Каким шрифтом печатаются документы по госту. Как изменится оформление документов по новому гост. Нюансы оформления документов в компании

Большинство шрифтов используется для деловой переписки разного рода, а значит, шрифт должен соответствовать писаным и неписаным правилам корпоративного мира. Текстовой набор для бизнеса должен выглядеть абсолютно серьёзно и отвечать поставленным целям незаметным и солидным образом. Гарнитуры вроде Times New Roman и Helvetica прекрасно подходят под это описание, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Небольшое послабление строгому дресс-коду могут составить Palatino или Frutiger .

В целом несложно различать области бизнеса по принятым у них шрифтом: чем ближе профессия к технике, тем более холодным и строго спроектированным шрифтам отдают предпочтение (Univers для архитекторов), чем более традиционно ремесло, тем более классицистические шрифты применяются (Bodoni у банкиров).

Составляя каталог деталей машины или инструкцию по пользованию огнетушителем, вы не слишком заботитесь об изящно изогнутых засечках или классицистическом контрасте. Главное, чтобы буквы были хорошо различинмы, компактны, чтобы их побольше уместилось в ограниченном пространстве (если вообще места когда-нибудь бывает достаточно), чтобы они выдерживали суровые условия печати и копирования.

Что требуется от рабочей гарнитуры:

1. Хорошая насыщенность нормального начертания — не очень светлая, чтобы не исчезнуть при копировании (сегодня все печатные тексты неоднократно копируют), и не очень жирная, чтобы формы букв не расплывались.


2. По крайней мере одно жирное начертание, такое, чтобы выделялось в тексте, в дополнение к нормальному начертанию.


3. Хорошо различимые цифры — они должны быть особенно тщательно спроектированы, поскольку неразборчивые числа могут быть просто опасны.


4. Экономичность — шрифт должен быть достаточно плотным, чтобы иметь хорошую ёмкость, но не слишком узким, чтобы текст было удобно читать. Гарнитура, удовлетворяющая этому описанию, также будет пригодна для передачи по факсу.

• Frutiger, первоначально созданный в 1976 году Адрианом Фрутигером для системы ориентации в аэропорту Шарля де Голля под Парижем, стал одним из самых популярных шрифтов для корпоративного применения. Лукас де Гроот спроектировал супергарнитуру Thesis в 144 начертаниях. Thesis Sans стал альтернативой шрифту Frutiger в деловых кругах благодаря нейтральности рисунка. Узкие начертания шрифта Frutiger также являются полезной, но недостаточно применяемой альтернативой.


• ITC Bodoni — одна из многочисленных вариаций классицистических шрифтов Джамбаттисты Бодони конца восемнадцатого века. Эта гарнитура отличается большим разнообразием по цвету и контрасту штрихов по сравнению с другими современными вариациями Bodoni. Разработано три различных верии рисунка для трёх различных кеглей (для набора заголовков, основного текста и мелких примечаний).


• Гарнитура Lucida (Крис Холмс и Чарльз Бигелоу, 1985), один из первых цифровых шрифтов, остаётся одним из лучших вариантов шрифта для деловой переписки, распечатки на лазерном принтере и передаче по факсу.


• FF Meta — «Helvetica 1990-х годов» — тёплая гуманистическая альтернатива классическим гротескам. Множество деталей делают её удобочитаемой в мелких кеглях и скорее «холодной», чем нейтральной.


• Tornado, разработанный в 1998 году Алексеем Чекулаевым, — один из современных гротесков.


• Необходимо отметить также Myriad, разработанный Кэрол Твомбли и Робертом Слимбахом в 1991 году. Гарнитура Myriad вполне нейтральна и не бросается в глаза, но при этом обладает определённым своеобразием.


• Если бы News Gothic (Моррис Фуллер Бентон, 1908) был немного насыщеннее, он стал бы любимой «рабочей лошадкой». В гарнитуре ITC Franklin Gothic, современной цифровой версии оригинального шрифта Бентона 1904 года, разработано больше насыщенностей, так же как узких, сжатых и капительных начертаний.


