Унификация документации. Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8

Унифицированные системы документации……………………………………………12

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение ………………………………………………………………………………25

Список литературы………………………………………………………………………26

Введение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);

применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;

требования к составу реквизитов документов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;

новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;

делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;

правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;

правил проектирования бланков документов;

правил использования, учета и хранения бланков и печатей;

правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированные системы документации

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;

документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

документация по приему на работу;

документация по переводу на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению отпусков;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

УС состоит из 3 подсистем:

по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;

кадровой документации;

автоматизированного контроля исполнения документов.

УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

документация по депозитарным операциям банков;

платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике материальных ресурсов;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

документация по статистике транспорта и связи;

документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

документация по учету и распределению средств;

документация по планово-экономической деятельности;

документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации.

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

расчетная внешнеторговая документация;

документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

транспортная внешнеторговая документация;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм

документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирования

информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

Приведем для примера основные документы УСОРД с кодовыми обозначениями по ОКУД:

0273060 - заявление об увольнении;

0221052 - должностная инструкция для категорий ИРТ и служащих аппарата управления предприятия;

0284070 - объяснительная записка;

0227103 - правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия;

0222152 - штатное расписание аппарата управления предприятия;

0211112 - приказ о создании предприятия;

0271020 - анкета (кадровая);

0276030 - график отпусков;

0283110 - приказ о поощрении;

0273110 - приказ об увольнении;

0229140 - регистрационно-контрольная карточка.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 - Документация по учету и распределению средств;

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа.

Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, - "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления.

Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения:

ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов.

В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях:

ликвидация учреждения;

потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам;

объединение учреждений;

переименование учреждений;

изменение территориально-административного расположения учреждения;

перевод учреждения в другое министерство, ведомство;

ввод в действие нового учреждения;

образование нового учреждения в результате разукрупнения.

Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90.

Заключение

Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов.

Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Список литературы

А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002.

О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001.

В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989.

М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998.

О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003.

Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002.

В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002.

Очевидны: по данным исследований, ... бланка и т.п.; требования к языку унификации документов (2)Реферат >> Промышленность, производство

Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления» ... Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах...

Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.

Для чего нужна унификация документов

Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение - ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее - к автоматизированному.

Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе. Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема. Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.

Цели и задачи унификации

Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе.

Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации. и унификации документов заключаются в следующем:

1. Единая типизация форм.
2. Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
3. Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
4. Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.

Функции унифицированного документооборота

Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция. Среди них существуют общие (или типичные) - те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции. К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.

Что представляет собой система документов

Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:

• признакам возникновения;
• предназначению;
• отрасли;
• типу;
• требованиям к составлению.

Какими бывают документы в унифицированной системе

Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно. К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.

Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем - функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации. Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности. Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.

Основные этапы унификации и стандартизации

Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем.

Проведение своевременной унификации в документообороте торгового предприятия подразумевает:

1. В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
2. Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
3. Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.

До этого унификация и стандартизация проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.

Особенности создания стандартов

Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме. Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне. Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.

Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.

Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации

Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.

Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции. Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г., положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.

Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации

Унификация и стандартизация документов - стезя Госстандарта России. Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации. Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.

Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров. Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам. Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.

Основные унифицированные и стандартизированные системы в России

На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:

• структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
• система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
• унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
• сфера статистических документов;
• система документации, регулирующей вопросы труда;
• унифицированные документы для осуществления внешней торговли.

Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности. К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации.

В свою очередь, Росархив определяет шаблоны организационно-распорядительной документации. Эти же органы власти утверждают Их унификация и стандартизация подразумевает создание формуляров для применения в той или иной отрасли.

Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации

Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д. Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем. На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.

Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.

Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия.

ГОСТы, которыми регулируется применение унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, распространяются на:

• постановления;
• приказы и распоряжения;
• решения;
• протоколы;
• акты;
• письма.

Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:

• государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
• предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.

ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.

Унификация в широком смысле слова представляет собой "приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества". Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации. Объектом унификации может быть множество существующих или возможных элементов систем, между которыми существуют отношения заменяемости и взаимозаменяемости, обуславливающие возможность их унификации. Объектами унификации могут быть изделия, материалы, детали, документы, терминология и т.д. То есть предметом унификации, так же как и стандартизации, являются варианты повторяющихся ситуаций.

