Часто работникам требуется справка с места работы, являющаяся документом, который носит информационный характер. Цели заявок работников на справки могут быть различными. Справка с места работы является подтверждением того факта, что субъект, получивший справку, действительно трудоустроен в названной организации и занимает определенную должность, из чего следует, что у работника имеется определенный доход (о чем будет информировать дополнительно запрошенная справка 2-НДФЛ). Рассмотрим порядок формирования справки с места работы.

Основание для предоставления справки с места работы

Процедура составления справки с места работы

Единой унифицированной формы справки с места работы нет, она пишется в свободной форме. Поэтому предприятие самостоятельно может разработать шаблоны справок. Допускается оформление справки как в печатной форме, так и в рукописной, важно, чтобы была указана вся необходимая информация. В настоящее время справки оформляются в основном на фирменном бланке предприятия, где отражаются уже все реквизиты предприятия. Если в организации справки пишутся не на фирменном бланке, то нужно отразить следующую информацию: полное наименование, адрес местонахождения, телефон.

В справке с места работы должна быть прописана следующее:

Информация о предприятии (полное наименование, адрес и телефон необходимы для того, если нужно будет подтвердить информацию)
Название документа (справка) с датой выдачи и номером, номер должен быть отражен в также и в журнале регистрации исходящей документации (регистрации справок).
Фамилия, имя, отчество работника полностью, которому выдается справка
Должность работника, в которой он трудится
Наименование предприятия, где он трудится (можно сокращенное наименование, так как уже должна быть отражена полная информация), местонахождение (например, если это филиал или обособленное подразделение)
Указать дату, с которой работник трудится в организации (не обязательно, так как организация, затребовавшая справку заинтересована в том, что на данный момент работник трудится)
При необходимости отражается размер оклада работника
Также отмечается информация для кого оформлена справка (чаще всего пишут: «по месту требования»)
Должность лица, выдавшего справку, его подпись и расшифровка
Ставится печать (если у предприятия она имеется, так как с 2016 года Федеральным законом от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» можно отказаться от использования круглой печати).

Справка выдается работнику, на которого оформлена справка, так как в ней отражены персональные данные работника.

Пример справки с места работы

Сроки действия справок с места работы

Сроки действия справок с места работы не оговорены в нормативных документах, но исходя из того, что работник при увольнении отрабатывает 2 недели, то организация, затребовавшая справку по истечении 14 дней со дня выдачи может затребовать новую справку.

Типичные ошибки

Ошибка №1: Работник запросил справку о том, что действительно работает в организации. Справка была выдана, но работник утверждает, что нет. Можно ли выписать дубликат?

Автоматическое заполнение типовых форм документов
Печать документов с изображением подписи и печати
Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Справки с места работы служат для подтверждения следующих факторов: место работы, стаж и занимаемая должность, размер заработной платы. Также этот документ может быть затребован сторонними органами или органами государственной власти для подтверждения тех или иных фактов.
Согласно ТК РФ (статья 62), не позднее 3-х дней с момента подачи письменного заявления работником, работодатель обязан выдать необходимые справки. При этом не имеет ровным счетом никакого значения, для каких целей необходима справка. Объем и характер сведений в справке в полной мере зависят от адреса предоставления.

Справка для визы

Справка с места работы понадобится для получения визы. Сегодня этот документ требует большинство консульств зарубежных стран. В этом случае документ должен отвечать некоторым критериям и содержать определенные данные.
Справка в обязательном порядке должна быть напечатана на фирменном бланке организации, на котором содержатся все контактные данные. Документ может составляться в произвольной форме, но обязательно должен содержать информацию о занимаемой должности и среднемесячной или среднегодовой заработной плате.

Документ должен быть заверен круглой печатью, подписями директора и бухгалтера. Если вы сами занимаете пост директора компании - то документ должен быть заверен вашим первым заместителем. Консульские отделы зачастую проверяют подлинность справки, поэтому стоит предоставлять только реальные документы.

Справка о доходах (о заработной плате)

Справка этого типа является одним из документов, который необходим для получения банковского кредита или ссуды. Выделяют справку в свободной форме и в форме 2-НДФЛ . Справки этого типа выдаются в течение трех рабочих дней после заявления сотрудника и оформляются в установленном законом порядке.