• Palatino (в версии фирмы Bitstream называемый Zapf Calligraphic 801 ) был разработан в 1952 году Германом Цапфом и получил особенную популярность в США. Это хорошая альтернатива другим антиквенным шрифтам.


• Адриан Фрутигер создал шрифт Univers в 1957 году. это была первая системно спроектированная гарнитура, включающая двадцать одно начертание, которые были скоординированы между собой по насыщенности и пропорциям. Недавно гарнитура была развита до 59 начертаний.

Кстати, в деловой переписке совершенно не обязательно делать выравнивание текста по ширине. Вполне можно ограничиться выключкой влево.

Как добиться того, чтобы сообщение по факсу выглядело прилично и читаемо?
Для факса следует выбрать устойчивую чёткую гарнитуру (без тонких штрихов и изящных форм). Шрифт должен выдержать сканирование с последующей печатью при низком разрешении в 200 dpi и с искажениями от передачи сообщения. И с искажениями от передачи сообщения. Большинство гарнитур, происходящих от машинописных шрифтов, например Letter Gothiс и светлый Courier , не очень подходят для факсов. Не годятся и традиционные книжные шрифты вроде Caslon или Garamond , если они набраны кеглем ниже 14 пунктов.
Кроме того, следует избегать жирных линеек и рамок (они искажаются при передаче), шрифта мельче 9 пунктов; толстых линеек для письма (они лишь искажают рукописный шрифт, которому должны помочь); набора в самом низу страницы (иначе факс будет сканировать весь лись даже при небольшом размере текста). Постарайтесь оживить текст небольшими картинками: например, используйте изображение телефона, стрелки для обозначения "кому" и "от кого", маленький домик для адреса, указующий перст или треугольник как указатели в списках.

Многое из того, что говорилось о факсах, относится и к служебным запискам. Поскольку их обычно не передают по факсу, можно использовать более изящный шрифт. По сути дела, все книжные, журнальные и газетные шрифты прекрасно выглядят при качественной лазерной печати, если кегль набора не слишком мелкий.
Можно тряхнуть стариной и воспользоваться машинописными шрифтами, которые выглядят не так уж плохо. Попробуйте один из шрифтов с мощными засечками - Exelsior, Rockwell - или выберите нейтральную, объективную гарнитуру вроде FF Meta, Bell Gothiс или ITC Officina Serif. Если вы предпочитаете традиционный вид документа, используйте ITC Charter, Rеdeigh или Adonis .

Правила удобочитаемости применимы и к деловой переписке. Позаботьтесь о том, чтобы строки были относительно короткими (не более 10-ти слов), размещайте узкую колонку ближе к основному тексту в заголовках и адресе. Первое, что должен увидеть ваш адресат, - кому адресован документ, от кого он, о чём он и когда написан.

Существую цифры, более убористые и лучше читаемые, чем цифры из Helvetica, Times или другого встроенного системного шрифта. Цифры для таблиц должны иметь одинаковую ширину, иначе колонки из них не будут правильно выравниваться. В большинстве современных цифровых шрифтов имеются маюскульные (без верхних и нижних выносных элементов) цифры, которые так иногда и называют - табличными.

Обратите внимание на шрифты с более узкими, чем обычные, пропорциями: News Gothic, узкие начертания гарнитур Univers, Minion, Frutiger . Эти шрифты сделают ваши отчёты и таблицы необычными: они будут не только лучше смотреться, но и станут лучше читаться.

За последний период практика документирования претерпела существенные изменения. Усовершенствование этой сферы привело к разработке новых стандартов. Процесс затронул ряд позиций. Чтобы разобраться, как правильно оформить документ по ГОСТу, следует ознакомиться с преобразованным перечнем требований и правил.

Введение в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30, принятый в 2003 году, заменен ГОСТом Р 7.0.97-2016. Теперь организационно-распорядительная документация оформляется в ином порядке.

