Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.
У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.
Выдача справок – не право, а обязанность работодателя , который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.
Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.
Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.
Общие требования
Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности
, не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.
Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.
Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.
Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).
Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Части вторая — третья утратили силу.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Заявления на выдачу справки с места работы.
Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований :
Все справки имеют исходящий номер . Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.
Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму , которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной .
Бланк справки по форме 2 НДФЛ.
Какие виды существуют?
В делопроизводстве различают несколько видов справок:
- служебные;
- личные;
- архивные.
Работникам выдаются личные справки , так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.
Куда могут предоставляться?
В соцзащиту
Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие
. Они также имеют право на получение субсидий
.
Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца , в котором указывается следующая информация:
- наименование организации, его реквизиты ;
- Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
- с какого времени трудиться на предприятии;
- помесячный доход .
При этом обязательно определяют вид дохода : заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.
В институт
Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:
- нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
- заочникам для подтверждения факта работы.
Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».
Оформления справки с места работы для ВУЗа.
Для центра занятости
Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия . Указывается:
- период работы в организации;
- режим работы;
- средний заработок за последние 3 месяца ;
- были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).
Скачать бесплатно справки для центра занятости.
Для УФМС
Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.
Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.
Для банка
Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.
Для каких нужд?
Для чего нужна справка с места работы?
Для больничного
Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая , утвержденная Минсоцразвития РФ.
Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.
Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:
- О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
- Количество дней приходящихся на:
Справки о заработке и о количестве календарных дней.
Совместителю
По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка , доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.
Бланк справки для совместителя.
Бланк справки об отпуске совместителя.
Об алиментах
Алименты являются одним из источников дохода . В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер .
Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно , единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.
Такая справка может понадобиться и самому алиментщику . Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.
Бланка справки об удержании алиментов.
Бланка справки о выплачиваемых алиментах.
Справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.
Для пенсии
Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет . Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета . Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:
Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа . Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию . В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.
Справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.
Справки, подтверждающей стаж работы.
О командировке
Данный вид справки работникам требуется очень редко . Обычно достаточно копии командировочного удостоверения . Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.
- Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность .
- Подтверждается его нахождение в командировке.
- Пишется пункт назначения, период отсутствия.
Составления справки о нахождении в командировке.
Для декретных
После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:
Справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.
Для загранпаспорта
При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку , подтверждающую факт работы человека в данной организации.
Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.
В тексте документа содержаться сведения о:
- дате приема на работу, должность сотрудника;
- среднемесячном доходе ;
- дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.
Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском , если есть такая возможность.
Составления справки для оформления визы на английском языке.
Справки для оформления загранпаспорта.
Итоги
Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений . Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.
Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные
.
Но ведь справку подписывает не работник, а специалист , отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.
Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон .
Такая справка теряет свою юридическую силу , а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.
Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.
Перечень предоставляемых документов
Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ ).
2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62 , 84.1 ТК РФ ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:
2.1. Копии:
- приказа о приеме на работу;
- приказов о переводах на другую работу;
- приказа об увольнении с работы.
2.3. Справки:
- о заработной плате;
- о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
- о периоде работы у данного работодателя.
3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ ).
4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), - предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» ).
5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ ).
6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее - Закон № 1032-1 )).
7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1 , 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ).
8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ).
Обратите внимание
Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.
Копии документов
В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание
В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии - соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
Копия верна.
Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина
Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом № 9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.
| №
записи | Дата | ||||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| Муниципальное учреждение | |||||
| (МУЗ «Поликлиника № 2») | |||||
| 05 | 11 | 10 | 2010 | Принята на должность | Приказ |
врача-терапевта. | от 05.11.2010 № 12/к | ||||
Работает по настоящее время. | |||||
Специалист отдела кадров | |||||
Галкина М. Н. Галкина | |||||
Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.
В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Выписки из документов
Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа - из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.Выписка - это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.
Справки и другие документы
Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1 ). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
Муниципальное учреждение
здравоохранения «Поликлиника № 2»
(МУЗ «Поликлиника № 2»)
г. Пермь 20.12.2013
Выписка из трудовой книжки
Болотовой Л. И.
Трудовая книжка АТ-IX № 5261347
Фамилия Болотова
Имя Лариса
Отчество Ивановна
Образование высшее
Профессия, специальность врач
Подпись владельца книжки Болотова
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек Мороз
| №
записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
Муниципальное учреждение | |||||
здравоохранения «Поликлиника № 2» | |||||
(МУЗ «Поликлиника № 2») | |||||
| 3 | 15 | 07 | 2012 | Принята на должность | Приказ от 15.07.2012 |
врача-терапевта. | № 21-к | ||||
Работник работает по настоящее время.
Выписка верна.
Инспектор отдела кадров Галкина /М. Н. Галкина/
При этом сведения персонифицированного учета и о трудовом стаже выдаются по заявлению работника о выходе на трудовую пенсию в течение 10 календарных дней со дня подачи заявления.
Предоставляются такие сведения также в день увольнения работника или прекращения гражданско-правового договора, если с вознаграждения по нему отчислялись страховые взносы. В данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений.
Документ, который содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица, копия которого предоставляется работнику, составляется по форме СЗВ-6-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192 .
В заключение
Помимо перечисленных в статье документов работники могут запрашивать и другие, например различные справки для предоставления по месту требования, характеристики. В любом случае, если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . А если будет обнаружено аналогичное правонарушение - документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику - то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» ).