Документ в произвольной форме имеет простую структуру и подтверждает размер ваших доходов. Если документ необходим для предоставления в банк, то он должен обязательно содержать в себе следующие сведения: размер среднемесячной заработной платы; размер выплаченной заработной платы не менее чем за полгода; размер удержаний или указание размера выданной на руки заработной платы за указанный период времени.

На справке проставляется печать организации, а также документ заверяется подписями директора и бухгалтера.
Также в документе обязательно должен присутствовать юридический адрес организации и ИНН. Если не оказалось фирменного бланка, то на документе обязательно должен быть проставлен штамп со всеми реквизитами организации.
Справка должна отражать только актуальную информацию, так как велика вероятность, что подлинность документа будет проверена.

Справки по месту требования

Это самая многочисленная категория документов. В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Поэтому заказывая справку, необходимо в обязательном порядке уточнить, куда вы ее собираетесь предоставлять. Документы этого типа в большинстве своем заполняются в свободной форме.

Обратите внимание , что документ без печати организации и подписи руководства не имеет юридической силы. Также отметка о выданной справке должна содержаться в специальном регистрационном журнале предприятия. Справка должна содержать только актуальные и объективные сведения, а если в ней есть ссылки - они должны вести на действительные и актуальные документы.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Специальная программа для малого бизнеса

Справка с места работы — необходимый документ для оформления различных документов в государственных, муниципальных и . Она требуется для подтверждения того, что человек действительно работает на конкретном предприятии в течение определенного времени и получает соответствующую заработную плату.

Когда она нужна

Справка может потребоваться по разным причинам и в разные места:

для получения визы;
для или декретных выплат;
в органы социальной защиты;
в органы опеки и попечительства;
в центр занятости;
в пенсионный фонд;
в военкомат;
в детский сад;
в суд;
в кредитные организации.

Образец справки с работы

Для визы

Справка, предоставляемая вместе с документами на получение шенгенской визы, обязательно содержит сведения о стаже работника и размере его заработной платы.

Текст предпочтительнее оформить на английском языке, а саму справку напечатать на бланке организации.
Кроме того, в справке нужно указать гарантию того, что после возвращения на Родину работник и дальше будет работать на предприятии, выдавшем этот документ.

Вместе с ней (а иногда и взамен таковой) обычно подается .

Шенгенская виза предполагает подачу в том числе и справки с работы, о чем расскажет видео ниже:

С прошлого места работы

Для оформления больничного или декретных выплат работнику, который только приступил к выполнению обязанностей, работодателю может потребоваться справка из той организации, которую работник покинул. Это касается и тех работников, стаж которых в организации на момент оформления больничного листа, отпуска по уходу за ребенком, отпуска по беременности и родам недостаточен для расчета.

Для того чтобы сделать расчет по больничному листу, бухгалтерии необходимы данные о заработке за средний расчетный период, а это 730 дней до болезни сотрудника. Также потребуется информация об общем стаже сотрудника. Справка с прошлого места работы, содержащая все эти сведения, выдается при увольнении.

В соцзащиту

Справка с места работы одного из родителей требуется при оформлении различных пособий на родившегося ребенка в органах социальной защиты. В ней должно быть указано, что этот родитель декретный отпуск не брал и соответствующего пособия ему не начислялось.

При оформлении различных субсидий через органы социальной защиты в список необходимых документов может входить и справка с места работы.

В органы опеки

Тем, кто собирается усыновить ребенка или оформить над ним опеку, придется представить в органы опеки и попечительства справку с места работы. Этот документ будет подтверждением финансовой способности заявителя к содержанию ребенка.

В центр занятости

При постановке на учет в центр занятости в качестве безработного гражданину нужно представить справку с места последней работы по специальной форме, которая выдается в ЦЗ. Исходя из сведений, указанных в справке, будет производиться расчет суммы пособия по безработице.

Справка с места работы понадобится и для получения единовременного пособия при рождении ребенка, о чем и расскажет следующий видеосюжет:

В ПФР

Пенсионный фонд при расчете пенсии обязательно потребует справки с мест работы за любые два года подряд до 2002 года включительно – до этого времени отсутствовала единая база сведений о в пользу ПФ. Это требуется для того, чтобы повысить свой коэффициент зарплат и, в итоге, сумму пенсии.