Необходимость изменения норм обусловлена несколькими факторами:

• разработкой других реквизитов;
• использованием информационных систем;
• интенсивным применением электронных технологий в сфере межкорпоративного документооборота;
• приведением в действие законов «Об электронной подписи» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Стандарты, действующие с 2002 года, являются добровольными. Это относится и к новому ГОСТу. Для организаций это означает, что им предоставляется выбор: оформлять документы, в соответствии с новым стандартом или придерживаться предыдущих норм. Административная ответственность в последнем случае не предусмотрена.

Но применение стандарта позволяет получить ряд преимуществ:

• улучшение качества работы с документацией;
• предотвращение проблем, возникающих между организациями в ходе взаимодействия с применением документов;
• экономическую выгоду;
• юридическую гарантию документации при задействовании в судебном разбирательстве.

В основу введенного ГОСТ вошли наиболее приемлемые для настоящего времени нормы и требования. Чтобы использовать новый стандарт, учреждениям нужно его внести в ЛНА (локальный нормативный акт), который устанавливает правила работы с документацией. Положения в обязательном порядке вносятся в Инструкцию по делопроизводству. ЛНА нужно привести в соответствие с нововведенными нормами.

Принятый государственный стандарт получил другое наименование. Ему присвоен и новый номер. Это объясняется следующими причинами.

Принятый ГОСТ не привязан к УСОРД. Изменение номера обусловлено ликвидацией Технического комитета Государственного стандарта, который задействовался при разработке предыдущего ГОСТ. Это стало причиной изменений. Изменения в стандарт внесены комитетом 191 Росстандарта, вследствие чего нововведенный ГОСТ отнесли к другому классу.

Требования и правила оформления текстовых документов

Принятые требования адаптированы к компьютерам и текстовым редакторам.

Параметры страницы

Перед началом работы в программе Ворд (Word) необходимо установить параметры для страницы:

• «альбомную» ориентацию;
• разметки;
• размер бумаги;
• поля;
• абзац.

При необходимости применяется расстановка переносов и колонки.

Шрифт текста

Для текста предусмотрено несколько шрифтов:

• Verdana № 12 и 13;
• Arial № 12 и 13;
• Times New Roman № 13 и 14;
• Calibri № 14 и его близкие вариации.

Поля и отступы

Красная строка начинается с отступа в 1,25 сантиметров. Надо определить пространство между краями страницы и текстом. Согласно стандарту межгосударственного формата ГОСТ 2.105, в нижнем и верхнем участке нужно отступать по 2 сантиметра, отступ слева и справа - 3 сантиметра и 1,5 сантиметра соответственно.

Межстрочный интервал

При печатании текста соблюдается интервал 1-1,5. Для документов, у которых при издании уменьшается масштаб, эта норма увеличивается. Здесь нужно придерживаться 2 интервалов. Между словами должен быть один пробел. Буквы отделяются обычным интервалом. Красная строка набирается с 1,25. При вставке текста может выполняться автоматическое редактирование интервалов.

Нумерация страниц

Чтобы разобраться, с какого листа нумерация будет правильной, надо принимать во внимание титульник. Но цифры на нем не нужны. При нумерации используются арабские знаки, которые помещают в центральную часть нижнего поля страницы. Для этого применяется 10 пт. размер шрифта.

Если в документе присутствуют рисунки либо иллюстрации, находящиеся на отдельном листе, его включают в нумерацию.

Титульный лист

Первый лист называют титульным. Для его выполнения используют формат А4.