Под областью распространения унификации понимается совокупность систем, где применен результат унификации, унифицированный элемент, предназначенный для применения в нескольких системах

Нормативной базой для про­ведения унификации документов являются:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);

Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;

Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ;

Другие руководящие документы Госстандарта РФ;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

Проведение унификации опирается на реализацию следую­щих принципов:

> унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;

> единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

> комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;

> группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения,

> обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;

> стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;

> экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;

> сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

При проведении унификации примен. методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм док-тов и их систем. Она осущ.на основе классификации док-тов по разл.признакам. К методам содержат.унификации относ.:

· установление ограничительных номенклатур действующих форм;

· создание типовых форм;

· построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

· унификация и стандартизация информац.элементов и используемых показателей.

Формальная унификация док-тов

Методами формальной унификации документов являются:

· унификация структуры документов;

· создание общих синтаксических правил построения документов;

· унификация методов контроля информации в документах;

· унификация типов носителей и форматов документов

В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМИ потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

Упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

Унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

Сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

Использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

Ускорить процессы принятия управленческих решений.

Этапы унификации текстов документов :

1) унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

2) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

3) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от правильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедительность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употреблением инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе.

Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность опреде­ленной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, да­лее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государст­венной власти: министерство, концерн, предприятие.

В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.

В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функцио­нальные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдель­ных.

В наст время действует 8 УСД:
1. Унифицированная система (УС) организационно-
распорядит документации (УС ОРД);
2. УС банковской документации;
3. УС финансовой, учетной и отчетной бух документации
бюджетных учрежедений и орг-ий;
4. УС отчетно-статистической документации;
5. УС учетной и отчетной бух документации предприятий;
6. УС документации по труду;
7. УС документации Пенсионного фонда РФ;
8. УС внешнеторговой документации.

Стадии разработки УСД (УФД)

УСД состоят из совокупности взаимосвязанных унифицированных

форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных

в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения;

нормативных и методических документов по их разработке, ведению и

применению.

Для общероссийской унифицированной формы документов

установлены следующие стадии разработки:

1-я стадия - организация разработки общероссийской Начинается с проведения головной организацией по разработке УСД предварительного исследования вопроса. В ходе этого исследования изучаются законодательные и нормативные документы, устанавливающие определенные нормы, которые должны найти отражение в формах унифицированных документов разрабатываемой УСД. Кроме законодательных и нормативных документов изучаются:

Отраслевые (ведомственные) номенклатуры и перечни;

Руководящие документы;

Формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.

Кроме того, определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.

Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД. Содержание технического задания должно соответствовать ГОСТ Р 1.2-92 и включать следующие разделы: основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.

На этой же стадии головная организация подготавливает и представляет во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) для согласования перечень организаций обязательного согласования и перечень организаций, которым будут направлены на отзыв проекты УФД.

Техническое задание подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями и согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ. Затем данный документ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, и после этого рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской

унифицированной формы документов;

3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта

общероссийской унифицированной формы документов;

4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской

унифицированной формы документов;

5-я стадия - тиражирование бланков форм документов.

Результатом унификации документов, закрепленным нормативно, является создание унифицированных форм документов. УФД представляет собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:

1) общегосударственные;

2) отраслевые / ведомственные;

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Заключение

Библиографический список

Введение

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают. В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов и состава расположения основных реквизитов документа, как фактора повышения производительности управленческого труда.

унификация документация управленческий реквизит

1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация - это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документов - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

УС организационно-распорядительной документации;

УС банковской документации;

УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

УС отчетно-статистической документации;

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

УС документации по труду;

УС документации пенсионного фонда;

УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Целями стандартизации являются:

Повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений;

Обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), исполнения государственных заказов, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг);

Содействие соблюдению требований технических регламентов;

Создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации.

Таким образом, цель стандартизации - это достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т.д. Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация. Региональная стандартизация - деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже. Национальная стандартизация - стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики, на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий и учреждений.