В военкомат

Для того чтобы поставить призывника на первичный воинский учет, потребуется справка с текущего места работы. Согласно законодательству, сведения о месте работы и профессии содержатся в документах воинского учета по всем военнообязанным гражданам.

В справке указывается структурное подразделение компании, в которой работает сотрудник и его текущая должность.

Для детского сада

Если родители едут в отпуск на длительный период вместе с ребенком, то они обязаны предоставить в детский сад справку с места работы, чтобы сохранить за ребенком место. Еще подобная справка необходима для получения компенсации части оплаты за путевку в детский лагерь либо санаторий.

В суд

Суду обязательно потребуется справка с места работы при ведении судопроизводства по таким делам, как:

восстановление истца на рабочем месте;
назначение алиментов на содержание ребенка;
возмещение ущерба, причиненного организации по вине сотрудника;
вынесение решений по административным правонарушениям;
по спорам о возмещении вреда жизни и здоровью через ФОМС.

В документе обязательно указывается средний заработок работника – расчет суммы материальной компенсации организации или будет производиться исходя из этих сведений. Справка с места работы наряду с характеристикой служит доказательством того, что человек, которому предъявлено то или иное обвинение, вдет положительный образ жизни.

Для судебного процесса, возбуждаемого ФОМС, по поводу отказа либо некачественного оказания медпомощи, возмещении вреда здоровью, необходима справка с места работы с указанием размера зарплаты.

В банки

Для того чтобы кредитная организация могла оценить уровень платежеспособности предполагаемого заемщика, ей понадобится справка с его места работы с суммой заработка за определенный период – обычно это текущий год. Иногда в качестве такого документа выступает , где содержатся те же сведения.

От ИП

Бланк справки с места работы

Инструкция

Справка оформляется на бланке организации формата А4, где присутствуют все реквизиты компании, или просто на листе формата А4, но с обязательным указанием названия компании, ее адреса и телефонов. В случае необходимости работники тех органов, куда справка предоставляется, могут обратиться в организацию для уточнения нужных им сведений.
Справка может быть как рукописной, так и напечатанной на ПК. В тексте должно присутствовать название документа – Справка, внутренний регистрационный номер и дата выдачи документа.
Далее следуют необходимые для конкретной организации сведения о работнике – его Ф.И.О., должность, стаж и средняя зарплата.
Обязательно присутствует строка «Справка выдана по месту требования». Если есть необходимость указать конкретное место требования и его адрес, то нужно написать «Справка выдается в такой-то орган».
Справка подписывается директором либо уполномоченным на это лицом. Подпись должна быть расшифрована.

Обязанность по заверке справки печатью у организаций с недавнего времени отменена, но лучше, если печать все же будет поставлена.

Пример

В качестве примера приведем самый простой вариант справки:

ООО «Рога и копыта», г. Новосибирск, ул. Советская, 35

Тел. 8 383 251-45-77

Справка № 151

Дана Иванову Ивану Ивановичу в том, что он действительно работает в ООО «Рога и копыта» в должности старшего администратора.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Директор ООО «Рога и копыта» (Сидоров) Сидоров М.С.

Как в посольствах проверяют справки с работы, и почему важно давать правдивую информацию — об этом вы узнаете из следующего видео:

Справка с места работы (образец)

Трудовая занятость работника в некоторых ситуациях имеет весомое значение, в связи с чем возникает необходимость документального подтверждения факта трудоустройства. Для этой цели служит справка с места работы. Как ее получить, как составить и образец справки рассмотрим в данной статье.

Зачем нужна эта справка

Несмотря на то, что данный документ не упоминается в трудовом законодательстве, в отдельных сферах требуется представление этой справки.

Перечислим некоторые случаи, когда просят предъявить справку с работы:

в суде вместе с заявлением об усыновлении;
в органе опеки и попечительства вместе с заявлением об установлении опеки (попечительства);
в банке для анализа финансового положения заемщика;
с предыдущего (другого) места работы работодателю при оформлении пособия по беременности и родам, уходу за ребенком, временной нетрудоспособности;
для получения визы в целях подтверждения материальной состоятельности и отсутствия желания эмигрировать в другую страну и др.