Титульный лист оформляется по форме:

• в первом поле указывается учреждение, к которому относится предприятие, составившее документ. Его заполнение осуществляется добровольно;
• второе поле предусмотрено для индивидуального кода ОКП, размещающегося в левой части и специальных отметок, которые располагают на правой стороне;
• с правой стороны третьего поля надо ставить гриф утверждения, а с левой - согласования. Ориентироваться при составлении следует на ГОСТ 6.38;
• в четвертом поле прописными буквами указывают названия изделия и документа. Если он состоит из нескольких частей, нужно ставить номера и наименования каждой из них, а если речь идет об альбомах, надо указать их количество и каждый обозначить нумерацией;
• в шестом поле заглавными буквами помещают определение документа или описи альбома;
• в восьмом должны быть подписи авторов документа, выполненные по ГОСТ 6.38. Если они указаны при написании основной надписи на заглавном листе, на титульнике их не повторяют. При необходимости восьмое поле можно увеличить. Это делается путем использования второго листа. В его правом верхнем углу надо написать: «Продолжение титульного листа»;
• девятое поле используют для граф 19-23, соответствующих ГОСТ 2.104.

Если нужно утверждать документ, в верхнем углу слева или над заголовком для графических документов указывается «Утвержден».

Шапка

Составляя заявление или иное деловое письмо, надо ознакомиться с порядком написания шапки. Эту часть располагают продольным или угловым способом.

Вариант 1

Вариант 2

В документообороте распространен последний вариант.

Вверху размещают:

• номер;
• дату;
• заголовок текста в форме одной фразы;
• при составлении ответа указывается дата и ссылка на регистрационный номер.

В верхнем углу или в центре находятся реквизиты организации, обращение к адресату, возможно его ФИО, а также должность. В центральной части ставится обращение, направленное к получателю.

Штамп

Практическая задача штампов заключается в замене рукописных записей и ускорении документооборота.

Они делятся на разновидности:

• угловой штамп содержит реквизиты организации и применяется при отсутствии бланков. Его используют при выдаче справки, ведении переписки и так далее;
• маркировочный штамп предназначен для маркировки тары или продукции;
• штамп ограничения права доступа ставится вверху в правом углу, используется для журнала регистрации и пакетов с документацией;
• штамп регистрационный включает название учреждения, номера входящей документации и поля для даты поступления;
• штамп с реквизитами содержит место регистрации, сокращенную форму наименования организации, ИНН.

Юридической силой штампы не наделены.

Таблицы

Таблицы, как и ТУ - это разновидность конструкторской документации. Их название размещают в верхней части. Оно соответствует содержанию. Нумеруют таблицы арабскими цифрами в сквозном порядке по всему документу или разделу.

Для последнего варианта применяется правило. Нумерация состоит из номера самой таблицы и раздела. Для разграничения цифр применяют точку. Таблицы располагают под ссылками в тексте, при которых указывается «таблица» и ставится номер.

Заголовки строк и граф пишутся с прописных букв, при указании подзаголовков используются строчные. Точку в конце не ставят. Минимальное расстояние между строками - 8 миллиметров. Номерной знак заносят в графу «№ п/п» (сокращение «номер по порядку»). Существует три варианта размещения таблицы: под текстом, где находится ссылка, на последующей странице или в приложении. Каждый определяется ее параметрами.

Если формат граф или строк превышает размер страницы, таблицу надо поделить на несколько частей. Одну из них размещают рядом с другой либо под ней. Слово «Таблица» пишут только над первым фрагментом, над остальными частями указывают «Продолжение таблицы».

Обозначение единиц физических величин пишется после их наименований. Если в таблице повторяются значения, использовать вместо них кавычки нельзя. Отсутствие сведений обозначается прочерком. Интервал, охватывающий числа в ряду, указывают в такой форме: «От … до … включ.». Между крайними знаками нормы допускается тире. Правильность написания при этом не будет нарушена. Числовые значения располагаются на уровне размещения последней строки, в которой указаны показатели.

Электронные таблицы формируют рабочую книгу. Такое наименование носит файл Excel. Строки в рабочей книге обозначаются числами. Таблицы содержатся в шаблоне пояснительной записки.

Рисунки

При выполнении рисунков ориентируются на стандарты СПДС и ЕСКД. Картинки размещают в середине текста после первого упоминания или в конце. Нумерация делается по сквозной системе под изображением арабскими цифрами после слова «Рисунок».

