Акт выполненных работ – это первичный документ, согласно которому отображаются все виды выполненных работ, их общая стоимость, а так же начальные и конечные сроки. Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается у заказчика и исполнителя (между двумя контрагентами), по одному акту остается у каждой из сторон.
Акт приема выполненных работ зачастую относят к первичным документам, а значит он регулируется Федеральным законом N402-ФЗ от 6 декабря 2011 года "О бухгалтерском учете".
Форма (бланк) акта
Образец заполнения
Форма акта выполненных работ не прописана законами, поэтому организация может разработать собственную форму для заполнения и использования.
Для того, чтобы правильно (и как можно подробнее) составить акт, необходимо указать следующие пункты:
- Порядковый номер данного документа для его регистрации в бухгалтерии.
- Дата составления документа.
- Номер договора, согласно которому составляется акт выполненных работ.
- Сроки выполнения оговоренных работ.
- Объемы выполненных работ.
- Общая стоимость работ (с обязательным учетом НДС).
- Номер счета, который предоставляется заказчику для оплаты произведенной работы (услуги).
- Полное название заказчика и исполнителя, согласно учредительным документам.
- Оттиск печати обеих заинтересованных организаций.
- Подписи исполнителя и заказчика, или лиц, имеющих право подписи.
Зачем акт нужен?
Акт выполненных работ необходим в случае, когда необходимо подтвердить факт выполнения работ исполнителем - в этом случае акт выступает в роли отчета исполнителя перед заказчиком.
Акт приема-передачи без предварительного договора или какого-либо соглашения может признаваться налоговой ничтожным, что повлечет за собой невозможность учитывать данные расходы в уменьшении налоговой базы.
В случае, если исполнитель не выполняет своих обязанностей, срывает поставленные сроки работы, имеется брак или ненадлежащее исполнение работы, то заказчик имеет полное право не подписывать акт выполненных работ и не принимать работу до полного устранения недостатков или вовсе отказать исполнителю в оплате. В таком случае, исполнитель обязан устранить все недоработки и составить новый акт выполненных работ, с учетом новых обстоятельств.
Когда акт обязателен
В большинстве своем акты не обязательны. Есть только несколько случаев, когда акт приемки обязателен:
- При передаче здания покупателю - п.1 ст.556 ГК.
- При передаче предприятия покупателю - п.1 ст.563 ГК.
- При принятии работ по договору строительного подряда - п.4 ст.753 ГК.
- При передаче объектов недвижимости в аренду.
В сфере капитального строительства в качестве акта выполненных работ применяется унифицированная форма КС-2 . Эта форма заполняется на основании Журнала учета выполнения работ.
Акт подписывается подрядчиком и заказчиком. Затем на основании акта готовится справка о стоимости работ и понесенных затратах по форме КС-3 . На основании справки заказчик оплачивает услуги подрядчика.
Акт как бухгалтерский документ
| Налог | Обязателен ли акт? |
|---|---|
| Все налоговые режимы | Акт в любом случае лучше подписать исполнителю, чтобы потом не было претензий. |
| УСН Доходы | |
| УСН Доходы-Расходы | |
| НДФЛ | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| Налог на прибыль | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| ЕСХН | Акт нужен, чтобы подтвердить расходы. |
| НДС | Без акта выполненных работ рискованно принимать НДС к вычету. |
| ЕНВД | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
| ПСН | Неподписанный акт никак на налог не повлияет. |
По сути не очень обязательный документ - акт приема-передачи, очень часто запрашивается бухгалтерией организации и на то есть основания. Отсутствие акта усложняет процедуру подтверждения затрат и полученной прибыли.
Затраты компании на выполнение работ можно включить в себестоимость продукции и эти траты могут включаться в расходы организации при расчете налога на прибыль. Поэтому такие траты необходимо документально подтвердить - акт выполненных работ будет таким основанием. По мнению ФНС только акт принятия работ может достоверно подтвердить факт осуществления затрат.
А также, в случае отсутствия акта выполненных работ, организация не сможет получить начисленный и уплаченный НДС.
Также акт приемки будет выполнять функции документа учета, что поможет в разговоре с налоговой, если они решат,что компания пытается уйти от уплаты налогов.
Устранение недостатков работы
Если акт выполненных работ подписан заказчиком, то работа исполнителя считается выполненной в полном объеме и заказчик не имеет права требовать устранения недостатков.
Если в работе исполнителя обнаружены недостатки, то об этом необходимо его предупредить и задокументировать недостатки либо актом о приеме исполненных работ с недостатками, либо актом о недостатках.
По обучению
Когда составляют акт
Этот документ свидетельствует о том, что на основе контракта (договора) выполнены работы или оказано обслуживание в полном объеме и в установленные сроки. В нем отражают исполнения подрядчиком условий заключенного госконтракта. Он подписывается как заказчиком, так и поставщиком и является завершающим этапом реализации государственного контракта. Один экземпляр остается в организации, исполняющей роль заказчика, другой передается исполнителю работ.