От того, кому и куда нужно представить справку, будет зависеть содержание документа. О том, как написать справку с места работы, образец документа, что в нем нужно указать, - в следующих разделах.

Форма справки с места работы (образец)

Такой документ не упоминается в трудовом законодательстве. Нет и утвержденной формы данной справки.

Как правило, справка с места работы (образец смотрите ниже) составляется на официальном бланке фирмы и включает следующие сведения:

реквизиты фирмы-работодателя (наименование, адрес, телефон, сведения о регистрации);
название документа - «справка»;
реквизиты документа - дату и номер;
указание на место требования справки (кому или куда представляется справка), можно написать «для предъявления по месту требования»;
данные работника, которому выдается справка, — Ф.И.О., дата рождения и др.;
указание на то, что данный работник действительно работает в этой фирме в настоящее время;
с какого времени (какой период) работник работает в данной фирме;
должность работника;
его оклад;
должность, Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего справку (например кадровика).

В некоторых случаях, например для органа опеки и попечительства, необходимо указать в справке средний заработок лица за последний год (полгода).

В справке для получения визы может содержаться указание на то, что гражданину на время турпоездки предоставлен отпуск по месту работы.

Если работник, которому необходима справка, сам является лицом, уполномоченным на выдачу справки, к составленной таким образом справке прилагается документ, подтверждающий полномочия работника (например приказ о назначении главного бухгалтера).

К справке, выданной ИП самому себе (например, для получения визы), прилагается копия свидетельства о его регистрации (выдавалось до 01.01.2017) либо лист записи в ЕГРИП (после 01.01.2017).

В любом случае прежде, чем обратиться к работодателю за такой справкой, необходимо получить по месту требования информацию относительно сведений, которые в обязательном порядке должен содержать данный документ.

Бланк справки с места работы

Пример справки с места работы

Как получить справку

Несмотря на то, что в трудовом законодательстве этот документ не упоминается, работодатель все равно обязан выдать справку по требованию работника. Об этом говорит ст. 62 ТК РФ . Согласно ее положениям работник вправе обратиться к работодателю с заявлением в письменном виде о выдаче, в том числе, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя. Документ должен быть выдан работнику в течение трех дней безвозмездно с надлежащим заверением.

Каков срок действия справки

Так же как и содержание, срок действительности справки может отличаться в зависимости от ситуации. Даже если в нормативных актах не закреплен срок действия этого документа, следует знать, что в обычной практике с момента выдачи справки не должно пройти больше месяца. Чтобы избежать проблем при подаче документов, желательно получить справку с места работы максимум за неделю до ее представления по месту требования, а также заранее поинтересоваться, какие требования к сроку справки предъявляются в конкретной ситуации.

К каждому кадровику обращался сотрудник с просьбой выдать справку с места работы. Она нужна для банка, турфирмы, суда, нового работодателя и т. д. Как правильно выдавать справки, чтобы избежать двойной работы, читайте в статье.

На первый взгляд, оформить такой документ легко. Однако при этом часто допускают ошибки. Самая распространенная – справку подписывает неуполномоченное лицо. В итоге документ у работника не принимают, он обращается в отдел кадров повторно и справку приходится переоформлять.

Кому работодатель обязан выдать справку

Работодатель должен в течение трех рабочих дней выдать по заявлению сотрудника справку о заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах, стаже работы в компании и т. д. Это правило распространяется и на бывших работников (ч. первая ст. 62 ТК РФ, определение Московского городского суда от 8 сентября 2011 г. по делу № 33-28750). Закон не ограничивает время, в течение которого сотрудник после увольнения может обратиться за нужными ему документами. Поэтому, когда бы он ни попросил выдать справку, работодатель обязан это сделать.

Без письменного заявления сотруднику вручают в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году прекращения работы. Но если за ней обратится бывший работник, он должен будет представить заявление, а работодатель – выдать справку в течение трех рабочих дней (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).