Используют и его сокращенный вариант «Рис.». Условия ГОСТ позволяют выполнять нумерацию в пределах всего документа или ограничиться только разделом, совмещая номер раздела и порядковый номер иллюстрации.

При необходимости под изображением размещают пояснительный подрисуночный текст. Для иллюстраций небольшого размера, на которые в последующем тексте отсутствуют ссылки, нумерация не обязательна.

Если на рисунке изображено несколько фрагментов изделия, надо в возрастающей последовательности указать номер каждого из них. Изображения применяют при разработке технической документации.

Дополнения к тексту можно поместить в приложение. Это расчеты, графики, описания приборов и алгоритмов и так далее. Приложения могут быть самостоятельными документами или их продолжениями.

Реквизиты организации

Списки реквизитов нового и предыдущего ГОСТ отличаются.

Р 7.0.97-2016 включает:

• наименование должности лица, организации и структурного подразделения - автора документа;
• отметку об электронной подписи, заверении копии, направлении документа в дело, контроле и поступлении документа;
• гриф ограничения доступа;
• товарный знак;
• эмблему;
• герб (государственный, муниципального образования, субъекта РФ);
• адресат;
• подпись;
• отметку об исполнителе;
• товарный знак;
• код формы;
• справочные данные;
• дату документа;
• справочные данные;
• регистрационный номер;
• место составления либо издания документа;
• ссылку на дату и регистрационный номер;
• гриф утверждения и согласования;
• адресат;
• текст и заголовок к нему;
• визу;
• печать;
• резолюцию.

В новый стандарт не вошел код организации. Также ИНН налогоплательщика, ОГРН юридического лица и идентификатор электронных копий. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, зафиксированному в учредительных документа, к которым относится Устав.

Грифы согласования и утверждения состоят из слов: согласовано и утверждаю расположение. Кавычки не применяются. Указывается должность лица, утвердившего документ или с которым он согласован, также потребуется подпись, расшифровка и дата.

Язык

Документы составляются на государственном языке РФ. Это требование не распространяется на республики, состоящие в составе России. Новый ГОСТ - это стандарт, разрешающий в рамках законодательной базы использовать местные государственные языки.

Этикетные фразы

Такие фразы относятся к внутренней переписке и деловым письмам. К ним принадлежат вступительные обращения. А также заключительные фразы. Если необходимо обратиться по должности, то ее название указывается с заглавной буквы. Фразу начинают словом «Уважаемый». ФИО не вставляется. Пример такого обращения выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Губернатор!».

Во фразе без указания должности используют фамилию либо имя и отчество. Например, «Уважаемый господин Захаров!» или «Уважаемый Алексей Николаевич!».

Обращение к нескольким людям имеет другую форму. В таком случае пишут: «Уважаемые господа!». Завершают служебное письмо, записку или докладную заключительной фразой. Здесь применяется «С уважением, …».

Подпись

Правильное составление подписи включает название должности того лица, которое подписывает документ, подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). При этом учитывается наличие бланка. При оформлении на нем документа должность пишется в сокращенной форме. В обратном случае наименование должно быть полным. Если используется бланк должностного лица, то служебное звание не пишется.

Подписи нескольких лиц размещают одну под другой. Их перечисление соответствует служебному положению или присутствует на одинаковом уровне при равных должностях. Работа с документацией, составленной комиссией, имеет некоторые особенности. Здесь вместо должности указываются обязанности лиц, находящихся в ее составе. Например, «Председатель комиссии» и «Члены комиссии».

Лицу, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, нужно подписывать документы, указывая статус, присвоенный распоряжением. Расшифровку фамилии и исправления в названии должности вносят вручную или при помощи штампа. При подписании деловых бумаг другим лицом косая черта и «за» перед названием должности не ставится.

Особенности нового ГОСТ

Появление наименования должности лица, составившего документ и подразделения связано с применением этих данных в бланках. «Отметка об электронной подписи» позволяет визуализировать подпись при работе с электронными носителями.