2. Состав и расположение основных реквизитов документа

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами_стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

* юридическую силу;

* оперативное и качественное составление и исполнение;

* организацию быстрого поиска;

* компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт - документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Правила оформления реквизитов:

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

* Государственный герб Российской Федерации;

* герб субъекта Российской Федерации;

* эмблема организации или товарный знак;

* код организации;

* основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

* идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

* код формы документа;

* наименование организации;

* справочные данные об организации;

* наименование вида документа;

* дата документа;

* регистрационный номер документа;

* место составления или издания документа;

* адресат;

* гриф утверждения документа;

* резолюция;

* заголовок к тексту;

* отметка о контроле;

* текст документа;

* отметка о наличии приложения;

* подпись;

* гриф согласования документа;

* визы согласования документа;

* оттиск печати;

* отметка о заверении копии;

* отметка об исполнителе;

* отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

* отметка о поступлении документа в организацию;

* идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор WordforWindows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6_16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6_24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно_денежных операций).

Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля - на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно_цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «____№____», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно_территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) наименования должности лица, утверждающего документ;

2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция.

Резолюция - это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается. Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28-30 знаков.

Отметка о постановке документа на контроль.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

«Текст» - основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

* от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

* от первого лица множественного числа (просим, направляем);

* от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско_правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно_материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально_личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово_хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает в себя:

* слово «В дело»;

* номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

* подпись исполнителя документа;

* дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Заключение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Таким образом, задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления. Бесспорно, что документы играет важную роль в жизни каждого человека, предприятия, организации и учреждения. Документы привлекают внимание исследователей, они используются кадровыми, пенсионными и другими службами. Поэтому их создание и оформление в соответствии с нормативной базой обязательно для каждого кто создает и работает с документами приобретет глубокий смысл.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М., 2003.-19 с.

2. Документоведение: Учебное пособие с образцами документов. - Т., 2002. - 110с.

3. Делопроизводство: Делопроизводство секретаря: учеб. пособие/ Е.П. Смирнова.- М.: Омега-Л, 2010.-152с.

4. Демин, Ю. М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов: учеб. пособие / Ю. М. Демин. - М. : ЮНИТИ, 2007.

5. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И. Ю. Крылова. - М. : Бизнес Пресс, 2005.

6. Современное делопроизводство: учеб. пособие/ Н.М. Березина, Л.М.Лысенко, Е. П.Воронцова-- СПб.: Питер, 2007. -- 224 с.

7. Организация работы с документами: учебное пособие / М.В. Ватолина.- Ростов н /Д: Феникс: 2004.

8. Абрамкин В.А. Основы делопроизводства. - СПб: «Питер Пресс», 2004.

9. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство на ПК. СПб.: Питер,2006.

10. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря _ референта. Ростов н/Д: «Феникс», 2005.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.

реферат , добавлен 17.05.2011


Характеристика унификации и стандартизации управленческих документов. Понятие стандартизации, характеристика объектов стандартизации. Международный и отечественный опыт в изучаемой области. Унификация документов - приведение их к единой системе, форме.

курсовая работа , добавлен 13.01.2011


Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.

учебное пособие , добавлен 07.04.2011


Понятия "стандартизация" и "унификация". Определение нормативных документов, регламентирующих процессы стандартизации в Российской Федерации. Функции технических комитетов по стандартизации документационного обеспечения управления и архивного дела.

курсовая работа , добавлен 16.12.2014


Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.

контрольная работа , добавлен 13.05.2013


Общие требования к организационно-распорядительной документации. Унификация и стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты организационно-распорядительных документов.

дипломная работа , добавлен 10.02.2009


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Изучение теоретических основ нормирования, мотивации и оплаты управленческого труда на примере СПК "Солонцы". Системы оплаты управленческого труда и исследование возможностей их совершенствования как фактора мотивации и повышения производительности.

курсовая работа , добавлен 06.07.2011


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Унифицированные системы документации, их роль в управлении, регламентации по созданию соответствующего альбома. Анализ ООО "Южная Кубанская торгово-промышленная компания", разработка унифицированных форм документов по работе с клиентами, их содержание.