Составляют акт оказания услуг или выполненных работ и в том случае, если заказчик отказывается принимать работы, и когда работа выполнена не в полном объеме или не выполнена вовсе. В таких ситуациях в актуальном протоколе обязательно отражают обнаруженные нарушения, которые препятствуют приемке результатов госзаказчиком, и обозначают срок, в течение которого их придется устранить.
Документация служит существенным доказательством в судебных разбирательствах с исполнителем при наступлении спорных моментов по контракту, предметом которого являются нематериальные услуги, результат которых нельзя продемонстрировать, оценить или измерить. Примеры таких закупок — заказы на использование интеллектуальных, профессиональных знаний исполнителя с целью выполнения потребностей организации-заказчика. В этом случае документ свидетельствует о выполнении и отражает полноту и сроки выполнения работ.
Документация о согласовании результатов является немаловажной и для организации-заказчика при составлении промежуточной и итоговой бухгалтерской отчетности об освоении выделенных бюджетных средств. Документ, подписанный обеими сторонами, является основанием для и подтверждает целевое использование бюджетных ассигнований.
Какой бланк использовать
Соглашение между сторонами составляют как в утвержденных формах, так и в свободном виде с учетом особенностей конкретного госзаказа и отрасли функционирования организации-заказчика. Законодательство не предусматривает единой формы акта выполненных работ по договору оказания услуг, поставки товара или выполнения работ, но в закупках по строительству или ремонту используется , номер по ОКУД 0322005. Этот бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999.
В последнее время контрольными органами в сфере закупок были выпущены методические рекомендации по использованию унифицированных форм. В них отражаются случаи нарушения условий договора, расчет штрафных санкций и суммы выплат с учетом удержания штрафных санкций.
Как разработать шаблон самостоятельно
Каждая организация-заказчик вправе самостоятельно решить, как должен выглядеть акт выполненных работ, разработать бланк и утвердить его в своих локальных документах. Когда его готовите, указывайте такие сведения:
- номер документа;
- номер контракта, который закрывается;
- дату составления и подписания;
- наименование, количество и стоимость выполненных работ;
- стоимость с учетом применяемой системы налогообложения;
- реквизиты сторон;
- подписи и печать.
Если в документе обнаружены погрешности, составьте новый и аннулируйте старый.
Как оформить
Оформление документа допускается на фирменном бланке заказчика либо в стандартном формате на листе А4. Он составляется в двух или более экземплярах для каждой из сторон госконтракта. Более двух экземпляров составляется, если он передается в надзорные или контрольные органы заказчика, например в Федеральное казначейство, для оплаты. Соглашение подписывается обеими сторонами и закрепляется печатями в случае их использования организациями.
В документе обязательно отражайте такие параметры:
- предмет закупки;
- сроки выполнения работ.
По общему правилу, документ о согласовании итогов оказанных работ составляется поставщиком, так как он ответственен за результат и качество работ.
Бланк унифицированной формы ОКУД 0322005
Образец акта выполненных работ и услуг
ГБУ «Госпиталь № 1», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Альфа», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора Иванова И.И. действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые Стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:
1. В соответствии с контрактом № 3/19 от «10» сентября 2020 года (далее — Контракт), Исполнитель выполнил обязательства по организации экскурсии на 30 человек по программе «Путешествие из Петербурга в Москву» по мотивам повести Радищева.
2. Фактическое качество оказанных услуг соответствует требованиям Контракта.
3. Вышеуказанные услуги, согласно Контракту, должны быть выполнены не позднее «15» ноября 2020 года, фактически выполнены «10» ноября 2020 года.
4. Недостатки в предоставленных услугах не выявлены.
5. Сумма, подлежащая оплате исполнителю, в соответствии с условиями Контракта, — 30 000,00 (тридцать тысяч рублей 00 копеек). Без НДС.
6. Этот документ составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Оказание услуг в разных сферах, как правило, документально подтверждается. Наиболее простым примером является кассовый чек, в котором указываются как проданные товары, так и их стоимость, которую покупатель должен оплатить. Похожий документ имеется и в сфере строительства.
Акт приемки работ в строительстве собственными силами: форма КС - 2
Одной из наиболее распространенных форм отчетности, предоставляемой исполнителями и включающей в себя подробную информацию обо всех выполненных силами исполнителя работах, является акт приемки выполненных работ в строительстве (форма КС-2). Данный документ позволяет заказчику проконтролировать конкретный объем проделанной работы, а также узнать их точную стоимость. Сам образец формы КС-2 скачать можно в конце статьи.