«Гриф ограничения доступа к документу» предусмотрен при работе с данными, к которым законодательство ограничивает доступ.

Новый ГОСТ позволяет органам местного самоуправления иметь собственный герб. Из реквизита «Эмблема организации или товарный знак» создан «Товарный знак» и «Эмблема».

Если возникают сомнения, когда нужно ставить инициалы: до или после фамилии, следует изучить «Адресат». В прежнем ГОСТ это зависело от статуса получателя документации. Теперь при составлении деловых бумаг как должностному, так и физическому лицу инициалы надо ставить после написания фамилии.

Допускается употребление «г-ну» или «г-же». При отправке документа на электронный ящик или по фототелеграфной связи реквизит предполагает указание телефонного номера, факса либо электронного адреса.

В ГОСТ введены положения, касающиеся языков, которые применяются для составления документации. Появилась возможность использовать этикетные фразы. Если при составлении бумаги в качестве основы используется другой документ, необходимо включать ссылки на документацию, которая применяется.

При наличии приложений в виде электронных носителей, их указывают соответственно «Отметке о приложении». В реквизите «Подпись» оговаривается возможность подписывать деловые бумаги лицом, заменяющим руководителя МП (малого предприятия) или иной организации на период его отсутствия.

На начальном листе приказа, постановления, распоряжения или решения делают отметку о приложении и ставят гриф утверждения. При выдаче копии для предъявления в другое учреждение важно соблюдать новые требования. Здесь потребуется отметка о заверении. Дополнительно указываются данные об организации, где хранился оригинал документа, затем он заверяется печатью. В «Отметку об исполнителе», согласно новым правилам, помимо ФИО и номера телефона, вносят электронный адрес, наименование должности и подразделения.

Обязательный элемент документа - дата, когда он подписан. При составлении протокола указывают число, когда проводилось заседание. Написание даты осуществляется арабскими символами с использованием точки в качестве разделительного знака. Примечания, относящиеся ко всему документу, находятся в справке.

Бланки документов

Правильные бланки документов изготавливаются на листах А4. Для резолюций понадобится А5 и А6. Бумажные и электронные формы бланков идентичны по реквизитам, порядку расположения и шрифту. Образцом для изготовления применяется макет, принятый руководителем. Для этого используется исключительно бумага белого цвета или светлых тонов. Расположение реквизитов на бланке документа определяется государственным стандартом.

Бланки делятся на общие, бланки писем и определенного вида документа. Важно обеспечить защиту электронных шаблонов от несанкционированных изменений. Зарубежная корреспонденция ведется на бланках, выполненных на русском и английском языках. Паспортный бланк имеет параметры 125 на 88 миллиметров.

При детальном рассмотрении ГОСТ Р 7.0.97-2016 заметно, что некоторые его положения соответствуют предыдущему стандарту. Но многие положения претерпели значительные изменения. Принятие новых норм объясняется применением информационных технологий в делопроизводстве.

Видео по теме

В статье расскажем, каким шрифтом печатаются официальные документы, как установить правила относительно шрифтов в организации и какие шрифты лучше не использовать.

Скачайте материалы по теме:

Требования к шрифтам в официальных документах

То, как должна выглядеть документация организации, выбирает руководитель компании. Это может быть сложившаяся практика или новый разработанный при участии профессиональных дизайнеров брендбук, утвержденный локальными нормативными документами компании как обязательный для всех информационных материалов. Шрифты официальных документов при этом выступают как часть имиджа компании. Если же такие требования не установлены или только разрабатываются, следует учесть несколько требований.

Шрифты заголовков и текстов в документах должны легко читаться. Для официальных документов не подходят экзотические вычурные шрифты со множеством дополнительных линий. Следует выбирать шрифт из стандартного набора: Arial, Times New Roman . Размер шрифта должен быть читабельным, для этого нужно также учесть интервал между строками.