Введение

· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· Унифицированная система отчетно-статистической документации;

· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· Унифицированная система документации по труду;

· Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96) (в ред. От 20.03.2002) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти– содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения – устанавливает сроки хранения документов

На основе типовых, разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

· общие положения;

· порядок составления и оформления служебных документов;

· порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

· контроль исполнения документов;

· порядок работы с исходящими документами;

· порядок работы с внутренними документами;

· составление номенклатуры дел;

· правила формирования дел;

· порядок обеспечения сохранности документов;

· порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

2. Состав управленческих документов.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Но вне зависимости от специфики организации (предприятия) среди многообразия видов документов можно выделить следующие основные группы документов:

04 - код организации,

17 - резолюция,

18 - заголовок к тексту,

19 - отметка о контроле,

20 - текст документа,

21 - отметка о наличии приложения,

22 - подпись,

23 - гриф согласования документа,

24 - визы согласования документа,

25 - печать,

26 - отметка о заверении копии,

27 - отметка об исполнителе,

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,

29 - отметка о поступлении документа в организацию,

30 - идентификатор электронной копии документа

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

4.2. Оформление реквизитов документов

1. Государственный герб РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

2. Герб субъекта РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации - условное или символическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура , комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. Изображение эмблемы не заменяет название организации. Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом и независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу перед реквизитом «наименование организации», а при продольном - над этим же реквизитом в середине верхней части листа.

4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается организации при ее регистрации.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговым органом.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Используется для автоматизированной обработки документов. Реквизит проставляется при оформлении конкретного вида документа.

8. Наименование организации (как полное, так и сокращенное), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах . Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование организации должно содержать указания на его организационно-правовую форму (ОАО - открытое акционерное общество , ЗАО - закрытое акционерное общество , 000 - общество с ограниченной ответственностью и др.).

Например:

ОАО "Центрэнергострой"

(ОАО "ЦЭС")

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит "наименование организации" является составной частью наименования должности в реквизите "подпись", удостоверяющей происхождение документа.

Например:

Генеральный директор

ООО "Нижегородспецгидрострой"

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке, если оно закреплено в уставе, располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер лицензии и дату ее выдачи и другие сведения по усмотрению организации.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Это один из важнейших реквизитов и проставляется на всех документах, кроме писем, т. е. он указывается только на общем бланке. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Например: АКТ, ПРИКАЗ.

Неправильным считается написание этого реквизита как "Приказ директора" или "Приказ по заводу".

В том случае, если документ создается совместно несколькими организациями, он оформляется на стандартных листах бумаги (а не на бланке). В заголовочной части этого документа указывается:

Полное наименование организаций, от имени которых составляется документ,

Название вида документа,

Место его составления или издания.

Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименованиях должностей лиц, подписавших документы, включаются наименования организаций.

Все экземпляры совместно созданных документов, включая приложения к ним, должны быть подлинниками, т. е. содержать подписи должностных лиц, включающие:

Наименование должностей,

Личные подписи,

Расшифровку личных подписей (инициалы, фамилия подписавшего).

11. Дата документа - один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

Дата его подписания (для приказов, писем, справок);

Дата его утверждения (для планов отчетов, правил, инструкций и т. п.);

Дата события, которое в нем зафиксировано (для актов)

Дата заседания или принятия решения (для протоколов).

Дата - составная часть поискового признака документа. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль.

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже),

Указание должности получателя (в дательном падеже),

Инициалы и фамилия (в дательном падеже),

Почтовый адрес (в соответствии с Почтовыми правилами)..

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида отправляемого документа.

Каждый элемент адресата печатается строчными буквами (кроме заглавных) с новой строки от одного положения табулятора, точка в конце составных частей реквизита не ставится. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. На типографских бланках организации для реквизита "адресат" устанавливаются ограничительные знаки "уголки".

Существует несколько вариантов адресования.

1. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Минобразования Российской Федерации

Управление ДОУ

2. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Минобразования

Российской Федерации

Управление ДОУ

Ведущему специалисту

3. При адресовании документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Документ адресуют руководителю в тех случаях, когда решение вопроса зависит непосредственно от него. Не принято указывать фамилию адресата без инициалов. Например:

Генеральному директору

4. При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует называть обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

Например:

5. При адресовании документа лицу, имеющему ученые степени и звания, указывают сведения о них перед фамилией и инициалами адресата. "

Например:

Ректору ВГИПИ

доктору педагогических наук, профессору

6. При направлении документа в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам почтовый адрес не указывается.

7. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам (это облегчает работу экспедиции учреждения по обработке и отправке корреспонденции). Сначала пишется наименование организации, а затем адрес.

Например:

Редакция журнала "Справочник Кадровика" Большая Ордынка ул., д.8 , Москва 136104

8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Рождественскаяая,

9. Несколько адресов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. В этом случае документ не должен содержать более 4-х адресов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. Адреса разделяются двумя межстрочными интервалами.

