В ряде кадровых процедур одним из этапов является уведомление работника. Это фактически извещение о предстоящих переменах в организации или в трудовой функции сотрудника. Изменения, о которых не был предупрежден работник, которого они касались, может оспорить произошедшие изменения в суде . Никакой обязательной формы уведомления не предусмотрено законодательно, но если уж есть требование закона «уведомить под роспись», надо его выполнять. Чтобы никакой инспектор или судья не признал уведомление незаконным, нужно придерживаться некоторых правил.
Какое уведомление невозможно оспорить
Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто. Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах. Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.
Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое :
- если оно вручено лично под роспись;
- если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.
К сведению
Нюанс : если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено» , судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата . Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.
В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи . Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение .
Регистрируем уведомление
В любом отделе кадров должна быть папка с исходящими документами, а к ней должен прилагаться журнал регистрации . Если у вас возникла необходимость уведомления работников, поступайте так:
- распечатываете 2 копии уведомления;
- в журнале регистрируете его под номером по порядку;
- номер и дату указываете на уведомлении;
- визируете директором (или самостоятельно, если у вас есть доверенность);
- один экземпляр вкладываете в дело, второй – на исполнение .
Оформляем уведомление
Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с
датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать
. В документ включаем следующие сведения:
- название документа («Уведомление»);
- заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
- адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
- адресат (ФИО работника и его адрес);
- причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
- предложения, решения или просьбы;
- виза директора (или начальника ОК);
- виза ознакомления работника.
Образец уведомления работнику можете .
Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.
Виды уведомления работника
Видов таких документов множество:
- о начале отпуска;
- уведомление о сокращение работника;
- о расторжении договора;
- о временном переводе;
- об увольнении;
- о праве отказа от командировок или работы в праздники и т.д.
При этом форма останется постоянной, в зависимости от ситуации нужно изменить только причину направления извещения и принятое решение или предложение. Самые типичные виды рассмотрим подробнее.
Уведомление о расторжении договора
Такой документ нужно отправить сотруднику за 3 дня до окончания срока договора (если, конечно, он срочный). Уведомление о расторжении договора, образец, можно .
Внимание!
Нюанс: имейте в виду, что отправить или завизировать работником такой документ нужно не позже, чем за 3 дня до окончания срока работы. Уведомите позже, считайте, что приняли работника постоянно!
Уведомление о сокращении штата работников
Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры
. Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.
Уведомление о сокращение работника, образец которого , должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.
Уведомление об увольнении работника
Такие извещения направляют, например, при ликвидации фирмы. Знакомить работников с фактом краха нужно так же за 2 месяца до увольнения . При этом уведомление работника должно содержать точные реквизиты документа, по которому фирма ликвидируется, например, протокола собрания учредителей.
Образец подобного извещения можно .
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ УВЕДОМЛЕНИЙ Скачать ПРИКАЗ ГТК РФ от 25-06-2002 666 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОГО ПОРЯДКА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ЖАЛОБ И ПРОТЕСТОВ НА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПО. Актуально в 2019 году
- Рубрикатор
- Образец договора дарения
- Кадровое делопроизводство
- Региональное законодательство
- Федеральное законодательство
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
- Производственный календарь 2019
- Сервисы
- План счетов
- Курсы, ставки, индекс
- Формы документов
- Правила бух. учета
- Юридический словарь
- Как оформить загранпаспорт
- Cоглашение о разделе имущества супругов
- Поиск
- Вступление в наследство по завещанию
- Образец нового полиса ОМС
- Как получить материнский капитал
- Навигация и возможности
- Как получить паспорт на квартиру
- Как оформить развод
- Помощь
- Документы для открытия ИП
- Реклама на сайте
- Статьи и обзоры
- Технические требования
- Регистрация граждан
- О сайте
- О системе
- Условия использования сайта
Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам
- Наличие на складах
- Описание
Купить журналы регистрации уведомлений и предложений работникам оптом или в розницу
- по последней записи в журнале можно определить общее число зарегистрированных уведомлений и предложений;
- из журнала нельзя изъять внесенные данные, а также зарегистрировать уведомление или предложение задним числом.
- все уведомления и предложения компактно и удобно сгруппированы в одном журнале;
Способ скрепления: Скрепка Страниц: 10 (листов: 20) (Рекомендуется 60 страниц)
(делает переплет более прочным) Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью: ? Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами: Стоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 39 руб.
Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала. Номера страниц расположены в нижних углах журнала. Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала. Прошнуровать страницы и скрепить печатью? Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола.
Журнал регистрации уведомлений
Все выше перечисленные кадровые документы регистрируются в специальном журнале регистрации уведомлений. В кадровом делопроизводстве регистрация уведомлений применяется, чтобы вести их учет, контролировать их хранение, а также вести справочную работу. имеет свои преимущества: — по последней записи видно общее количество зарегистрированных уведомлений; — все уведомления компактно сгруппированы в одном журнале; — из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать уведомление
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения. Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет. На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке.
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет. На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат. Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке.
Журнал извещения работников о начале отпуска
Обложка: золотистый картон Cъемная обложка из прозрачного ПВХ Отверстия для шнуровки и архивации Журнал извещения работников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска применяется для фиксации факта извещения, подтвержденном личной подписью работника Вид основного раздела журнала: Журналы учета от компании «Кадры в порядке»:
- Красивая золотистая обложка, сверху прозрачная обложка из ПВХ — приятно взять в руки, не пачкается
- Титульная страница с подробной информацией, полезные дополнительные материалы
- Все страницы пронумерованы
- Напечатаны на отличной белой бумаге
- Журнал прошнурован, пронумерован, опломбирован.
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и
Журнал регистрации уведомлений
Работнику могут направляться различные уведомления из кадровой службы. Это могут быть уведомления о расторжении трудового договора, о необходимости получить трудовую книжку, об изменении условий трудового договора, о сокращении должности и другое.
Все выше перечисленные кадровые документы регистрируются в специальном журнале регистрации уведомлений.
По состоянию на: 28.04.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда
Рубрика: Кадровое делопроизводство
Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена. Помочь в этом может документ - уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком. Давайте рассмотрим, в каких ситуациях целесообразно создавать уведомление и каковы основные правила его оформления.
Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.
КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?
Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?
Словарь кадровика
Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.
Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление. Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.
Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись». Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно. В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.
Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.
Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.
В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.
Обратите внимание!
В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме
1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;
2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).
Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.
Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ
Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.
Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации
Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.
Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3) . Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.
Уведомления, направляемые работникам организации
Для оформления таких уведомлений работодателем может быть разработан бланк уведомления, который содержит реквизиты: наименование организации и наименование вида документа.
Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).
Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.
В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.
Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.
Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.
Регистрационный номер - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.
Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Адресат. Уведомление - внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).
Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.
Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».
Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.
Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.
ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).
Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют:
1.
Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).
2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.
После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.
Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.
Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».
В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.