Шрифты бывают с засечками и без. Считается, что шрифты без засечек (Arial) больше подходят для чтения сразу с экрана, а с засечками (Times New Roman) - для чтения на листе бумаги. Но такое восприятие текста можно считать субъективным.

Какие требования устанавливает ГОСТ

Система государственных стандартов содержит рекомендации относительно того, каким шрифтом должны печататься официальные документы. Рекомендации для исполнения не обязательны, но выполнение нормативов позволит создавать качественно оформленные документы, с которыми удобно работать.

Официального шрифта для документов в России нет. ГОСТ рекомендует оформлять документы таким образом :

• реквизиты - шрифтами Times New Roman, размер 13 - 14, Arial, 12–13; Verdana, 12–13; Calibri, 14 ( п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• через один-полтора интервала с абзацным отступом 1,25 см ( п. 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Конкретные правила оформления бланков документов в вашей организации, в том числе тип шрифта и его размер, закрепите в локальном акте, например в положении о документообороте.

Нюансы оформления документов в компании

Когда составляете документ, учитывайте:

1. Насколько читабелен текст.
2. Удобно ли воспринимать его с листа/монитора/экрана смартфона.
3. Соответствует ли шрифт формату бланка.

Какие шрифты лучше использовать в официальных документах

Название	Кегль	Пример шрифта

Если добавляете в документ таблицу, не меняйте шрифт - он должен быть таким же, как и в основном тексте. Можете уменьшить размер текста на один или два пункта.

Обратите внимание на интервалы. От них тоже зависит восприятие текста. Проставляйте интервалы так:

• в абзацах - отступ 1,25 см;
• в многострочных реквизитах - межстрочный интервал;
• в основном тексте - одинарный или полуторный интервал.

Оформление документов компании: пошаговый алгоритм

Следуйте инструкции по шагам, чтобы правильно оформить договор или деловую корреспонденцию.

Шаг 1. Изучить стандарты в компании. Запросите документы, касающиеся делопроизводства компании. Найдите в них требования к оформлению документов, если их нет, самостоятельно разработайте стиль документа. Впоследствии получите одобрение руководства относительно этого оформления и внедрите как обязательный стандарт для всех документов компании, внесите описание стиля в инструкцию по делопроизводству компании. Удобнее всего сохранить стиль в соответствующем модуле офисной программы, чтобы не настраивать отдельные его части каждый раз.

Шаг 2. Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он содержит перечень правил, по которым нужно создавать документацию любой организации. Документ исчерпывающий и простой в использовании.

Шаг 3. Выберите формат листа. Откройте офисную программу для редактирования текстов и создайте новый документ или шаблон документа. Выберите настройки листа в меню программы. Для создания документов компании подойдет формат А4 с книжной ориентацией листа (большая сторона по вертикали).

Шаг 4. Настройте поля документа. Выберите в меню настроек документа поля. Настройте их размеры в соответствии с таблицей:

Шаг 5. Выберите шрифт и размер текста. Для официальных документов компании подойдет Times New Roman или любой другой простой офисный шрифт для текста - Arial, Verdana, Calibri. Предпочтительные размеры для каждого шрифта смотрите в таблицах выше.

Шаг 6. Настройте интервал между строками. Зайдите в соответствующий пункт меню программы для редактирования текстов и установите полуторный межстрочный интервал. Он считается наиболее удобным для чтения.

Шаг 7. Вставьте номера страниц. В разделе меню, где можно вставлять нумерацию на страницы, выберите нужный пункт и настройте расположение этих элементов. Нумерация должна идти арабскими цифрами (1,2,3…) со второй страницы, находиться на нижнем колонтитуле посередине страницы. Сделайте размер номеров страниц несколько меньше, например, выберите 10 кегль. Проверьте, чтобы на титульном листе номер страницы отсутствовал.