10. Для внутренних документов (заявление, докладная записка и др.) указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации входит в название должности.

Например: Начальнику учебного отдела ВГИПА

11. При направлении документов иностранным корреспондентам они адресуются в организации или конкретному лицу (обычно без указания должности). При этом сначала указываются инициалы и фамилия, затем наименование организации, далее ее адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны, почтовый индекс.

Например:

100, South Street London, KW CR24TW

16. Гриф утверждения документа. Оформляется в верхнем правом углу документа. Утверждение документа - особый способ удостоверения некоторых видов документов. Оно санкционирует их содержание и свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, акты и др. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению прилагается.

В таких документах как структура, штатная численность, штатное расписание гриф утверждения дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления;

1. Утверждение документа руководителем.

2. Издание распорядительного документа (приказ, постановление).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Второй вариант целесообразно использовать в том случае, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания, устанавливается срок ввода утверждаемого документа в действие и т. п.

Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу.

При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который соответственно имеет два варианта:

В первом случае он состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

текстиль»

Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже , его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора ВГИПУ

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек и двоеточия.

Дополнения и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица.

17. Резолюция - это распорядительная надпись на полученном документе, сделанная соответствующим должностным лицом рукописным способом и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.

Например:

Прошу подготовить проект

договора к 05.12.2004

Подпись, дата

В случае, если в резолюции указано несколько фамилий, то ответственным за исполнение является тот, чья фамилия стоит первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний, указываются только ф. и.о. исполнителя, подпись автора резолюции и дата.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.

Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", и т. п., т. к. они не несут новой информации.

Резолюция располагается в верхней части документа между реквизитами "адресат" и "текст" на первом листе документа. Если площади под резолюцию недостаточно, можно помещать ее на любой свободной площади документа кроме полей. Недопустимо помещение резолюции на тексте, адресате и др. важных реквизитах.

В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на документе, допускается оформлять резолюцию на отдельном листе. Но это делать нежелательно, т. к. лист может быть заменен или потеряться. Резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения.

18 . Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. Он формулируется составителем документа, печатается строчными буквами флатовым способом.

Объем заголовка должен быть не более 5-ти строк. В сложных документах большого объема составляют подзаголовки. Рекомендуется избегать переноса слов. На типографских бланках организации для реквизита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки "уголки". Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации .

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы о чем? или о ком?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Заголовки к текстам протоколов, инструкций, актов, правил и т. п. должны сочетаться в падеже с наименованием вида документа (отвечает на вопрос чего (кого)?). Например:

Акт проверки санитарного состояния

Правила внутреннего трудового распорядка

Должностная инструкция секретаря-референта

Протокол заседания трудового коллектива

19. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Срок исполнения документов может быть указан в резолюции руководителя. Если срок не указан, то он определяется в соответствии с Типовыми сроками исполнения документов или как указано в тексте документа.

Отметка о контроле обозначается буквой "К" словом или штампом"Контроль" . Наносится в правом верхнем углу первого листа документа красным фломастером или специальным штампом.

20. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты используются глаголы «владеете», «были», «находились», В качестве примера можно привести типовую форму «Личный листок по учету кадров»: «Какими иностранными языками владеете».

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст как правило состоит из 2-х частей. В 1-й части указывают основания, причины, цели составления документа, во 2-й - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только 2-ю часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; приказы - распорядительную часть без констатирующей; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия , а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов и выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить"),

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),

От третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет по экологии считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения. В зависимости от назначения и содержания приложений к документу их условно можно подразделить; на 3 вида:

1. Приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие (приложения к правовым актам).

2. Приложения, разъясняющие или дополняющие основной документ.

3. Приложения, направляемые сопроводительными письмами и являющиеся самостоятельным документом.

Реквизит "Приложение" располагают между реквизитами "текст" и "подпись" с красной строки. Независимо от количества приложений пишется слово "Приложение" в единственном числе, после него ставится двоеточие:

Существует несколько видов оформления приложения.

1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то его наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение: 1. Контракт /25 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ на 1 л. в 3 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а на самом документе указывается:

Приложение: опись на 5 л.

3. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение: Инструкция по ведению делопроизводства в ОАО "ЗМЗ" и приложения к ней, всего на 3 л.

