Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.
Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?
Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий — это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.
Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас — в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.
Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему — можно оформить дубликат.
В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.
Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»
При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.
В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя — без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.
Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.
На сегодняшний день, при начислении пенсии для граждан РФ главным критерием служит наработанный стаж. Подтверждением наличия стажа на том или ином месте работы в классическом варианте выступает трудовая книжка. В случае ее утери – трудовой договор (ТД). Для уверенности, что необходимая документация не будет утеряна в Пенсионном Фонде и вам не учтется стаж в виде нескольких лет, лучше всего сделать копии ТД и книги. Перед тем как заверить копию трудового договора, ознакомьтесь с порядком осуществления данной процедуры.
Соответственно параграфу 66 ТК, основное свидетельство, подтверждающее факт осуществления трудовой деятельности гражданина трудовая содержится в трудовой книжке.
Там находится вся необходимая информация:
- организация (место службы, учебы, работы);
- даты начала и окончания вступления на должность;
- причины увольнения.
Обратите внимание! При отсутствии трудовой книги доказательством факта работы на определенном предприятии и стажа выступает соглашение между работодателем и сотрудником.
Когда нужна копия ТД?
Параграф 56 ТК гласит о том, что при оформлении на работу между предприятием и сотрудником должно быть заключено соглашение, в котором отображается информация об условиях работы, сведения о каждой из сторон, права и обязанности, которые накладываются на участников договора с учетом действующего трудового законодательства.
Важно!Если речь идет о копии документа, то юридической силой обладает только экземпляр, оформленный и заверенный по всем правилам.
Случаи, когда может понадобиться копия ТД:
- ссуда;
- кредит;
- загранпаспорт;
- виза;
- обращение в суд;
- ИФМС;
- для начисления пенсии.
Заверение копии ТД и книги
Интересуясь вопросом, как правильно заверить копию трудового договора, образец которого должен быть предоставлен при подписании документа во время трудоустройства (параграф 56,57 ТК), необходимо понимать, какие лица уполномочены для осуществления данной процедуры: собственник компании, главный бухгалтер, сотрудник кадрового отдела, директор фирмы.
В свою очередь, заверение трудовой книжки осуществляется с помощью проставления печати на каждой заполненной странице документа с наличием подписи от руки с информацией:
- дата заверения;
- инициалы и полная расшифровка уполномоченного сотрудника, осуществившего данную процедуру.
Оформление копии
Первый способ оформления копии ТД предусматривает выполнение ряда действий:
- предоставить нотариусу оригинал и копию ТД;
- оплатить государственную пошлину за выполненную процедуру.
Второй способ заверить трудовой договор более доступный, ведь для этого необходимо обратиться к специалисту кадровой службы:
- предоставить копию ТД;
- удостовериться в наличии печати и подписи уполномоченного должностного лица.
Заявление о выдаче документов работодателем
Согласно параграфу 62 ТК, работник имеет право на подачу заявления с целью затребования документов, связанных с осуществлением его трудовой деятельности. При этом статья гласит о том, что сотрудник не обязан сообщать причины или цели для получения указанной в заявлении документации.
Предприятие должно выдать перечень документов не позднее 3 рабочих дней после получения заявления. При затребовании от организации ТД, обязательным условием служит не только надлежащее оформление, но и соблюдение всех правил заверения копии трудового договора.
Обязательные требования
Интересуясь, как правильно заверить копию трудового договора, нужно обратить внимание на обязательные пометки, которые свидетельствуют о соблюдении правильного оформления копии:
- наличие печати предприятия;
- наличие подписи уполномоченного лица с расшифровкой его имени;
- наличие даты заверения.
Какие ошибки допускают при оформлении копий документации?
Важно! В случае наличия ошибок в оформлении документа, копия не может иметь юридической силы.
В документе не должно быть перечисленных ниже моментов.
- Подписи и приписки, сделанные карандашом.
- Нечеткость в формулировке.
- Размытая подпись или текст.
- Печать неверного образца.
- Отсутствие необходимых реквизитов, подписей и уточнений, предусмотренных законом РФ.
Особые случаи
Если кроме трудового договора, вы нуждаетесь в заверении трудовой книги, учитывайте тот факт, что печать должна быть поставлена на каждой заполненной странице, в том числе на последнем развороте книги.
Копия ТД для обращения в банк
Обратите внимание!Порядок того, как заверить трудовой договор для банка или трудовую книгу, остается неизменным. Единственное условие, которое может измениться – срок действия копии.
При требовании банка предоставления выдержки из документов, с целью получения достоверной информации о размере оплаты труда или длительности трудовой деятельности на указанной должности, работник пишет специальное заявление на предприятие, опираясь на параграф 89 ТК.