Также рекомендуем работодателю подстраховаться и отмечать факт получения работником документов письменно, то есть выдавать их под роспись работника. Если документы запрашивались путем подачи заявления, отметку в получении можно сделать на нем же, если без заявления - в специальном журнале.
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28 (далее - ГОСТ № 51141-98).
- «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».
- «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».
Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.
Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш по заполнению кадровых документов со .
Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить ().
Справка с места работы предназначена для того, чтобы подтвердить фактическое место работы, должность, стаж и размер заработной платы сотрудника.
Оформляется такая справка в свободной форме. Как правило, она печатается на листе формата А4, содержит реквизиты и юридические данные компании, подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью. Объём указываемых в справке сведений зависит от требований тех организаций, которые её запрашивают.
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан выдать сотруднику справку по его письменному запросу не позднее, чем через три рабочих дня (статья 62 ТК РФ). Сотрудник не обязан называть причину предоставления справки: в таком случае в документе вместо адресата указывается «по месту требования».
Справка с места работы может потребоваться органам государственной власти или местного самоуправления, для оформления визы в другое государство, в органы социальной опеки, при обращении в суд или правоохранительные органы.
При подаче документов на визу вам может понадобиться справка с работы, оформленная на английском языке (во всём остальном она аналогична справке на русском). Если вашу поездку оплачивает кто-то из родственников, то могут потребовать доказательства финансовой состоятельности вашего «спонсора»: справку с его места работы и выписку со счёта.
Хотим предостеречь от предоставления в посольства и другие органы «липовых» справок или содержащих неверные сведения. Сотрудники визовых отделов, например, обычно проверяют указанную вами информацию, и если уличат вас в обмане, то в визе вам, скорее всего, будет отказано.
Не путайте справку с места работы с 2-НДФЛ
Не стоит путать справку с места работы и справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Справка 2-НДФЛ — это документ, в котором отражены сведения об источнике вашего дохода, заработной плате и удержанных налогах. Выдаётся работодателем за определённый период (обычно за год).
Справка 2-НДФЛ может потребоваться наравне со справкой с места работы для оформления визы, получения кредита или в судебных разбирательствах, однако основное её назначение — это свидетельство финансового дохода и налоговых отчислений.
Каждую неделю в разделе «Вопрос-ответ» читайте актуальную информацию по различным видам справок: какие из них действительно надо оформлять и как это сделать.
При подготовке использованы данные информационно-правовой базы
Справка с места работы — документ, который может пригодиться:
- при оформлении визы;
- для предъявления суду;
- для оформления больничного или декретного отпуска на новой работе;
- для оформления госпособия по уходу за ребенком.
Структура справки с места работы может в значительной мере различаться в зависимости от конкретной цели составления документа.
Общая структура справки о месте работы
В большинстве случаев справка с места работы составляется для предъявления по месту требования. С точки зрения отражения фактов о сотруднике содержание справки может быть любым — главное, чтобы в ней было зафиксировано, что она сформирована именно для предъявления по месту требования.
Есть ряд типовых, хотя и неофициальных, критериев оформления соответствующей справки. Рассмотрим их.
Справка с места работы должна содержать основные реквизиты фирмы (ОГРН или ОГРН ИП, адрес, телефон). Реквизиты обычно указываются в самой верхней части документа — справа или посередине.
Ниже следует дата составления, а также номер документа.
Следующий элемент — текстовый блок, в котором отражаются данные о работнике: Ф. И. О., должность, ежемесячный оклад, стаж работы в фирме. Далее фиксируется, что справка подлежит предоставлению по месту требования.
Ниже указываются Ф. И. О. и должность руководителя фирмы, подпись и печать организации (при наличии).
Рассмотренная нами структура справки в достаточной мере универсальна, но иногда ее предстоит адаптировать к специфике места предъявления источника. Рассмотрим, как может выглядеть справка с места работы, подлежащая предоставлению в то или иное учреждение.
Как выглядит образец справки с места работы в суд
В ходе судебных слушаний представление справки с места работы, как правило, требуется в целях подтверждения занятости и доходов истца или ответчика, например, для назначения алиментов. В этом случае ответчик может быть обязан представить справку, в которой будут указаны:
- его Ф. И. О., должность;
- оклад или средний заработок;
- стаж работы в компании.
Документ должен быть заверен печатью компании-работодателя (при ее наличии), а также подписью руководителя фирмы.
Справка с места работы для получения визы
Справка с места работы для получения визы может соответствовать образцу документа, составленного по общим критериям, о которых мы рассказали выше. Дело в том, что в нем предполагается указание размера оклада и стажа работы сотрудника — именно тех сведений, которые в первую очередь нужны для оценки благонадежности туриста.
Вместе с тем в справках для виз приветствуются формулировки о том, что:
- документ составляется именно для консульства определенной страны;
- работник гарантированно сможет продолжить работу в фирме по возвращении из путешествия.
Также консульства позитивно относятся к справкам, напечатанным на фирменном бланке компании-работодателя.
Для чего нужна справка с предыдущего места работы
Справка с предыдущего места работы чаще всего нужна, если новому работодателю необходимо корректно рассчитать больничные или декретные выплаты.
В 2018-2019 годах такую справку необходимо оформлять по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н в редакции приказа Минтруда от 09.01.2017 № 1н.
Образец справки с места работы по требованию органов соцзащиты
Подобная справка нужна для того, чтобы показать органам соцзащиты, что отец или мать ребенка не находится в отпуске по уходу за ним, с целью получения госпособия, назначаемого по приказу Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н.