Процесс юридического оформления любых строительных услуг, начинается с заключения договора-подряда, после чего, происходит передача работы исполнителю. Очень важно, чтобы в нем присутствовали точные сроки их окончания, а также была озвучена окончательная стоимость планируемых мероприятий.
Замечание! Не все контракты подряда имеют точные значения цены, так как порой, заказчикам и исполнителям удобнее указывать договорную цену.
В этом случае, договор-подряда всё равно имеет юридическую силу, если оформлен по всем правилам.
Необходимым приложением к заключаемому между сторонами контракту, является смета, содержащая информацию о стоимости проведенных работ и подтверждающая окончательную стоимость, указанную в контракте. Подобная смета заказывается, как правило, в специализированных организациях, занимающихся проектировкой и созданием рабочих чертежей.
Со сметой в полном объеме ознакамливаются как исполнитель, так и заказчик, скрупулезно проверив соответствие её содержание данным, указанным в рабочих чертежах. Любые правки вносятся фирмой, выполнявшей проектировку, после чего, заключаемый контракт согласуется повторно, после передачи его исполнителю и заказчику. Если какие-либо замечания отсутствуют у обеих сторон, то контракт подписывается и приобретает юридическую силу.
Процесс составления акта по форме КС - 2
- Строительные компании после подписания и передачи договора-подряда, начинают вести собственный промежуточный журнал. В него заносятся записи об уже выполненных силами подрядчика работах по конкретному проекту. По сути, это ничто иное, как переписанная смета с указанием графика работ. С помощью такого промежуточного журнала, исполнитель может с легкостью указать, какие работы были выполнены и в какой период. Промежуточный журнал позволяет вычислять стоимость и контролировать ход работ. Такая форма контроля гарантирует точность вычислений и безошибочное определение стоимости, что очень удобно как исполнителю работ, так и их заказчику.
- Акт приемки работ заполняется по форме КС — 2 и полностью идентичен своим содержанием смете и учетному промежуточному журналу, однако, он предназначен, в первую очередь, для осуществления проверки извне. Подобный отчет сдается ежемесячно, а форма (КС — 2) её, после передачи, подписывается технадзором.
- Акт приемки составляют за прошедший месяц работ, причем, в нем обязательно указывается обоснование их стоимости, наименования, а также множители (единицы измерения, количество и прочие). Также необходимо указать итоговую стоимость, которая получилась вследствие подобных прозрачных вычислений, сделанных собственными работниками.
- Верхняя часть формы включает в себя наименования обеих сторон, то есть заказчика и подрядчика, а также дату и название объекта, в отношении которого проводятся работы.
Важно! Действующее законодательство достаточно четко регулирует сроки рассмотрения предоставленной формы. Если в контракте не указано иное, то на проверку и подписание у него имеется 72 часа. Если же в договоре подряда указан иной срок, то именно он считается приоритетным.
Сдача и принятие работ
Сдача работ осуществляется непосредственно представителю технадзора, посещающего место их проведения по окончании каждого рабочего месяца. После его прибытия, выполненные работы измеряются, причем в совместном режиме. Очень важным является то, что технадзор проверяет на соответствие смете не только объемы выполненной работы, но и их качество. Если имели место скрытые работы, выполненные силами подрядчика, то необходимо составлять специальный акт, форму которого можно скачать здесь.
Представитель технадзора должен потребовать передачи промежуточного журнала работ, чтобы лучше проконтролировать добросовестность исполнителя. Помимо качества готовой работы, он должен проследить и за соблюдением всех технологий строительства. Также всестороннему изучению подвергаются сертификаты подрядчика, а также техпаспорт конструкции или изделий.
Предупреждение! Речь на данном этапе проверки идет о таких показателях, как лабораторные испытания прочности бетона, используемого в строительстве, а также прочих материалов, относительно качества которых, необходим тщательный и всесторонний контроль.
Основным направлением деятельности технадзора, является соответствие информации, присутствующей в смете и на чертежах, с фактически выполненными силами подрядчика работами. Достаточно часто бывает так, что подрядчик вынужден выполнять некий объем работ, не учтенный в смете. Такие работы надо обязательно зафиксировать, указав причину их проведения и их фактическую стоимость.
Акт по сдаче-приемке выполненных работ составляется после исполнения подрядчиком своих обязательств. Акт не является самостоятельным документов, а служит приложением к работе по договору подряда. Он является частью процедуры приема результатов работы и служит основанием для окончательных расчетов по подрядному договору между заказчиком и исполнителем.
ФАЙЛЫ
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе
- сведения об обеих сторонах договора,
- краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
- наименование работ,
- дату проведения работ,
- качество и стоимость выполненных работ.
Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)
В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.
При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.
Для чего нужен данный акт
Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.
Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.
В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.
Инструкция по оформлению акта сдачи-приемки выполненных работ
После подписания акта по сдаче-приемке выполненных работ, все претензии могут рассматриваться только в судебном порядке.