Шаг 8. Настройте оформление заголовков документа. Настройте стиль заголовков. Они должны находиться посередине страницы, то есть выравнивание должно быть по центру. Между заголовком и текстом настройте межстрочный интервал с множителем 3. Начинайте новый раздел документа с новой страницы, размещая в конце текста предыдущего раздела разрыв страницы.

Шаг 9. Распечатайте документ. Распечатайте примерный документ, в котором использованы все элементы с их стилями.

Шаг 10. Опишите и утвердите. Опишите оформление и шрифт в официальных документах вашей компании и утвердите разработанный стиль у руководства. С этого момента не будет возникать вопросов, как оформить тот или иной документ. Стандарт оформления обязаны будут учитывать все работники вашей компании.

Сегодня мы рассмотрим такую тему, как требования к текстам документов, изготовляемых с помощью технических средств. Ей посвящена глава 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Тема более чем важна, поскольку в наше время подавляющая масса документов изготавливается именно с помощью технических средств. Поэтому тем, кто занимается подготовкой документов, а это чаще всего секретари, нужно раз и навсегда запомнить несколько простых, но очень важных требований.

Итак, пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта - 15 пт.

Определено, что оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:

• наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
• поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
• поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.

Как известно из практики, всегда особые сложности вызывает оформление документов в виде таблиц. В инструкции предусмотрены и эти моменты, в частности, говорится, что при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Может это покажется кому-то и странным, но кое-где документы еще оформляются на пишущей машинке. Инструкция предусмотрела и этот нюанс. Так, согласно пункту 80 при оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами. Приводится следующий пример:

	СОГЛАСОВАНО
	Директор Департамента
	по архивам и делопроизводству
	Министерства юстиции
	Республики Беларусь
	Подпись В.И.Адамушко
	СОГЛАСОВАНО
	Протокол заседания
	экспертного совета
	01.02.2008 № 9

Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Приводится следующий пример:

СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр юстиции	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный
Подпись В.Г.Голованов
	Одинарный
	Полуторный
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр экономики	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный

Пунктом 82 Инструкции установлена максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

Определено, что при печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

• 0 – граница левого поля;
• 1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
• 2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
• 3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
• 4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
• 5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
• 6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
• 7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
• 8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
• реквизит «Название вида документа»;
• реквизит «Заголовок к тексту»;
• реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
• реквизит «Отметка о наличии приложения»;
• реквизит «Отметка об исполнителе»;
• реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
• реквизит «Отметка о заверении копии»;
• реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
• слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Согласно пункту 84 Инструкции от нулевого положения печатаются:

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».

От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 × 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

Установлено также, что при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом.

Согласно пункту 86 Инструкции, если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля). Пунктом 87 установлено, что если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

Имейте в виду, что в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.

Пункт 90 Инструкции запрещает в документах текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. Установлено, что прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.

Также важно знать, что при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах госуправления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.

И последнее. Согласно Инструкции документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов, должны соответствовать следующим требованиям:

• быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
• создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
• содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь;
• содержать одну или несколько ЭЦП, а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.

Установлено, что в случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.

Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.

ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных
правительству Республики Беларусь

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 - 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38 - 95).
2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

   2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

   • поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
   • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов* . В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
   • межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
   • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
   • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
   2.2. для тезисов выступлений:
   • формат А4 (210x297 мм);
   • поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
   • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
     16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
     курсив, размер 14 пт);
   • межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
   • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
   • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
   • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
   Например:
   
   
   При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
   Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).
4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
7. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
   При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
10. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

    10.1. для рефератки малого размера:

    • формат А6 (105 х 148 мм);
    • поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
    10.2. для рефератки среднего размера:
    • формат А5 (148 х 210 мм);
    • поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов;
    10.3. для рефератки большого размера:
    • формат А4 (210 х 297 мм);
    • поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине, с переносом слов.
11. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
    • поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
12. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
    • межстрочный интервал - точно 9 пт.
    Например:
    

    3. Иванова 220 88 3 1 Точно 9 пт тн 15 05.2003 cl-З об-1