Выдать справку о работе или зарплате сотрудника третьему лицу работодатель может, если работник оформит на это доверенность (ст. 185 ГК РФ, абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ). По запросу прокурора, следователя, дознавателя, суда, судебного пристава справку с места работы предоставляют без согласия сотрудника (ст. 21 УПК РФ, ст. 57 ГПК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 64 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

Кто подписывает справку и как подтвердить, что ее выдали

Чтобы справка с места работы имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Обычно это директор по персоналу или начальник отдела кадров, но может быть и обычный кадровик. Главное, чтобы руководитель наделил его полномочиями подписывать справки. Это отражают в инструкции по делопроизводству, приказе о распределении обязанностей, трудовом договоре этого сотрудника и доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то кроме руководителя или уполномоченного работника ее подписывает главный бухгалтер. Подписи должностных лиц на справке заверяют печатью организации (при ее наличии).

Иногда кадровики выдают справки о работе, хотя это право им официально не передали. Такую справку по месту требования у сотрудника могут не принять или потребуют подтвердить полномочия подписавшего ее лица.

Работодатель может вести журнал регистрации выданных справок (образец ниже). Он не обязателен, но при необходимости подтвердит, кому и когда выдавали документы. Это поможет в конфликтной ситуации, если работник будет необоснованно настаивать, что ему не предоставили справку. В журнале предусмотрите графу, где сотрудники будут расписываться и указывать дату, когда получили справку.

Образей. Журнал регистрации справок с места работы

За какими справками обращаются работники

Отдельные виды справок предусматривает закон. Часто для них есть утвержденная форма. Например, она установлена для справки 2-НДФЛ и справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы. Но сотрудник может обратиться и за справкой, форму которой закон не устанавливает. В таком случае документ составляют в произвольном виде. Рассмотрим, за какими справками чаще всего обращаются сотрудники.

Справка о занимаемой должности и зарплате. Такая справка обычно нужна, чтобы оформить визу, получить субсидии, льготы и т. д. Кроме того, она потребуется, если сотрудник захочет усыновить ребенка или стать опекуном (ст. 271 ГПК РФ, постановление Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423). Справку выдают и при первоначальной постановке работника на воинский учет (приказ Минобороны России от 2 октября 2007 г. № 400).

Справку составляют в произвольной форме, как правило, на фирменном бланке (образец ниже). Она содержит информацию о занимаемой должности, размере оклада или среднемесячной заработной платы и другие реквизиты (схема ниже). Конкретные требования к содержанию и форме справки может установить консульство, посольство, иной уполномоченный орган.

Образец. Справка с места работы

2-НДФЛ. Если работник обращается в банк, чтобы получить кредит, то его платежеспособность подтвердит справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма справки утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@. В ней отражают сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах. Справку сотрудник получает в бухгалтерии.

Справка о сумме заработка за два года, предшествующих году прекращения работы.Она понадобится для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). В справке работодатель указывает:

сумму выплат, облагаемых страховыми взносами в ФСС России на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
количество календарных дней, исключаемых при расчете пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком.

Справка о среднем заработке за последние три месяца для определения размера пособия по безработице. Ее выдают уволенному работнику, который хочет встать на учет в центр занятости и получать пособие по безработице (абз. 1 п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15 августа 2016 г. № 16-5/В-421. При этом, как указывает Минтруд, орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит необходимые сведения, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.

Справка о стаже работы в организации. Ее оформляют в произвольной форме, когда нужно подтвердить, что сотрудник трудился у работодателя в течение определенного времени. Выясните, для чего работник запрашивает справку, от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал сотрудник, или достаточно общего трудового стажа в компании и т. п.

Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком. Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет может один из родителей ребенка или другое лицо, которое фактически ухаживает за ребенком. Заявитель представляет в ФСС России справку с места работы отца, матери или обоих родителей ребенка, что они не используют отпуск по уходу за ребенком и не получают пособие (п. 39, подп. «ж» п. 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). Форму справки закон не устанавливает. Ее составляют в произвольном виде.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Если сотрудник поступает по совместительству к другому работодателю на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это связано с тем, что нельзя трудиться по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями. Справку оформляют в произвольной форме (ч. пятая ст. 282, ст. 283 ТК РФ).

Архивная справка. Организации обязаны бесплатно предоставлять по запросам граждан архивные справки (ч. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Архивную справку оформляют по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации (Приложение 42 к п. 8.2.2 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В документе указывают сведения по вопросу обращения в хронологической последовательности событий.