4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Например:

Приложение: Правила внутреннего трудового распорядка ВГИПА 5 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение не во все, то в отметке указывается порядковый номер адреса, куда направляется приложение.

Например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в третий адрес.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

если приложений несколько.

Например:

Приложение

к постановлению администрации

Нижегородской области

от 01.01.2001 №31

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

К приказу Минюста России

.22. Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа. Под подписью понимают полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов.

Подписание документов, так же как утверждение и проставление печати - один из способов удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об организации и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях.

В состав реквизита "подпись" входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания организации, если документ оформлен на бланке и полное, если документ оформлен не на бланке),

Личная подпись,

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия - без пробелов между ними). Если наименование должности состоит из нескольких слов, оно печатается в несколько строк и подпись с расшифровкой размещаются на уровне последней

строки наименования должности.

Например:

Генеральный директор подпись

Генеральный директор

В научных и учебных учреждениях в подписи могут указываться звания и ученые степени.

Ректор ВГИПУ

д. п.н., профессор подпись

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

Документы могут быть подписаны несколькими лицами. В этом случае реквизит "подпись" оформляется следующим образом.

1. Документы, связанные с получением и выдачей денежных средств , получением товарно-материальных ценностей и гарантийные письма обязательно имеют две подписи: первую и вторую. Право первой подписи принадлежит руководителю или его заместителям, а право второй - главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор личная подпись

Главный бухгалтер личная подпись

2. На документах, принимаемых коллегиальными органами (протоколы собраний, заседаний и т. п.), проставляются две подписи - председателя и секретаря, должности при этом не указываются.

Например:

Председатель (подпись) Д. Л Вихров

Секретарь (подпись)

3. Если документ подписывается несколькими равными по должностям лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например, на договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

Например: "

Заместитель директора Заместитель директора

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности ; внутреннего трудового распорядка и т. д.);

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования ; численности работников и т. д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств , ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту ;

работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т. д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления , зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ , списания, экспертизы и т. д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т. д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.);

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

Положения о министерствах (ведомствах);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т. д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т. д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных

ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);

Спецификации (изделий, продукции и т. д.);

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Унификация и стандартизация управленческих документов. Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию.

2. Реквизиты документа. Постоянные и переменные реквизиты.

3. Реквизиты заголовочной части документа.

4. Реквизиты содержательной части документа.

5. Реквизиты оформляющей части документа.

6. Вспомогательные делопроизводственные отметки на документе.

7. Реквизиты, обязательные для каждого вида управленческого документа, их оформление.

8. Дата документа. Дата служебного письма, протокола, приказа, акта.

9. Оформление реквизита «Справочные данные об организации»

10. Оформление реквизита «Адресат» при адресовании документа

руководителю организации;

в организацию без указания конкретного лица;

конкретному должностному лицу;

частному лицу;

12. Оформление утверждения документа

13. Оформление согласования документа.

14. Оформление подписи в гарантийных письмах, приказах, протоколах, актах, договорах,

15. Заверение копии документа.

16. Бланк документа. Виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам.

17. Отличия бланка письма от общего бланка. Постоянные и переменные реквизиты документа.

18. Форматы бумаги при изготовлении бланков, Размеры полей для бланков. Нумерация страниц в много страничных документах.

19. Назначение и оформление заголовка письма, приказа, протокола, инструкции.

20. Способы расположения реквизитов бланка. Расположение реквизитов для бланка служебного письма.

21. Распорядительная документация. Виды приказов. Оформление приказов по основной деятельности.

22. Служебные письма, Виды служебных писем. Правила оформления.

23. Протокол. Правила оформления, Виды протоколов.

24. Выписка из протокола, приказа. Придание выписке юридической силы подлинника.

25. Правила оформления акта.

26. Справки. Докладная и объяснительная записки.

27. Оформление телеграмм, телефонограмм.

28. Документы по личному составу. Особенности этих документов.

29. Оформление кадровых приказов. Приведите примеры.

30. Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.

31. Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.

32. Личные дела и личные карточки формы Т-2.

33. Документооборот. Основные потоки документации.

34. Технологическая цепочка работы с исходящими документами.

35. Технологическая цепочка работы с входящими документами.

36. Регистрация документов и контроль исполнения документов.

37. Номенклатура дел организации. Формирование дел.

38. Подготовка документов к архивному хранению.