработку теоретических и методологических основ исследуемых вопросов, использование новых концепций и идей в выбранной области исследования, отличаться определенной новизной научных идей и методов исследования. Практическая часть исследования должна демонстрировать способности магистранта решать реальные практические задачи, с использованием нормативно-правовых актов и практики их применения, а также на основе разработки моделей, методологических основ и подходов в исследуемых вопросах.
Кроме того, при формировании концепции проведения исследования по теме диссертации магистрант должен опираться на тот факт, что магистерская диссертация имеет много общего с выпускной квалификационной работой выпускников по направлению подготовки 030900.62 Юриспруденция и специальности 030501.65 Юриспруденция, однако требования к магистерской диссертации в научном отношении существенно выше, данная работа должна отличаться более глубокой научной направленностью. Согласно п. 6.5 Положения о магистратуре Российской таможенной академии, утвержденного Приказом от 30.05.2011 г. № 475, при выполнении магистерской диссертации магистрант должен показать свою способность, опираясь на полученные углубленные знания, умения и сформированные общекультурные и профессиональные компетенции, самостоятельно решать на современном уровне задачи в сфере своей профессиональной деятельности, грамотно излагать специальную информацию, научно аргументировать и защищать свою точку зрения.