Копия ТД для пенсионного фонда
Необходимость для предоставления копии ТД в ПФР (пенсионный фонд России) существует лишь в случае утери трудовой книги или вашего несогласия с размером рабочего стажа, на основании которого производится расчёт пенсии.
Срок действия заверенной копии ТД
Заверенная копия документа действительна в период от четырнадцати до тридцати дней. Если в исходную документацию были внесены поправки, срок действия копии аннулируется. То же самое происходит и после окончания периода в тридцать рабочих дней после осуществления заверения.
Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывает консультант-юрист Елена Анатольевна Пономарева
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 1
ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ
В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.
Разбираемся в терминах
Мы часто употребляем такие слова, как "копия документа", "дубликат", "подлинный документ", причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.
Словарь кадрового делопроизводства. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.
Проще всего делопроизводителю обратиться к формулировкам ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании".
В соответствии с п. 29 ГОСТ Р 51141-98 копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копией считается ксерокопия, в т. ч. выполненная на цветном принтере, сколь угодно точно воспроизводящая подлинный документ.
Существует такое понятие, как "заверенная копия". Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.
Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат - это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные - копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения. Они традиционно должны создаваться в таком количестве экземпляров, чтобы по одному экземпляру было у каждой из сторон, а иногда еще один экземпляр для регистрирующего или контролирующего органа. Так, трудовой договор создается сразу в двух экземплярах - для работника и работодателя. В самом документе непременно должно быть указание на то, какое количество экземпляров документа, обладающих равной юридической силой, существует.
Выдача копий
Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Порядок выдачи регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (ред. от 08.12.2003). Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.
Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.
Заверение копий
Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" утвердило Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Верно │
│ Инспектор службы кадров Личная подпись А. С. Кушнер │
│ Дата │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
По умолчанию копии документов организации должен заверять руководитель. Именно ему такое право дано уставом организации. Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров. При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику. Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.
Нотариальное заверение копий
В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов. Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (ред. от 19.07.2009).
Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.
Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.
Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.
Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Дубликаты
Если речь пойдет о дубликатах, то столкнуться делопроизводитель может с дубликатом почти любого документа, предъявляемого в отделе кадров, - диплома об образовании, свидетельства о рождении, свидетельства о браке (при оформлении приказов, касающихся смены фамилии работника), дубликата трудовой книжки и т. д. Самому же ему, скорее всего, вряд ли придется заниматься выдачей дубликатов за одним, но крайне важным исключением. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008), выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению.
Библиография
1. Янковая В. Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. N 11.
2. Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. Русконсалт. URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news&id=2167. Дата обращения: 16.11.2010.
3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году. М.: Обучение, 2009. 48 с.
В. Пустозерова
заместитель главного редактора
журнала "Кадровик"
Подписано в печать
Новая страница 1
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».
Выдача копий и их заверение
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан . Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.
Нотариальное заверение копий документов
В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).
Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.
Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:
Если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;
Если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.
При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.
Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.
Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.
Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.
Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.
При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.
Дубликат
Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.
Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».
, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» , для выдачи работника мст. 62 ТК РФ , участника мп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35 , п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?
Разбираемся с терминологией
Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
- <или> нотариус;
- <или> сама организация (сам предприниматель).
Заверяем копии
Обращаемся к нотариусу
Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган еподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи иподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта... утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727 ; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Заверяем самостоятельно
Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан »Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 ; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009 ; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04 ; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе рп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .
ВЫВОД
Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит ыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X ; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010 ; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33 .
| № | Реквизит | Чем предусмотрен | Примечания |
| 1 | Заверительная надпись | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» |
| 2 | Должность лица, заверившего копию | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
Руководител ьп. 1 ст. 91 , п. 3 ст. 103 ГК РФ ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО ; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работни кПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11 ; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное - закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборот еПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности |
| 3 | Подпись лица, заверившего копию | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
- |
| 4 | Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) | ГОСТ Р 6.30-2003 | Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетс яПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05 . Тем не менее подпись лучше расшифровать - это давно уже стало правилом делового оборота |
| 5 | Печать | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров) |
| 6 | Отметка о том, что подлинный документ находится в организации | Указ № 9779-X | Организация может заверять:
|
| 7 | Дата выдачи (заверения) | Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 |
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутстви юПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05 ; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010 ; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен |
Приведем пример заверения копии.
Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ьп. 3 Указа № 9779-X ; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009 .
Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
- <или> отдельно заверить каждый лист копии;
- <или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».
Заверяет предприниматель
Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательн аПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239 .
Заверяем для налоговиков
Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк истатьи 93 , 93.1 НК РФ , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито вприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ :
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередк ип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 . В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.
Когда «надлежащее» заверение не обязательно
Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани еп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе тст. 91 Закона об АО .
Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.
